Att hantera visselblåsning – råd till styrelser

Den nya lagstiftningen om stärkt visselblåsarskydd påverkar företag över hela Europa, och vi får allt oftare frågor om hur styrelser bör hantera visselblåsning och rapportering. Vilka rättsliga skyldigheter har en styrelse? Hur aktivt involverade bör styrelseledamöterna vara? Vilka krav kan styrelsen ställa på företagsledningen när det gäller visselblåsarsystem?  Det hör till dina uppgifter som styrelseledamot att se till att företaget styrs på ett stabilt sätt. Ett visselblåsarsystem är till väldigt stor nytta för bland annat riskminimering, compliance, affärsetik, transparens och korruptionsbekämpning. Fortsätt därför läsa dessa råd till styrelser om visselblåsning.

”Vi är övertygade om att implementeringen av en visselblåsarfunktion kommer uppfattas som ett lätt steg att ta för ett ansvarsfullt företag, men som gör stor nytta. Ödesdigra konsekvenser är onödiga när det finns sätt att förvarna företagsledare och styrelseledamöter om eventuella missförhållanden. Gunilla Hadders, medgrundare av WhistleB, citat ur WhistleB:s handbok 2020. 

1. Tänk på att ökat visselblåsarskydd snart är ett krav

Senast vid utgången av 2021 måste alla organisationer i Europa med minst 50 anställda uppfylla den lokala implementeringen av EU:s direktiv för skydd av visselblåsare. I den här artikeln går vi inte in i detalj på de rättsliga kraven, men om du är intresserad får du gärna gå in på vårt resurscenter för visselblåsarskydd i EU. Men vi vill betona följande tre saker som alla styrelser måste känna till:

• Berörda företag är skyldiga enligt lag att implementera en säker rapporteringskanal, där identiteten på eventuella visselblåsare behandlas konfidentiellt. 
• Systemet måste uppfylla EU:s dataskyddsförordning, GDPR.
• Berörda företag måste utse medarbetare med rätt kompetens som ska sköta tjänsten och skapa särskilda rutiner, bland annat för svarstid och återkoppling till visselblåsaren.

Som styrelseledamot ska du se till att ledningsgruppen är medveten om den nya lagen.

2. Bör en ledamot från styrelsen ingå i visselblåsarteamet?

Visselblåsarteamet tar emot, behandlar och följer upp rapporter som kommer in i systemet. Vanligtvis informerar det ansvariga visselblåsarteamet styrelsen om samlade resultat från systemet, och om extra allvarliga händelser. Men i samarbetet med våra kunder har det framgått att det blir allt vanligare att representanter från bolagsstyrelsen ingår i visselblåsarteamet. Eftersom riskbedömning, efterlevnad, transparens och rättvisa hör till styrelsens ansvarsområden tycker vi att detta är en positiv utveckling. Om styrelseledamöter ingår i gruppen som övervakar visselblåsarsystemet, får styrelsen information som den normalt inte skulle få.

3. Be visselblåsarteamet att regelbundet tillhandahålla nyckeltal från systemet

Om du som styrelseledamot får möjlighet att granska de rapporter som tas emot i visselblåsarsystemet, får du tillgång till affärskritisk information och ni kan göra en viktig hälsokontroll av företaget. Därför bör styrelsen, om ingen av ledamöterna ingår i visselblåsarteamet, be att få regelbundna rapporter om

• antalet rapporter som tagits emot i systemet
• ifall rapporterna är underbyggda
• vilken typ av ärenden som rapporteras oftast
• i vilket skede utredningarna befinner sig – om de är pågående eller avslutade
• resultaten av utredningarna.

Styrelsen kan till exempel få kvartalsvisa rapporter om visselblåsarsystemet.

4. Inhämta värdefull information som stärker verksamhetsstyrningen 

Vi ser en tydlig trend där styrelseledamöter blir alltmer aktiva i analysen av visselblåsarrapporter. Visselblåsarsystemet bör löpande kunna ge styrelseledamöter värdefull information om till exempel följande viktiga frågor:

• Vad säger antalet ärenden?
• Följer medarbetarna i stort företagets uppförandekod?
• Har företaget gjort tillräckligt för att definiera och förmedla sin policy när det gäller problem som rapporteras regelbundet?
• Tyder rapporterna på att en viss avdelning, enhet eller ett särskilt land i företaget utgör en stor risk?
• Tyder rapporterna på att det finns brister i någon del av det interna kontrollsystemet? Vad kan vi göra åt detta?

Med sådan information kan styrelsen och ledningen lättare se vad som behöver göras för att stärka affärsetiken.

5. Se över eskaleringsrutinerna vid visselblåsning

Inga potentiella utredningsärenden ska kunna falla mellan stolarna på grund av brister i organisationen. Med hjälp av rutiner kan styrelseledamöterna se till att rapporterna tas emot och behandlas på för företaget bästa sätt. Vi rekommenderar våra kunder följande eskaleringsrutin:

• Om någon i visselblåsarteamet anklagas för något, ska den personen inte vara delaktig i något skede av utredningen.
• Om företagets vd anklagas ska ärenderapport lämnas till styrelsens ordförande.
• Om styrelsens ordförande anklagas ska ärenderapport lämnas till övriga ledamöter i styrelsen eller, i tillämpliga fall, till ägaren.

6. En digital visselblåsarfunktion ger styrelsen bäst inblick

”Ett digitalt visselblåsarsystem minskar informationssäkerhetsriskerna markant. Riskerna minimeras om data förvaras i den elektroniska visselblåsarfunktionen under hela ärendehanteringsprocessen i stället för i folks inkorgar eller datorer.” Citat ur WhistleB:s handbok 2020.

En digital visselblåsarfunktion är det allra bästa och säkraste sättet för en bolagsstyrelse att få den information som behövs för att kontrollera verksamheten. Digitala system är mer transparenta än icke-digitala. Allt kan loggas – varje rapport, varje åtgärd, vem som får åtkomst och vem som hanterar utredningen … ingenting kan döljas eller raderas. Det gör att sådana system känns pålitligare och säkrare än icke-digitala kanaler.

Samtidigt som känsliga uppgifter skyddas ger digitala visselblåsarsystem tillgång till aktuell statistik som möjliggör analys av till exempel trender, typer av missförhållanden, klyftor och särskilda riskområden. 

Och slutligen – med ett digitalt visselblåsarsystem kan styrelsen vara säker på att man uppfyller de rättsliga kraven. I och med att lagstiftningen har blivit strängare har risken för icke-efterlevnad ökat betydligt. Eftersom tolkningar av lagar och regler kan inkluderas som bästa metoder i den digitala visselblåsartjänsten så kan risker i fråga om efterlevnad och sekretess minimeras.

Var ska vi börja?

”Kunderna blir nöjdare och riskerna minimeras om ditt företag visar och förmedlar att ni tar affärsetik på allvar – genom att uppmuntra enskilda individer att slå larm om misstänkta oegentligheter, utan risk för repressalier.” Karin Henriksson, medgrundare av WhistleB, citat ur WhistleB:s handbok 2020.

Vi hoppas att våra råd har gett dig några konkreta uppslag att ta med till styrelsen. Se till att visselblåsning är en återkommande punkt på styrelsens dagordning, och glöm inte att betona för ledningsgruppen vilken stor betydelse den nya EU-lagstiftningen har. 

Kontakt:

Gunilla Hadders, medförfattare och senior rådgivare på WhistleB, Whistleblowing Centre
+46  70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com