Så implementerar du ett visselblåsarsystem – organisation
Välkommen till den andra bloggen i WhistleB:s korta serie om hur man implementerar ett visselblåsarsystem. I den första bloggen betonade vi vikten av kommunikation inför din implementering och gav tips om målgrupper, meddelanden och kanaler för kommunikation.
I den här artikeln fokuserar vi på inledande organisatoriska överväganden, inklusive visselblåsarteamet, processer och förfaranden och legaliteter kring hur man implementerar ett visselblåsarsystem.
Skapa och utbilda det rätta visselblåsarteamet
Vem kommer att ta emot och hantera visselblåsarrapporterna som skickas via ditt visselblåsarsystem?
Vederbörlig hänsyn måste tas till utnämningen av rätt personer till visselblåsarteamet. Det finns flera skäl till detta. Den första är en rättslig punkt. Enligt EU:s direktiv om skydd mot visselblåsare måste de flesta organisationer i EU:s medlemsstater utse en kompetent, oberoende person för att ta emot och följa upp alla rapporter. Företag kommer att vara skyldiga att utse en sådan person, vare sig de är interna eller externa, under de närmaste åren. Det andra skälet är att förmågan och uppfattningen hos den mottagande personen eller teamet har ett avgörande inflytande på visselblåsarprocessens framgång och trovärdighet. Visselblåsare måste lita på att deras oro tas på allvar och hanteras professionellt, och vem som finns bakom denna process är en kritisk faktor.
Så vem ska vara med i laget? Vi rekommenderar att du väljer minst två mottagare, personer med stor integritet och förtroende, helst utbildade för rollen och med färdigheter för att bedöma och hantera känsliga fall som varierar brett i ämne. En tumregel är att teamet bör hållas tätt men inkludera olika kompetenser från olika delar av organisationen. Detta kompetensutbud stärker teamets integritet och omfattar vanligtvis personer från juridik och regelefterlevnad, internrevision och risk, etik och HR. Styrelserepresentation blir också allt vanligare.
Definiera visselblåsarprocedurer och -processer
Det finns en rad viktiga processer att definiera innan du implementerar ett visselblåsarsystem. Vi kommer att ägna separata artiklar åt de tre viktigaste artiklarna, rapporteringsförfarandet, förfarandet för ärendehantering och utredningsförfaranden. I den här artikeln kommer vi att fokusera på två mindre uppenbara förfaranden; upptrappningsförfarandet och hur man hanterar fall som inte rör visselblåsning.
Eskalering: Att definiera en eskaleringsprocedur innebär att din organisation alltid kommer att vara beredd på det värsta. Om någon i ditt team eller kanske verkställande direktören/vd:n eller ordföranden anklagas av en visselblåsare – falskt eller inte – är detta en obehaglig situation, och teamet bör ha tillräckligt stöd och kunskap för hur de ska agera. Följande steg antas ofta:
- Om någon i visselblåsarteamet anklagas för något, ska den personen inte vara delaktig i något skede av utredningen.
- Om vd/koncernchefen anklagas ska teamet rapportera detta till styrelsens ordförande.
- Om ordföranden anklagas måste teamet rapportera till övriga styrelseledamöter.
Fall utan visselblåsning: Genom tydlig kommunikation (LÄNK till blogg 1 i serien) och en definition av visselblåsarfrågor kommer din organisation att ha minskat sannolikheten för att icke-visselblåsarfall tas emot. Sådana rapporter kan dock fortfarande komma in, till exempel klagomål som rör kampanjer, arbetsmiljön eller kollegor som beter sig olämpligt.
Rätt process för betänkanden som inte är strikt visselblåsning till sin natur är att rikta om dem dit frågan hör hemma. Det är god praxis att meddela den person som skickade rapporten och hänvisa dem till den berörda chefen eller andra avdelningar, till exempel personalavdelningen, när så är lämpligt. Återigen bör du alltid vara uppmärksam på att samla förtroende för visselblåsarprocessen, så även icke-visselblåsarrapporter bör behandlas professionellt. För att hjälpa till med detta bör visselblåsarsystemet göra det möjligt att på ett säkert sätt tilldela rapporten till andra lämpliga avdelningar.
Var uppmärksam på juridiska frågor
De rättsliga aspekterna av visselblåsning kan inte underskattas. Måste du hålla visselblåsarens identitet konfidentiell? Vilken nivå av dataskydd behöver du tillhandahålla? Finns det specifika funktioner som måste finnas i systemet? Nedan följer några av de viktigaste övervägandena samt en sammanfattning på toppnivå av några av de mest relevanta juridiska frågorna.
Nationella lagar: Runt om i världen är nationella lagar relaterade till visselblåsning olika. För närvarande gäller skyddet för visselblåsare på nationell nivå ofta ett begränsat antal sektorer, till exempel finansiella tjänster eller den offentliga sektorn. I andra länder finns regler för om anonym rapportering är tillåten eller inte. Andra länder är specifika när det gäller innehållet i och omfattningen av den organisatoriska visselblåsarpolitiken. Den kritiska punkten här är att din organisation måste följa gällande lagar och förordningar om dataskydd, skydd för visselblåsare etc. i alla länder där du erbjuder visselblåsarlösningen.
Strängare dataskyddslagar: Regleringen av skyddet av personuppgifter blir allt hårdare på global nivå. EU gick i bräschen för denna trend och genom den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) fastställde man den strängaste dataskyddslagen globalt. Visselblåsarsystem kan innehålla mycket känsliga data. Så förståeligt nog hade GDPR en omfattande inverkan på organisatoriska visselblåsarsystem när den trädde i kraft i hela EU 2018.
EU:s direktiv om skydd för visselblåsare: Denna förordning har nämnts flera gånger i den här artikeln och den kommer att börja träda i kraft i december 2021. Den syftar till att skydda och uppmuntra visselblåsare i hela EU som rapporterar om tjänstefel på sin arbetsplats som strider mot EU:s lagstiftning. De nya reglerna omfattar bedrägeri, korruption, skatteflykt och skador på människors hälsa och miljön.
I den här artikeln har vi berört organisatoriska frågor. Om du vill ha mer praktisk vägledning om hur du implementerar ett visselblåsarsystem rekommenderar vi att du tittar på vår lättsmälta handbok: ABC-guiden för att upprätta en visselblåsarlösning som ökar kund- och medarbetarnöjdheten. Ladda ner e-boken eller beställ en papperkopia från Amazon eller Bokus.
