Ett år kvar till den första tidsfristen för EU:s visselblåsardirektiv: 3 tips för att bygga en kultur där medarbetarna vågar säga ifrån

Det är nu mindre än ett år kvar till den första tidsfristen för EU:s visselblåsardirektiv löper ut. Det betyder att det är hög tid för företagsledare och bolagsstyrelser att ta sig en funderare. Uppmuntrar företagskulturen medarbetarna att framföra eventuella misstankar internt?

Från och med den 17 december 2021 kommer anställda och andra grupper med anknytning till företaget att ha skydd om de rapporterar olagliga eller oetiska aktiviteter som de misstänker pågår i verksamheten och företaget åläggs att erbjuda säkra rapporteringskanaler för dem. Skyddet gäller även visselblåsare som väljer att rapportera externt, till exempelvis berörda myndigheter eller media. 

Inget rättsligt skydd i världen kommer att få medarbetare att rapportera internt om det tidigare rått en tystnadskultur i verksamheten där medarbetarna inte vågat säga ifrån. En öppen företagskultur bygger på tillit och den tar tid att bygga upp. Företag med 250 eller fler anställda har ett år på sig tills att EU:s visselblåsardirektiv träder i kraft. Här är några tips om vad du kan göra redan nu för att uppmuntra medarbetarna gå den interna vägen först från det att de fått lagligt skydd att framföra sina misstankar externt. 

1. Slå an rätt ton och involvera visselblåsaren. 

Lägg grunden genom att formulera och kommunicera företagets etiska engagemang, vilket bör framgå av verksamhetens kärnvärden och uppförandekod. För att skapa förtroende är det viktigt att företagsledningen slår an rätt ton. Företagsledningen och styrelsen behöver uppmuntra visselblåsning och understryka värdet av den för att upprätthålla etiska affärsmetoder. Förklara att det är allas ansvar att skapa en säker och etiskt präglad miljö och se till att medarbetarna vet att de är välkomna att framföra sina misstankar om oegentligheter i god tro. Tryck på att syftet med rapporteringskanalen är att erbjuda ett säkert sätt för medarbetarna att säga ifrån så att företaget kan agera och därigenom minimera eventuella skadeverkningar. Visa att företaget värdesätter det mod som visselblåsare uppvisar.

2. Förklara hur visselblåsning fungerar och låt medarbetarna få prova att rapportera anonymt. 

Beskriv hur det går till när man blåser i visselpipan, vad som händer med rapporterna och vilken återkoppling man kan tänkas få och när. Försäkra dem om att alla rapporter kommer att tas på allvar och behandlas på rätt sätt av behöriga personer. Juridiskt sett måste sådana personer ha utsetts innan EU:s direktiv för skydd av visselblåsare träder i kraft i december 2021.

Förtydliga vad som kännetecknar ett visselblåsarärende och vad som inte gör det. Var också tydlig med att definitionen inte är det viktigaste. Om något inte känns rätt är det värt att säga ifrån oavsett. Även rapporter som inte betraktas som visselblåsarärenden kommer att behandlas respektfullt och hanteras på lämpligt sätt. 

Tillåt medarbetarna att rapportera anonymt. Vår erfarenhet visar att många visselblåsare vill rapportera anonymt. Därför måste företagen inte bara tänka över hur man ska kunna garantera visselblåsare den sekretess som direktivet kräver utan även fullständig anonymitet. Detta kan ha stor påverkan när man skapar en öppen och säker företagskultur där medarbetarna vågar säga ifrån.

Prioritera systemsäkerhet. Vissa delar av systemsäkerhet, sekretess och dataskydd regleras av kraven i EU:s direktiv om skydd för visselblåsare. Men företagen kan stärka förtroendet för systemet ytterligare genom att implementera ett så säkert och robust system som möjligt och få medarbetarna att känna att de kan lita på att det är säkert. 

3. Motverka vedergällning. 

Medarbetarna måste kunna lita på att de är skyddade mot alla former av repressalier och negativa följder av att de rapporterar internt. Detta har också fångats upp i det nya direktivet och så snart det träder i kraft kommer repressalier att bli olagliga och straffbara. Eftersom medarbetarna kanske inte är medvetna om detta behöver företagen definiera vad repressalier är för att hjälpa alla att identifiera och motverka dem.

I en värld där medarbetare har möjlighet att rapportera såväl internt som externt torde det vara naturligt för företagsledare och styrelseledamöter att göra allt de kan för att få medarbetarna att känna sig trygga och säga ifrån internt först. Den goda nyheten är att det är ett år kvar tills att den första tidsfristen för EU:s direktiv om skydd av visselblåsare löper ut. Så det finns fortfarande gott om tid att göra en förändring och skapa en företagskultur som präglas av öppenhet.