2. Antal språk
Lösningen blir förstås dyrare ju fler språk tjänsten täcker. Det kan uppstå extrakostnader på grund av översättningar, jourtolkar, flerspråkiga operatörer och onlinerapportering på flera språk.
Om det krävs ytterligare översättning (t.ex. översättning av rapporter till ett annat språk) kan en extra kostnad tillkomma. Se till att få reda på hur stora dessa extra avgifter kan bli om de inte ingår som standard.
3. Leverantörens täckning
Att lägga till ytterligare leverantörer för er hotlinetjänst påverkar sannolikt ovanstående faktorer och även priset. Även om det kan vara frestande att kontrollera kostnaderna genom att inte ta med tredje parter i hotline-tjänsten, rekommenderar vi våra kunder att fundera noga på det.
En hotline för visselblåsare kan hjälpa er att höja den etiska standarden inom er egen verksamhet. Men den är inte mycket värd om den inte omfattar även er leveranskedja – särskilt om era produkter eller tjänster tillhandahålls av en tredje part.
Ett antal högprofilerade fall inom detaljhandeln har visat att etiska problem inom leveranskedjan kan ha stor inverkan på varumärkets rykte.
4. Rapporteringskanalernas antal och standard
Det är viktigt att noga tänka igenom vilka rapporteringskanaler ni vill erbjuda. Även om fler rapporteringskanaler kräver en något större investering resulterar det sannolikt i fler rapporter och därmed mer detaljerad och mer användbar riskinformation.
Studera medarbetarnas profiler för att få en tydligare bild av deras olika arbetsmiljöer, verksamhetsplatser, datakunskaper och tillgång till kommunikation. Matcha profilerna med de olika rapporteringskanalerna så att det blir enkelt för dina medarbetare att rapportera oegentligheter. Kartlägg gärna scenarier med hjälp av olika profiler för att testa dina tankegångar.
För att er hotline ska bli effektiv måste ni göra den känd. Ni behöver inte bara berätta att den finns, utan även hur och när den ska användas och vad som händer när man gjort en anmälan.
Leverantörerna kan ge dig råd om hur ni kan marknadsföra er hotline, och vissa kan också erbjuda marknadsföringsmaterial eller mallar för att hjälpa er att komma igång.
Dessa marknadsföringsmaterial kan vara gratis eller kosta extra – se till att det klargörs när du får priserna från leverantören.
6. Programvara för incidenthantering
Innan er hotline börjar ta emot rapporter måste ni tänka på hur organisationen ska logga och behandla de uppgifter som er hotline genererar.
För större organisationer eller vid stora rapportvolymer kan ett speciellt incidenthanteringssystem vara lösningen. Det kräver sannolikt ytterligare investeringar.
Med hjälp av specialiserad programvara kan du fördela utredningsuppdrag till kollegor och dokumentera resultaten.
Ni får dessutom en tydlig revisionskedja över alla aktiviteter i samband med en rapport och era känsliga visselblåsardata hålls skyddade.
I stället för incidenthanteringssystem används ofta billigare, generiska alternativ som t.ex. Microsoft Excel. Det är dock viktigt att väga potentiella besparingar mot datasekretess och säkerhetsåtaganden – särskilt när det gäller hantering av mycket konfidentiell information om ditt företag och dess anställda.
7. Utbildnings- och implementeringsstöd
Vissa leverantörer kan erbjuda utbildning för att hjälpa er att få ut det mesta av er hotline – i synnerhet där även programvara ingår – samt implementerings- och lanseringsstöd inklusive rapporteringsprocedurer.
Se till att leverantören specificerar vilken utbildning och support som ingår ”som standard” och vad som eventuellt kostar extra.
Övriga kostnadsöverväganden
Du kan få ett bättre bud från en leverantör genom att teckna ett långtidsavtal. Längden på avtalet påverkar sannolikt rabattens storlek.
Se till att du har en klar uppfattning om vad ni behöver när du förhandlar med en hotlineleverantör. Samtalen avslöjar sannolikt nya behov och krav som du inte hade tänkt dig, så var beredd på att överväga en bredare lösning än du kanske ursprungligen hade tänkt dig.
Men se till att leverantören föreslår en lösning som återspeglar just era behov och uppfyller era övergripande mål.
What next?
Kostnaden för att införa en hotline för visselblåsare kan vara en särskiljande faktor mellan olika leverantörer, men det är långt ifrån den enda faktorn. För att få reda på mer om vår tjänst, gå till vår sida om hotlinerapportering och insamling.