Om du har bestämt dig för att inrätta ett internt visselblåsarsystem (eller en hotline för visselblåsare) för organisationen så kanske du undrar hur du ska hitta en leverantör av visselblåsartjänster som erbjuda den bästa lösningen för just dina behov.
Troligtvis har du redan valt ut flera företag som tillhandahåller visselblåsartjänsten du letar efter. Du vill såklart göra rätt val redan från början. Därför är det viktigt att förstå vad du bör tänka på innan du börjar tittar på säljpresentationer och demonstrationer.
Den här korta guiden hjälper dig att välja rätt leverantör av visselblåsartjänster för organisationen.
Men det stämmer inte, och om du tittar på detaljerna så kommer du att hitta flera viktiga skillnader. Tänk även på att det kan finnas betydande skillnader i visselblåsarsystemen, även på höga nivåer.
Det kan finnas olika standarder, säkerhetsåtgärder och skillnader vad gäller datasekretess.
Vissa leverantörer kan erbjuda en rad olika rapporteringsalternativ, medan andra bara erbjuder ett eller två.
Att ha en viss leverantör av visselblåsartjänster i åtanke är en bra början, men du borde faktiskt kontakta flera leverantörer. Detta ökar inte bara chanserna att hitta en lämplig rapporteringslösning, utan exponerar dig även för olika perspektiv och hjälper dig att fatta informerade köpbeslut.
Vet du vilka funktioner som är viktiga i din hotline för visselblåsare? I såna fall är det dags att börja kontakta de lämpliga leverantörerna av visselblåsartjänster. Detta kan göras på något av följande sätt.
Rekommendationer från kollegor
Prata med andra som nyligen har köpt en visselblåsartjänst.
Konferera med tidigare kollegor/chefer som kan ha anlitat en leverantör av visselblåsartjänster, och fråga vilka de rekommenderar.
Det hjälper dig att snabbt få namnen på populära och välrenommerade leverantörer av visselblåsartjänster.
Företagsevenemang och branschkonferenser kan hjälpa till att skapa kontakter – någon annan har troligtvis haft samma problem när de letade efter en leverantör av visselblåsartjänster.
Fråga personerna du träffar om visselblåsartjänsten de använder uppfyller deras behov, eller om du kan introduceras till någon på deras företag som har hanterat sådana frågor.
Använd rätt nyckeltermer när du söker. Om du bara letar efter en outsourcad visselblåsartjänst bör du använda termer som:
”Visselblåsarhotline”, ”etiklinje”, ”överensstämmelselinje” eller ”speak up” i kombination med ”leverantör”, ”tjänst”, ”lösning” eller ”programvara”.
Om du letar efter en leverantör av visselblåsartjänster som erbjuder ett programvaruelement ska du använda ovanstående termer tillsammans med termer som:
”Incidenthantering”, ”Ärendehantering” eller ”Lösning”
Tjänster som benämns som ”hjälplinjer” eller ”rådgivande linjer” brukar betyda att juridiskt kvalificerad rådgivning är tillgänglig för rapportörer. Förtydliga detta för att undvika förvirring.
När du har fått ihop en lista över potentiella leverantörer av visselblåsartjänster måste du titta närmare på de specifika tjänster som erbjuds och vilka skillnader dessa innebär. Det snabbaste sättet att göra detta är att besöka webbplatsens servicesidor.
Vad är skillnaden?
Generellt sett har alla ”hotlines för visselblåsning”, ”speak up-hotlines” och ”etiska hjälplinjer” samma syfte, nämligen att underlätta delning av känsliga uppgifter mellan individer och anställda.
Behovet finns där för att gå djupare eftersom det finns viktiga skillnader som avgör hur framgångsrikt ert program blir. Det kan t.ex. vara följande:
Fråga om vilka rapporteringskanaler som tillhandahålls av respektive leverantör av visselblåsartjänster och hur de administreras.
Ta reda på om deras intagskanal kommer att vara avsedd för just din organisation eller delas med andra (t.ex. ett telefonnummer som delas mellan alla kunder osv.).
Delade kanaler utgör risker inom dataintegritet och kräver djupare efterforskningar!
Leta efter ledtrådar för hur leverantören hanterar rapporteringsprocesser och om detta matchar dina krav.
Du vill kanske prioritera leverantörer av visselblåsartjänster med en rad olika rapporteringsalternativ för att lugna dina medarbetare och öka deras förtroende för organisationen.
Titta efter hur olika leverantörer skiljer sig åt när det gäller hur rapporter samlas in, bearbetas och skickas tillbaka till organisationer.
Vissa leverantörer låter dig skräddarsy delar av processen medan andra följer en strikt procedur.
Erkända certifieringar skapar förtroende för leverantörer av visselblåsartjänster, men du bör kolla in vad certifieringarna faktiskt gäller. Avser de:
Företaget, en process eller ett program som uppfyller standarden?
Ta reda på hur vi skyddar data.
Ta reda på hur och var era uppgifter kommer att behandlas och lagras och att de följer alla lagar och förordningar som gäller för dina data, till exempel GDPR.
Tekniken bakom rapporteringsprocessen och programvarutjänsterna för incidenthantering skiljer sig åt mellan olika leverantörer av visselblåsartjänster.
Fråga om tekniken erbjuder de viktigaste funktionerna för dina organisation, samt lämpliga säkerhetskontroller och användarvänlighet.
Förutom en hotline för visselblåsare kan leverantörer av visselblåsartjänster även erbjuda kompletterande tjänster, så som:
Onlineutbildning för anställda, programvara för ärendehantering samt policy- och procedurhantering.
Detta kan vara mycket användbart på medellång till lång sikt, om visselblåsarfunktionen är det första steget i utvecklingen av ett omfattande risk- och efterlevnadsprogram.
Vi på NAVEX anser att kundservice är det viktigaste för alla framgångsrika företag. Vårt mål med WhistleB:s hotlinelösning är att erbjuda ett onlinebaserat visselblåsarsystem med branschledande säkerhet, som dessutom är prisvärt och enkelt att använda.
Vårt åtagande är att säkerställa att dina intressen som arbetsgivare skyddas, samtidigt som ni stöder era anställda. Vi anser att WhistleB från NAVEX uppnår detta genom att tillhandahålla en professionell, flexibel och opartisk extern visselblåsartjänst som uppfyller de föränderliga kraven i din organisation.
NAVEX hotline för visselblåsare och rapporteringstjänster används av över 10 000 organisationer över hela världen.