PLANERING OCH IMPLEMENTERING AV EN HOTLINE FÖR VISSELBLÅSARE
Omfånget av er hotline för visselblåsare beror på verksamhetens storlek, verksamhetens art, företagets riskprofil och dess globala räckvidd.
Mål och befogenheter
Organisationen måste vara tydlig med vilken roll en hotline för visselblåsare ska ha och vilka typer av rapporter som kan göras den vägen. Det kan definieras genom lagar eller bestämmelser som gäller för din organisation. Den informationen tillsammans med andra viktiga uppgifter bör ingå i er visselblåsarpolicy.
Organisatoriska aspekter
Vissa organisationer har en hel avdelning som ansvarar för internrevision, efterlevnad och etikrelaterad verksamhet. Andra kanske bara har en etikexpert, eller så kan det falla under personalavdelningens ansvar.
Ni måste därför fastställa vem som ansvarar för tillsynen och hanteringen av visselblåsarprocessen och hur den passar in i befintliga policyer och rutiner.
När flera intressenter är inblandade måste ni se till att alla parter är delaktiga och förstår vikten av sitt bidrag till att göra tjänsten lyckad.
Måste ni samråda med fackföreningar eller företagsråd? I vissa länder krävs det enligt lag, medan det i andra länder är god praxis att förklara syftet med tjänsten och på vilket sätt den gynnar alla.
Geografiska och språkliga överväganden
Om ni har anställda eller leverantörer utomlands måste ni överväga hur de kan få tillgång till er hotline och använda den. Fundera över vilka språk som behövs, om det krävs tolkar och översättningstjänster och om det behövs tillgång till hotline över olika tidszoner.
Ni måste ta hänsyn till internationella lagar om visselblåsning, dataskydd och integritet, som kan variera från land till land och kan ändras då och då. Kulturella skillnader och känsliga aspekter som kan påverka förståelsen, åtagandet eller acceptansen för tjänsten måste också beaktas.
Ni måste besluta om visselblåsarfunktionen ska rullas ut centralt eller styras av enskilda länder eller verksamhetsställen. Oavsett vad ni bestämmer er för måste ansvar och roller tilldelas och kommuniceras tydligt.
Övervinna hinder för rapportering
Det är viktigt att tänka på andra faktorer som kan hindra personalen från att ta upp problem – och titta på hur de kan övervinnas.
Du bör också vara medveten om att många drar sig för att rapportera om de är rädda att bli uthängda och utsatta för repressalier.
Det kan bero på bristande kunskap om vad som är ”giltigt” att rapportera eller hur rapporterna ska göras – båda orsakerna bör hanteras genom en omfattande informationskampanj (se ”Varför säger inte medarbetare ifrån” för mer råd om hur man kan göra det).
Se till att er hotline är säker och att alla rapporter hålls konfidentiella. Erbjud anonyma rapporteringsalternativ och ha tydliga rutiner som främjar tilliten hos medarbetarna och skyddar dem mot alla former av repressalier när de gör en anmälan.
Tillgänglighet är också viktigt, så ni bör erbjuda avgiftsfria telefonnummer och rapportering på webben som en del av tjänsten. Ni måste också bestämma er för om visselblåsartjänsten ska utökas till leverantörer, kunder och tredje parter.