Vad kostar en hotline för visselblåsare?

Varför använder organisationer hotlines och rapporteringssystem?

 

Från en snäv användning inom regelefterlevnad har interna rapporteringssystem under de senaste åren blivit allt vanligare i det allmänna medvetandet. Nu betraktas allmänt hotlines och webbrapporteringsplattformar som nyckeln till att bygga – och upprätthålla – en sund arbetsplatskultur.

Forskning från George Washington University har visat att det till och med finns ett positivt samband mellan ökad hotlinerapportering och bättre ekonomiska resultat, vilket är ett klart affärsmässigt motiv för att implementera ett effektivt rapporteringssystem.

Samtidigt inser regeringar över hela världen den viktiga roll som vanliga människor kan spela för att förhindra brott och korruption, och det stiftas nya lagar för att uppmuntra och skydda dem som anmäler missförhållanden.

Vad är det som kostar mest när man vill införa en hotline för visselblåsare?

 

Det enklaste sättet att få svar på frågan är förstås att kontakta oss och begära en offert. Vi kan ge dig ett pris när vi har satt oss in i era specifika behov.

Men innan du kontaktar oss vill vi ge dig en tydligare bild av vilka faktorer som påverkar kostnaden för en hotline för visselblåsare – och som kan leda till prisvariationer mellan olika leverantörer.

Om du känner till detta blir det enklare för dig att specificera era krav och se till att det pris ni erbjuds återspeglar företagets verkliga behov.

 

1. Antal anställda och länder som täcks

 

Till att börja med vill tjänsteleverantören sannolikt veta vilka länder ni vill att er hotline ska täcka och hur många anställda som kommer att ha tillgång till den. Det beror på att ju fler anställda du har i din organisation, desto större blir den troliga rapportvolymen (och de hanterings- och administrationskostnader som det medför).

Om rapporteringen kan göras per telefon kan det uppstå kostnader för installation, testning och löpande underhåll för varje avgiftsfritt nummer i de länder ni vill täcka.

2. Antal språk

 

Lösningen blir förstås dyrare ju fler språk tjänsten täcker. Det kan uppstå extrakostnader på grund av översättningar, jourtolkar, flerspråkiga operatörer och onlinerapportering på flera språk.

Om det krävs ytterligare översättning (t.ex. översättning av rapporter till ett annat språk) kan en extra kostnad tillkomma. Se till att få reda på hur stora dessa extra avgifter kan bli om de inte ingår som standard.

3. Leverantörens täckning

Att lägga till ytterligare leverantörer för er hotlinetjänst påverkar sannolikt ovanstående faktorer och även priset. Även om det kan vara frestande att kontrollera kostnaderna genom att inte ta med tredje parter i hotline-tjänsten, rekommenderar vi våra kunder att fundera noga på det.

En hotline för visselblåsare kan hjälpa er att höja den etiska standarden inom er egen verksamhet. Men den är inte mycket värd om den inte omfattar även er leveranskedja – särskilt om era produkter eller tjänster tillhandahålls av en tredje part.

Ett antal högprofilerade fall inom detaljhandeln har visat att etiska problem inom leveranskedjan kan ha stor inverkan på varumärkets rykte.
 

4. Rapporteringskanalernas antal och standard 

Det är viktigt att noga tänka igenom vilka rapporteringskanaler ni vill erbjuda. Även om fler rapporteringskanaler kräver en något större investering resulterar det sannolikt i fler rapporter och därmed mer detaljerad och mer användbar riskinformation.

Studera medarbetarnas profiler för att få en tydligare bild av deras olika arbetsmiljöer, verksamhetsplatser, datakunskaper och tillgång till kommunikation. Matcha profilerna med de olika rapporteringskanalerna så att det blir enkelt för dina medarbetare att rapportera oegentligheter. Kartlägg gärna scenarier med hjälp av olika profiler för att testa dina tankegångar.

5. Marknadsföring av tjänsten

För att er hotline ska bli effektiv måste ni göra den känd. Ni behöver inte bara berätta att den finns, utan även hur och när den ska användas och vad som händer när man gjort en anmälan.

Leverantörerna kan ge dig råd om hur ni kan marknadsföra er hotline, och vissa kan också erbjuda marknadsföringsmaterial eller mallar för att hjälpa er att komma igång.

Dessa marknadsföringsmaterial kan vara gratis eller kosta extra – se till att det klargörs när du får priserna från leverantören.

6. Programvara för incidenthantering

Innan er hotline börjar ta emot rapporter måste ni tänka på hur organisationen ska logga och behandla de uppgifter som er hotline genererar.

För större organisationer eller vid stora rapportvolymer kan ett speciellt incidenthanteringssystem vara lösningen. Det kräver sannolikt ytterligare investeringar.

Med hjälp av specialiserad programvara kan du fördela utredningsuppdrag till kollegor och dokumentera resultaten.
Ni får dessutom en tydlig revisionskedja över alla aktiviteter i samband med en rapport och era känsliga visselblåsardata hålls skyddade.

I stället för incidenthanteringssystem används ofta billigare, generiska alternativ som t.ex. Microsoft Excel. Det är dock viktigt att väga potentiella besparingar mot datasekretess och säkerhetsåtaganden – särskilt när det gäller hantering av mycket konfidentiell information om ditt företag och dess anställda.

7. Utbildnings- och implementeringsstöd

Vissa leverantörer kan erbjuda utbildning för att hjälpa er att få ut det mesta av er hotline – i synnerhet där även programvara ingår – samt implementerings- och lanseringsstöd inklusive rapporteringsprocedurer.

Se till att leverantören specificerar vilken utbildning och support som ingår ”som standard” och vad som eventuellt kostar extra.

Övriga kostnadsöverväganden

Du kan få ett bättre bud från en leverantör genom att teckna ett långtidsavtal. Längden på avtalet påverkar sannolikt rabattens storlek.

Se till att du har en klar uppfattning om vad ni behöver när du förhandlar med en hotlineleverantör. Samtalen avslöjar sannolikt nya behov och krav som du inte hade tänkt dig, så var beredd på att överväga en bredare lösning än du kanske ursprungligen hade tänkt dig.

Men se till att leverantören föreslår en lösning som återspeglar just era behov och uppfyller era övergripande mål.

What next?

 

Kostnaden för att införa en hotline för visselblåsare kan vara en särskiljande faktor mellan olika leverantörer, men det är långt ifrån den enda faktorn. För att få reda på mer om vår tjänst, gå till vår sida om hotlinerapportering och insamling.