Letar du efter en visselblåsartjänst och är osäker på var du ska börja? I vår guide har vi samlat några bra tips som hjälper dig att välja leverantör för en hotline för visselblåsare för ditt företag. Läs igenom dem och hitta nyttig information som du behöver för att fatta rätt beslut.
Vill du veta mer om hur WhistleB kan hjälpa dig? Kontakta oss redan idag.
Om du har tagit reda på varför visselblåsning är viktigt och bestämt dig för att införa ett internt rapporteringssystem (eller en hotline för visselblåsare) är nästa steg att hitta företag som kan tillhandahålla den tjänst du letar efter. För att undvika fallgropar bör du ha vissa saker i åtanke när du beställer en säljdemonstration eller talar med en potentiell leverantör.
Den här korta guiden innehåller några tips som hjälper dig att bättre förstå era behov samt identifiera och bedöma potentiella leverantörer.
Som med alla företagstjänster eller system som du inte köpt tidigare är det sannolikt att många lösningar liknar varandra. Men det kan finnas stora skillnader även på övergripande nivå.
En leverantör kan till exempel erbjuda flera rapporteringsalternativ (ett beprövat sätt att fånga upp mer av medarbetarnas oro), medan andra leverantörer bara erbjuder ett eller två alternativ.
Säkerhets- och integritetsstandarderna kan också variera, och verktygen som erbjuds för att hjälpa dig hantera och utreda ärenden kan vara allt ifrån obefintliga till företagsövergripande.
Den självklara utgångspunkten är att identifiera organisationens behov.
Det faktum att du läser det här tyder på att du vet vilket slags lösning du letar efter – men det är alltid bra att repetera de viktigaste kraven från början.
Du behöver inte utarbeta en detaljerad lista över behoven på det här stadiet, men du ska kunna beskriva problemet du försöker lösa och de grundläggande egenskaper som tjänsten ska ha.
Till exempel:
Om du tänker igenom era behov i förväg blir det lättare att inkludera eller utesluta potentiella leverantörer på ett tidigt stadium. Som en förberedelse kan du göra en lista med frågor att ställa till potentiella tjänsteleverantörer. De kan syfta till att utforska leverantörens processer, tillvägagångssätt och säkerhetsåtgärder och samtidigt undersöka om lösningen kan skalas upp (i takt med era behov) under de kommande åren.
När du har bestämt dig för vilka egenskaper er lösning ska ha är det dags att undersöka marknaden. Det finns många sätt att identifiera möjliga leverantörer – här är några av de mest populära.
Liksom alla viktiga köpbeslut är en bra utgångspunkt att prata med människor som nyligen har gjort ett liknande köp. Det kan vara svårt när det gäller något så nischat som en visselblåsartjänst, men ditt yrkesnätverk kan visa sig vara ovärderligt.
Fråga tidigare kollegor, chefer och branschbekanta om de kan rekommendera leverantörer för den typ av tjänst du letar efter.
Även om de inte har anlitat en leverantör nyligen har de kanske en liknande tjänst inom sin egen organisation. Ta reda på vem de använder och fråga vad de vet om leverantören och deras service.
Även om den subjektiva feedback du får inte är så värdefull, kan det vara det snabbaste sättet att få namnen på några välrenommerade leverantörer.
Yrkes- och branschevenemang (både virtuella och fysiska) kan vara ett bra sätt att skapa kontakter och hänga med i det föränderliga landskapet. Utnyttja möjligheterna att diskutera de utmaningar som ditt företag står inför – det är högst troligt att du hittar personer som har stött på liknande problem.
Kom i så fall ihåg att fråga om deras lösning uppfyllde deras ursprungliga behov (och om de skulle göra det på ett annat sätt nästa gång). Om du inte hittar personer som har haft jämförbara utmaningar, be att de hänvisar till andra inom sin organisation som kanske kan hjälpa till.
Visselblåsarsystem har blivit allt vanligare under senare år – särskilt inom medelstora och stora organisationer i nästan alla sektorer och inom reglerade branscher – så du får sannolikt en hel del användbar kunskap från folk omkring dig.
Webben är startpunkten för de flesta B2B-köp.
Men innan du sätter igång måste du veta vilka söktermer (eller nyckelord) som mest sannolikt ger dig den information du söker.
Om du bara letar efter en utlokaliserad visselblåsartjänst bör du använda termer som ”visselblåsare”, ”hotline”, ”etiklinje”, ”compliance line” eller ”speak up” i kombination med ”leverantör”, ”tjänst” eller ”lösning”.
Om du letar efter en leverantör som också erbjuder programvarustöd (för att logga och bearbeta rapporter) kan du komplettera ovanstående sökord med ”incidenthantering”, ”ärendehantering” eller ”programvara” för att få mer relevanta resultat.
De olika sökorden används ofta för att särskilja en leverantör från en annan när det gäller tillvägagångssätt eller programfilosofi, även om konkurrenterna har liknande verktyg, programvaror och rapporter.
När du har tagit fram en lista över potentiella leverantörer måste du titta närmare på de specifika tjänster som erbjuds och skillnaderna mellan dem. Det snabbaste sättet är att besöka deras tjänstesidor på webben.
Vad är skillnaden?
Generellt sett har alla ”hotlines för visselblåsare”, ”speak up hotlines” och ”etiska hjälplinjer” samma syfte, nämligen att underlätta delning av känsliga uppgifter mellan en individ (oftast en anställd) och en organisation. Men när du fördjupar dig i detaljerna hittar du flera viktiga skillnader mellan olika leverantörer som påverkar hur framgångsrikt ert program blir.
Ställ frågor om de rapporteringskanaler som leverantörerna erbjuder och försök få fram detaljer om deras visselblåsarrutiner och hur de administreras. ”Telefonrapportering” kan till exempel betyda röstmeddelanden, live-samtal på bara ett språk, hantering av flerspråkiga live-samtal – eller en kombination av dessa.
Försök också ta reda på om deras insamlingskanaler är specifika för er organisation eller om de delas med andra kunder (t.ex. ett telefonnummer och/eller ett webbrapporteringsformulär som alla kunder delar på).
Delade rapporteringskanaler kan utgöra en dataintegritetsrisk och kräver en djupare undersökning. Läs mer om vår hotline för visselblåsare och våra rapporteringstjänster.
Försök ta reda på hur leverantören hanterar rapportprocessen och fundera på om den uppfyller era krav. Ert övergripande mål kan till exempel vara att ge medarbetarna trygghet och uppmuntran att säga ifrån. I så fall kan ni prioritera leverantörer som har många rapporteringsalternativ, anonyma rapporteringsprocesser och kanaler som är avsedda enbart för din organisation.
Det är också troligt att leverantörernas standardprocesser skiljer sig åt en aning – både i fråga om hur rapporterna samlas in och bearbetas och hur de redovisas för din organisation. Leta efter detaljer om båda dessa punkter. Du kan också se att vissa leverantörer låter er skräddarsy delar av processerna, medan andra följer en mer stelbent procedur.
Säkerhetsbedömningar kan visa att leverantörens lösning är säker, men kontrollera specifikt vad bedömningarna gäller (är det företaget, processerna eller ett dataprogram som uppfyller säkerhetsstandarden?)
Ta reda på hur era uppgifter behandlas och var de lagras. Ligger datacentret i ett land som följer stränga lagar och bestämmelser för datasäkerhet och integritet?
Tekniken bakom rapporteringsprocessen och programvaran för incidenthantering skiljer sig åt mellan olika leverantörer. Ta reda på om tekniken erbjuder de nyckelfunktioner som ni behöver, lämpliga säkerhetskontroller och användarvänlighet. Du kan titta närmare på systemen som erbjuds genom att begära en demonstration från leverantören.
Utöver hotline för visselblåsare erbjuder vissa leverantörer kompletterande tjänster som informationsmaterial, onlineutbildning för anställda, såsom etik- och efterlevnadsutbildning, programvara för ärendehantering eller policy- och riskhantering.
En heltäckande leverantör som kan uppfylla alla era behov av efterlevnadslösningar är värdefull på medellång till lång sikt – särskilt om visselblåsarfunktionen är det första steget i ett omfattande risk- och efterlevnadsprogram.
Fråga också om leverantören kan tillhandahålla benchmarkingdata som hjälper dig att jämföra er hotline med andra organisationer inom regionen eller branschen. Kunskap om hur er hotline presterar jämfört med kollegornas är viktigt för att säkerställa en framgångsrik rapporteringsprocess.
När du har sammanställt din slutlista är det dags att kontakta leverantörer för att få detaljer, produktdemonstrationer och kostnadsförslag.
WhistleB hotline- och rapporteringstjänster för visselblåsare används av tusentals organisationer över hela världen. Läs om varför fler organisationer anförtror sin visselblåsartjänst åt oss än åt någon annan leverantör.