3. Förstå grundtjänsten
När du har tagit fram en lista över potentiella leverantörer måste du titta närmare på de specifika tjänster som erbjuds och skillnaderna mellan dem. Det snabbaste sättet är att besöka deras tjänstesidor på webben.
Vad är skillnaden?
Generellt sett har alla ”hotlines för visselblåsare”, ”speak up hotlines” och ”etiska hjälplinjer” samma syfte, nämligen att underlätta delning av känsliga uppgifter mellan en individ (oftast en anställd) och en organisation. Men när du fördjupar dig i detaljerna hittar du flera viktiga skillnader mellan olika leverantörer som påverkar hur framgångsrikt ert program blir.
Rapporteringskanaler
Ställ frågor om de rapporteringskanaler som leverantörerna erbjuder och försök få fram detaljer om deras visselblåsarrutiner och hur de administreras. ”Telefonrapportering” kan till exempel betyda röstmeddelanden, live-samtal på bara ett språk, hantering av flerspråkiga live-samtal – eller en kombination av dessa.
Försök också ta reda på om deras insamlingskanaler är specifika för er organisation eller om de delas med andra kunder (t.ex. ett telefonnummer och/eller ett webbrapporteringsformulär som alla kunder delar på).
Delade rapporteringskanaler kan utgöra en dataintegritetsrisk och kräver en djupare undersökning. Läs mer om vår hotline för visselblåsare och våra rapporteringstjänster.
Tillvägagångssätt
Försök ta reda på hur leverantören hanterar rapportprocessen och fundera på om den uppfyller era krav. Ert övergripande mål kan till exempel vara att ge medarbetarna trygghet och uppmuntran att säga ifrån. I så fall kan ni prioritera leverantörer som har många rapporteringsalternativ, anonyma rapporteringsprocesser och kanaler som är avsedda enbart för din organisation.
Process
Det är också troligt att leverantörernas standardprocesser skiljer sig åt en aning – både i fråga om hur rapporterna samlas in och bearbetas och hur de redovisas för din organisation. Leta efter detaljer om båda dessa punkter. Du kan också se att vissa leverantörer låter er skräddarsy delar av processerna, medan andra följer en mer stelbent procedur.
Säkerhet och dataskydd
Säkerhetsbedömningar kan visa att leverantörens lösning är säker, men kontrollera specifikt vad bedömningarna gäller (är det företaget, processerna eller ett dataprogram som uppfyller säkerhetsstandarden?)
Ta reda på hur era uppgifter behandlas och var de lagras. Ligger datacentret i ett land som följer stränga lagar och bestämmelser för datasäkerhet och integritet?
Teknik
Tekniken bakom rapporteringsprocessen och programvaran för incidenthantering skiljer sig åt mellan olika leverantörer. Ta reda på om tekniken erbjuder de nyckelfunktioner som ni behöver, lämpliga säkerhetskontroller och användarvänlighet. Du kan titta närmare på systemen som erbjuds genom att begära en demonstration från leverantören.
Tilläggstjänster
Utöver hotline för visselblåsare erbjuder vissa leverantörer kompletterande tjänster som informationsmaterial, onlineutbildning för anställda, såsom etik- och efterlevnadsutbildning, programvara för ärendehantering eller policy- och riskhantering.
En heltäckande leverantör som kan uppfylla alla era behov av efterlevnadslösningar är värdefull på medellång till lång sikt – särskilt om visselblåsarfunktionen är det första steget i ett omfattande risk- och efterlevnadsprogram.
Fråga också om leverantören kan tillhandahålla benchmarkingdata som hjälper dig att jämföra er hotline med andra organisationer inom regionen eller branschen. Kunskap om hur er hotline presterar jämfört med kollegornas är viktigt för att säkerställa en framgångsrik rapporteringsprocess.