Implementera en visselblåsarfunktion? Kolla in våra tre bästa tips!

Är din verksamhet bland de flera tusen företag som tänker implementera en visselblåsarfunktion under de kommande åren? Om så är fallet kan WhistleB:s nya visselblåsarhandbok vara precis det du behöver. Vi har tagit fram en ABC-guide för inrättandet av en visselblåsarlösning som gagnar såväl kunder som medarbetare. Guiden ska även hjälpa företag i Europa att följa ny visselblåsarlagstiftning och få ut så mycket som möjligt vid implementeringen av lösningen.

I denna serie av sommarens bloggartiklar kommer vi att publicera utdrag ur visselblåsarhandboken om bland annat datasäkerhet, resurser, ärendehantering, juridiska aspekter, kultur m.m. Så luta dig tillbaka och njut av den första artikeln: WhistleB:s tre främsta tips – våra bästa tips för att implementera en effektiv visselblåsarfunktion byggd på förtroende.

1. Få in affärskritisk information genom att marknadsföra och tillhandahålla lättillgängliga rapporteringskanaler som dina anställda litar på.

Kommunicera syftet med visselblåsarlösningen. Kommunikationen måste vara kontinuerlig för att engagera och hjälpa människor att våga blåsa i visselpipan. Det är viktigt att lyfta fram verksamhetens kärnvärden och filosofi om hur man ska göra affärer enligt er uppförandekod.

Ledningen bör slå an rätt ton för att skapa förtroende. Sannolikt blåser man bara i visselpipan en gång i sitt liv, vilket gör att visselblåsaren kan känna sig pressad. Avdramatisera visselblåsarproceduren och håll rapporteringsprocessen enkel. Säkerhet är A och O – kommunicera kring din säkerhetslösning för att skapa förtroende.

Minska rädslan för repressalier. Anonym rapportering från visselblåsare är vad som krävs om du vill få in affärskritisk information. Genom att implementera verkligt anonyma kanaler ökar sannolikheten att få in rapporter om allvarliga missförhållanden och därmed även möjlighet att minimera skador och risker. Visselblåsare måste kunna lita på att de skyddas mot repressalier.

Gör det enkelt att rapportera. Avlägsna alla hinder såsom när, var eller från vilken enhet en visselblåsare kan skicka en rapport. Låt dem rapportera på valfritt språk. Och krångla inte till processen med komplexa frågeformulär. Kommunikationskanalen för visselblåsare bör vara så enkel att använda som möjligt.

2. Upprätthåll förtroendet genom att erbjuda en lösning med hög datasäkerhet och ta hjälp av ett expertteam för konfidentiell hantering av rapporter.

Plocka ut ett professionellt team för att ta emot rapporter. Teamet bör bestå av professionella; personer med stor integritet, förtroende och förmåga att hantera mycket känsliga ärenden. Som en tumregel, håll ihop laget, men ta in olika kompetenser då det stärker integriteten i teamet.

Svara på alla rapporter. Behandla alla ärenden med största möjliga sekretess för att skydda identiteten för såväl visselblåsare som anklagade. Svara snabbt och respektfullt. Respons är en viktig aspekt när man ska bygga förtroende för ärendehanteringsprocessen i visselblåsning. Var dock mycket försiktig och restriktiv med den information du lämnar – särskilt till en anonym visselblåsare.

Säkerställ en säker och pålitlig process. Säkerhet är A och O. Du är skyldig att skydda en anonym visselblåsare och känslig data som tas emot och utreds. Se till att din lösning har högsta datasäkerhetsnivå och övervakas kontinuerligt. Vidare ska dina processer uppfylla kraven enligt nationell dataskyddslagstiftning och visselblåsarföreskrifter. I detta ingår säkra loggar för de aktiviteter som utförs av ärendehanterare samt säker hantering av utredningar med syftet att skydda berörda parter. När ett ärende stängts ska direkta och indirekta uppgifter tas bort permanent för registeransvariga aktörer inom EU.

3. Kommunicera ditt engagemang och analysera dina resultat

Visa för dina kunder att du är fast besluten att göra det rätta. Allt du gör ska bidra till att öka nöjdheten bland dina kunder eller till att attrahera nya kunder. Berätta därför för kunderna så snart visselblåsarfunktionen är på plats. Dina kunder är i samma sits som du – de måste se till att deras värdekedja fungerar på ett hållbart sätt.

Kommunicera ditt engagemang för en säker och hållbar arbetsplats för att attrahera de bästa talangerna. Engagerade och ansvarsfulla medarbetare är dina bästa tillgångar för att upprätthålla hög kundnöjdhet och hållbara vinster. Dessa personer kommer att ge sitt bästa till din verksamhet – med eller utan styrmekanismer som exempelvis uppförandekoder. Locka dem till ditt företag! Den yngre generationen är mer benägen att välja en arbetsgivare med solid styrning, etiska värderingar och etablerade uppförandekoder.

Analysera resultaten och säkerställ kontinuerlig övervakning av styrelsen. Din visselblåsarfunktion kan hjälpa dig att få in affärskritisk information om din verksamhet. Säkerställ att styrelsen har full tillgång till funktionen, mottagna rapporter, ärendehantering och samlad statistik. Förutom varningar om allvarliga incidenter som du måste agera på omedelbart, fungerar din visselblåsarfunktion som en effektiv hälsokontroll.

Ser du fram emot att läsa resten av boken och komma igång med implementeringen av din visselblåsarfunktion? Ladda ned e-boken eller beställ en papperskopia från Amazon eller Bokus.

Kontakt:

Gunilla Hadders, medförfattare och senior rådgivare på WhistleB, Whistleblowing Centre
+46  70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com