1. POSITIVA MÅL
Innan du tittar på de tekniska aspekterna bör du fundera över vilka syften organisationen har med att bygga upp tjänsten? Är målet att skapa en öppnare kultur, tackla kända problem, utgöra ett första steg i ett mer omfattande risk- och efterlevnadsprogram – eller något helt annat?
Även om du får skeptiska reaktioner internt kommer de positiva intentionerna att märkas och inge förtroende. Men om ni bara lägger upp er hotline som en ”kryssövning” med punkter som ska bockas av, skapar det misstro och skadar era chanser att få meningsfulla rapporter.
En enkät från 2018 om anställdas attityder till etik i arbetslivet visade att den vanligaste orsaken till att européer inte rapporterar oegentligheter på arbetsplatsen är att de tror att det inte leder någon vart (IBE Ethics at Work: 2018 Survey of Employees)
2. ÅTKOMLIGHET
Se till att kanalen eller kanalerna som erbjuds är relevanta för användarna.
Om dina medarbetare till exempel arbetar utomhus, kan en telefontjänst vara mer åtkomlig eller bekväm än en webbplattform. Om du har en flerspråkig medarbetarstab får du sannolikt mer respons om de kan skicka in en rapport på sitt eget språk.
Kostnadsfri åtkomst till kanalerna (t.ex. avgiftsfria telefonnummer, webbkanaler) undanröjer också potentiella hinder för rapportering.
3. TILLGÄNGLIGHET
På samma sätt som möjligheten att komma åt kanalerna är tillgängligheten till tjänsten också avgörande för de tilltänkta användarna.
En hotline som bara är tillgänglig för rapportering under arbetstid kan göra att många avstår från att rapportera. En dygnet runt-tjänst däremot gör det möjligt för medarbetare att ta upp frågor diskret utanför arbetsplatsen eller hemma.
Användarna bör också kunna komma åt kanalerna oavsett var de befinner sig. Genom att erbjuda flera olika rapporteringskanaler kan ni täcka in de flesta eventualiteter.
4. TRANSPARENS
Osäkerhet om vem som kommer att se rapporten och hur ärendet kommer att utredas kan skapa tvivel och misstro hos den som rapporterar. Det kan leda till att man håller sina tankar för sig själv i stället för att rapportera dem.
Även om ni inte kan avslöja innehållet i varje rapport kan ni öppet tala om vem som tar emot och hanterar rapporten och hur utredningsprocessen fungerar.
Utbildning av medarbetarna och redovisning av statistik eller fallstudier som visar framgångsrika resultat kan göra mycket för att bygga upp förtroendet bland medarbetarna.
5. SÄKERHET
Med tanke på den känsliga informationen och de risker (verkliga och upplevda) som en visselblåsare tar är tjänstens säkerhet en mycket viktig faktor.
Organisationen måste vidta åtgärder för att skydda identiteten både hos den som rapporterar och den som utpekas. Detta bör innefatta begränsad åtkomst till rapportdata och säker överföring av data i enlighet med relevanta dataskyddskrav.
Att ge möjlighet för anonyma rapportörer att tala med utredarna (och fortfarande vara anonym) skapar inte bara förtroende, utan gör också utredningen mer effektiv.
Enligt nya EU-lagar om visselblåsning måste offentliga och privata organisationer med 50 anställda eller fler erbjuda säkra rapporteringskanaler som garanterar konfidentialitet.
Ge rapportören kontroll
Tillgänglighet och öppenhet bör vara centrala egenskaper i alla rapporteringssystem. Vår erfarenhet är att de effektivaste visselblåsarprogrammen är de som stärker användarna och ger dem en känsla av tillit och kontroll.
Men du måste vara medveten om att alla organisationer har sina egna speciella utmaningar. Innan ni skapar en ny tjänst eller uppdaterar ett befintligt program, försök att ta in synpunkter från de tilltänkta användarna av tjänsten. Till exempel:
- Vad är det som hindrar dem att säga ifrån?
- Vet de hur de ska ta upp ett problem?
- Litar de på att det leder till åtgärder?
Genom att kombinera användarinsikter med bästa praxis kan ni få en tjänst som stärker dina medarbetare och ger dig meningsfull information som hjälper dig att skydda medarbetarna, företagets rykte och verksamhetens resultat.