Varför är det viktigt att ha en återkopplingsprocess för visselblåsningsrapporter?

Om din organisation har ett visselblåsarsystem är det sannolikt till för att skydda de anställda och göra det möjligt för dem att enkelt rapportera problem – och för att hjälpa organisationen att identifiera och hantera risker.

Medarbetare som hör av sig när de har en fråga om etik och efterlevnad eller säger ifrån om missförhållanden är en stor fördel för organisationen. Det betyder att ni har ett tidigt varningssystem på plats som gör att du kan ta itu med potentiella problem innan de växer sig för stora – och du kan skydda din organisation bättre mot ryktesrelaterade, ekonomiska och juridiska risker.

Ett effektivt rapporteringssystem som är enkelt att använda för medarbetarna kräver ett antal viktiga verktyg och processer.

Det inkluderar tillförlitliga alternativ för hotline, hjälplinje och webbrapportering; ett incidenthanteringssystem som underlättar säker och effektiv handläggning av ärenden; tydliga riktlinjer; robusta utredningsprocesser och chefer som ser till att alla anställda följer organisationens etiska regler.

För att bygga upp förtroende och engagemang och i slutändan öka volymen och värdet på rapporterna är det viktigt att införa en robust återkopplings- och kommunikationsprocess som en del av visselblåsarprogrammet.

Vikten av återkoppling i visselblåsarprocessen

 

Att ge återkoppling till personer som tar upp problem är ett enkelt men effektivt sätt att visa att företaget har en kultur där alla rapporter om oegentligheter behandlas korrekt.

Här är sex ytterligare skäl till varför ni bör bygga in en återkopplingsprocess i ert visselblåsarprogram.

1. Det ger trygghet i att det är okej att säga ifrån

Att bekräfta en rapport är ofta den enklaste och mest effektiva åtgärden du kan vidta för att lugna personer som har tagit det svåra steget att anmäla ett missförhållande.

Det ger också en signal till andra som kan ha problem på arbetsplatsen att visselblåsning uppmuntras och tas på allvar inom företaget.

Potentiella visselblåsare slits ofta mellan viljan att göra det rätta och risken att bli utsatta för repressalier, att svika sina kollegor eller sin arbetsgivare eller till och med förlora jobbet.

Feedback är ett viktigt sätt att visa era intressenter att ni värdesätter människor som säger ifrån om oegentligheter och tar deras oro på allvar.

2. Det kan hindra visselblåsare att gå ut offentligt

Att erkänna problem internt innan den som är missnöjd vänder sig till en tillsynsmyndighet, skriver inlägg i sociala medier eller talar med pressen bör vara en prioritet för varje organisation som är rädd om sitt rykte.

Den moderna historien vimlar av exempel på anställda som har försökt varna sina överordnade om oetiska eller olagliga aktiviteter, men som när deras oro ignorerades valde att gå ut offentligt.

Organisationen måste bekräfta mottagandet av visselblåsarens rapport och ge feedback, oavsett om rapporten är underbyggd eller inte.

Bekräftelsen och återkopplingen skapar sannolikt en förtroendefull inställning hos medarbetaren till visselblåsartjänsten.

3. Det kan bygga upp en medarbetarlojalitet

Att få medarbetare och leverantörer att känna sig uppskattade bidrar inte bara till att bygga en öppen kultur inom företaget, det kan också öka deras lojalitet mot företaget.

Herzbergs motivationsteori visar att medarbetare tycker om att känna sig uppskattade – och att det ofta är mer motiverande än ekonomisk belöning. Han fann också att när medarbetare får ett erkännande eller känner sig uppskattade kan de bli en ännu större tillgång för sin organisation.

Det visar att även om visselblåsare inte alltid måste få upprättelse, så är beskedet att deras rapport utreds ett bevis på att de blir tagna på allvar.

Genom att hålla medarbetaren uppdaterad under hela processen ger ni visselblåsarsystemet ett gott anseende.

4. Det kan skapa en ”mun till mun-effekt”

Enligt Nielsen litar 83 procent på rekommendationer från personer de känner.

Om man hör talas om en kollegas positiva upplevelse kan det uppmuntra andra att komma fram och avslöja oetiskt beteende på arbetsplatsen. En dålig upplevelse får sannolikt motsatt effekt och avskräcker människor från att komma fram med viktig information.

Genom att skapa en positiv upplevelse för visselblåsaren ökar ni chansen att användarna agerar som förespråkare för ert visselblåsarsystem.

5. Det uppmuntrar en öppen kultur som bibehåller kompetensen  

Att ge feedback visar att du lyssnar och att du verkligen vill skydda dina medarbetare och leverantörer. Det betyder i sin tur att medarbetarna får förtroende för processen och att de vågar mer öppet ifrågasätta olämpligt beteende.

En positiv, etisk kultur är ett bra sätt att särskilja sig från konkurrenterna. Det kräver både engagemang och energi, men att bygga en öppen kultur är ett sätt att attrahera och behålla talangfulla och lojala medarbetare.

6. Det är på väg att bli ett lagkrav för många organisationer

EU:s nya direktiv om skydd för visselblåsare från 2021 innehåller en skyldighet för organisationer att hålla visselblåsare informerade om hur deras avslöjande hanteras. Detta inkluderar att ge återkoppling om hur rapporten följs upp inom en ”rimlig tidsram” på högst tre månader.

I sin inledande analys av direktivet rekommenderade Transparency International också tillägget ”skyldighet att bekräfta mottagandet av visselblåsarrapporten” – en ändring som antogs i den slutliga texten i artikel 9.

Medlemsstaterna förpliktades att föra in direktivet i nationell lagstiftning före utgången av 2021. Organisationer som berörs av lagstiftningen måste tillämpa lagen omedelbart (om de har fler än 250 anställda) eller senast 2023 (om de har 50–249 anställda).

Kommunikation med visselblåsare som rapporterar incidenter: Viktiga överväganden

Under hela visselblåsningsprocessen måste ni vara särskilt uppmärksam på ett antal faktorer när ni kommunicerar med medarbetare som rapporterar missförhållanden.

1. Gör kommunikationen rapportörcentrerad

När du kommunicerar med visselblåsare, försök att sätta dig in i deras situation. De kan vara upprörda, rädda och pessimistiska om hur deras rapport kommer att tas emot. Se till att hålla en empatisk ton och uttryck din uppskattning för deras mod och vilja att träda fram. Berätta vad som händer härnäst och när de kan förvänta sig en uppdatering (i vissa länder finns det en lagstadgad tidsram för detta).

2. Bevara sekretessen

Alla som gör en anmälan under sitt eget namn litar på att deras identitet hålls hemlig under rapporterings- och utredningsprocessen. Det innebär att rapportörens namn endast avslöjas för dem som behöver veta det.

Alla parter som hanterar en rapport ska vara medvetna om detta sekretesskrav. Det är mycket viktigt att tala om för alla som är inblandade i ett ärende, inklusive rapportören, att namn och uppgifter i ärendet måste hållas strikt konfidentiella. Att bryta detta förtroende kan allvarligt skada utredningens integritet och riskera att bryta mot lagar om dataintegritet.

3. Gör regelbundna uppdateringar

Rapportörer som lämnas i ovisshet om vad som händer med deras rapport kan bli oroliga. En sådan osäkerhet hos rapportören kan skapa stor stress och arbetsgivare bör vidta åtgärder för att minimera detta.
För att motverka detta bör organisationen kommunicera med den rapporterande medarbetaren med jämna mellanrum.

Incidenthanteringsprogramvara innehåller en påminnelse- och uppgiftshanteringsfunktion som hjälper utredare att aldrig missa en uppföljning. Det är viktigt att komma ihåg att din organisation kan ha lagstadgade tidsgränser i detta avseende, beroende på plats eller bransch.

4. Se till att anonyma rapportörer förstår behovet av uppföljning

Anonyma rapportörer måste förstå sitt ansvar att följa upp sin inledande rapport, särskilt under den första veckan – och varför det är viktigt. Om utredarna behöver mer information för att gå vidare med ett ärende och inte kan få det, kan de förlora möjligheten att ta itu med ett allvarligt problem.

Ni kan poängtera kravet på uppföljning långt innan någon rapporterar genom att ta upp det i utbildningen i etik och efterlevnad och i era informationsinsatser. Informationen måste också byggas in i alla kanaler för anonym rapportering genom meddelanden i rapporteringsgränssnittet.

5. Lämna kontaktuppgifter till utredare/handläggare

Oberoende av om en rapportör väljer att vara anonym eller inte lämnar många organisationer ut namnet och kontaktuppgifterna på utredaren och/eller den chef som tilldelats ärendet. Det ger en mer personlig touch till hanteringen och försäkrar den som rapporterar att det finns en person som är ansvarig för utredningen och handläggningen.

6. Samordna teamens kontakter med rapportörerna

Säkerställ konsekvent handläggning inom alla team som interagerar med rapportörer – inklusive ledningen, compliance, legal och HR. Dålig samordning kan ge rapportörerna blandade budskap eller motstridig information, undergräva eller missleda utredningsprocessen och urholka förtroendet. Dessutom är det viktigt att utredarna lever upp till sina deadlines och medarbetarnas förväntningar.

7. Överväg att använda (några) standardiserade meddelanden för kommunikation med visselblåsare

Även om de känns lite formella kan standardiserade meddelanden spara värdefull tid för utredaren – och garantera att all kommunikation med rapportörerna stämmer överens med era budskap.

Organisationer som använder denna metod brukar skapa meddelanden som täcker de vanligaste scenarierna (svar på den inledande anmälan, meddelande om att utredningen pågår, meddelande om att utredningen har avslutats osv.). En annan fördel med standardiserade meddelanden är att ni kan se till att de följer era policyer och budskap.

8. Var tydlig med vad som kan och inte kan berättas för den som gör anmälan

Er juridiska avdelning (eller annan ledningsfunktion) kan ha specifika regler för vilken information som kan och inte kan avslöjas om utredningen, inklusive vidtagna disciplinära åtgärder. Oavsett vad organisationen beslutar, se till att era utredare och handläggare känner till reglerna om uppföljning av rapportörer. Organisationen bör ha konsekventa regler för vilken information de delar.

9. Ge anvisningar för vidare uppföljning och rapportering efter avslutat ärende

Visselblåsare ska meddelas när en utredning är klar, tillsammans med all information som kan lämnas om beslutet. Dessutom behöver de få anvisningar om vad de ska göra om de har ytterligare frågor, om de känner att deras problem inte har hanterats eller om de drabbas av repressalier.

Även om en visselblåsare är missnöjd med resultatet av utredningen är det viktigt att klargöra att du fortfarande är bered att lyssna och att du kommer att vidta omedelbara åtgärder om det förekommit repressalier. Det stärker organisationens åtagande att skapa en stark organisationskultur.

10. Dokumentera all kommunikation med visselblåsare i ett centraliserat incidenthanteringssystem

Att centralisera all information – från den inledande incidentrapporten till den slutliga kommunikationen med rapportören – har en mängd fördelar. Ur rapportörens perspektiv ger ett incidenthanteringssystem en mer strukturerad och förutsägbar användarupplevelse.

Ur företagets perspektiv erbjuder systemet en hållbar revisionskedja om det skulle ifrågasättas hur fallet utreddes och löstes. Det är också ett viktigt gränssnitt för kommunikation med anonyma rapportörer.

11. Förebygg och hantera repressalier

Rädsla för repressalier är den främsta orsaken till att anställda inte rapporterar efterlevnadsproblem. Chefer måste förstå och undvika beteenden som visselblåsare kan uppfatta som repressalier – till exempel att inte interagera med dem på vanligt sätt, utesluta dem från möten, ge dem en orimlig mängd oönskat arbete osv.

Kontrollera också att din arbetsgrupp inte utsätter en medarbetare som du vet har rapporterat ett missförhållande för repressalier. En god rutin är att stämma av med medarbetaren varje månad i en till tre månader och sedan trappa ner till kvartalsvisa avstämningar i upp till ett år. Om en chef upptäcker repressalier ska åtgärder vidtas ofördröjligen.

12. Förstärk era nyckelbudskap

Kommunikation med rapportörer ger en utmärkt möjlighet att betona viktiga budskap om regelefterlevnad och att ytterligare främja organisationens engagemang för etik och efterlevnad. Att inkludera nyckelfraser och terminologi om regelefterlevnad i uppföljningen visar att organisationen har ett samlat uppdrag.

Tala om för rapportörerna att de gjorde rätt i att göra anmälan och bekräfta att deras agerande bidrar till att upprätthålla en integritetskultur i organisationen, och betona samtidigt att organisationen inte tolererar repressalier.

 

Underbygg era kommunikations- och feedbackprocesser med teknik

Det är av största vikt att ni har rätt kommunikations- och feedbackprocesser på plats för att ert visselblåsarsystem ska lyckas. Ett robust system för visselblåsning och incidenthantering hjälper till att automatisera inledande bekräftelser, effektivisera processen för återkoppling och dialog samt skapa förtroende för visselblåsarprocessen på arbetsplatsen.

Är hotline ett nytt begrepp för dig? Tala med en expert för att komma igång.

Kontakta oss