ATT INFÖRA EN HOTLINE FÖR VISSELBLÅSARE: VÄGLEDNING FÖR MEDARBETARE

Hotlines för visselblåsare har blivit mer populära under det senaste decenniet efter att det tillkommit nya lagar om korruptionsbekämpning, datasekretess och arbetsförhållanden över hela världen.

Men en hotline för visselblåsare kan se rätt olika ut från en organisation till en annan, beroende på ett antal faktorer. Det kan handla om storleken och profilen på organisationen, personalbasen, typen av verksamhet, i vilka territorier den är verksam och vilka lagar den har att följa. Den här vägledningen ger dig en översikt över faktorer som alla arbetsgivare bör ta hänsyn till, samt länkar till mer djupgående artiklar.

HOTLINE FÖR VISSELBLÅSARE – EN DEFINITION

En hotline för visselblåsare är en tjänst som gör det möjligt för medarbetare (och ibland tredjepartsleverantörer och medarbetares familjer) att rapportera missförhållanden såsom tjänstefel eller olagligt eller oetiskt beteende på arbetsplatsen. Rätt implementerade är hotlines för visselblåsare kraftfulla verktyg för att avslöja bedrägerier, mobbning, tjänstefel, diskriminering med mera.

Hotlines för visselblåsare blir allt viktigare

Hotlines för visselblåsare har blivit allt populärare, men i början växte de fram inom etiskt progressiva organisationer – särskilt sådana som insåg värdet av att uppmuntra medarbetarna att ”säga ifrån” om oetiskt beteende på arbetsplatsen.

De långsiktiga fördelar som medarbetare, ledning och aktieägare har vunnit genom en stark arbetsplatskultur har uppmuntrat fler organisationer att skaffa sig en effektiv visselblåsarprocess.

Svar på lagstiftningen

Under det senaste decenniet har hotlines för visselblåsare fått en viktigare roll tack vare flera nya lagar som tillkommit i Storbritannien, Europa och APAC. Till exempel kräver EU:s direktiv om skydd för visselblåsare att alla företag inom EU som har fler än 50 anställda ska upprätta en intern rapporteringsprocess för visselblåsare.

Denna typ av lagstiftning ställer upp rutiner om visselblåsning i organisationer och i synnerhet skydd av visselblåsare mot repressalier, vilket banar väg för en mer utbredd användning av hotlinetjänster.

PLANERING OCH IMPLEMENTERING AV EN HOTLINE FÖR VISSELBLÅSARE

Omfånget av er hotline för visselblåsare beror på verksamhetens storlek, verksamhetens art, företagets riskprofil och dess globala räckvidd.

Mål och befogenheter

Organisationen måste vara tydlig med vilken roll en hotline för visselblåsare ska ha och vilka typer av rapporter som kan göras den vägen. Det kan definieras genom lagar eller bestämmelser som gäller för din organisation. Den informationen tillsammans med andra viktiga uppgifter bör ingå i er visselblåsarpolicy.

Organisatoriska aspekter

Vissa organisationer har en hel avdelning som ansvarar för internrevision, efterlevnad och etikrelaterad verksamhet. Andra kanske bara har en etikexpert, eller så kan det falla under personalavdelningens ansvar.

Ni måste därför fastställa vem som ansvarar för tillsynen och hanteringen av visselblåsarprocessen och hur den passar in i befintliga policyer och rutiner.

När flera intressenter är inblandade måste ni se till att alla parter är delaktiga och förstår vikten av sitt bidrag till att göra tjänsten lyckad.

Måste ni samråda med fackföreningar eller företagsråd? I vissa länder krävs det enligt lag, medan det i andra länder är god praxis att förklara syftet med tjänsten och på vilket sätt den gynnar alla.

Geografiska och språkliga överväganden

Om ni har anställda eller leverantörer utomlands måste ni överväga hur de kan få tillgång till er hotline och använda den. Fundera över vilka språk som behövs, om det krävs tolkar och översättningstjänster och om det behövs tillgång till hotline över olika tidszoner.

Ni måste ta hänsyn till internationella lagar om visselblåsning, dataskydd och integritet, som kan variera från land till land och kan ändras då och då. Kulturella skillnader och känsliga aspekter som kan påverka förståelsen, åtagandet eller acceptansen för tjänsten måste också beaktas.

Ni måste besluta om visselblåsarfunktionen ska rullas ut centralt eller styras av enskilda länder eller verksamhetsställen. Oavsett vad ni bestämmer er för måste ansvar och roller tilldelas och kommuniceras tydligt.

Övervinna hinder för rapportering

Det är viktigt att tänka på andra faktorer som kan hindra personalen från att ta upp problem – och titta på hur de kan övervinnas.

Du bör också vara medveten om att många drar sig för att rapportera om de är rädda att bli uthängda och utsatta för repressalier.

Det kan bero på bristande kunskap om vad som är ”giltigt” att rapportera eller hur rapporterna ska göras – båda orsakerna bör hanteras genom en omfattande informationskampanj (se ”Varför säger inte medarbetare ifrån” för mer råd om hur man kan göra det).

Se till att er hotline är säker och att alla rapporter hålls konfidentiella. Erbjud anonyma rapporteringsalternativ och ha tydliga rutiner som främjar tilliten hos medarbetarna och skyddar dem mot alla former av repressalier när de gör en anmälan.

Tillgänglighet är också viktigt, så ni bör erbjuda avgiftsfria telefonnummer och rapportering på webben som en del av tjänsten. Ni måste också bestämma er för om visselblåsartjänsten ska utökas till leverantörer, kunder och tredje parter.

MARKNADSFÖRING AV HOTLINE FÖR VISSELBLÅSARE

Det är mycket viktigt att ni kommunicerar effektivt om er hotline för visselblåsare. Om informationen och servicerutinerna ligger begravda i ett policydokument är risken stor att medarbetarna inte hittar dem när de behövs.

Här är några idéer om hur ni kan marknadsföra er visselblåsartjänst.

Informera nyanställda i arbetsintroduktionen.

Ge information om företagets hotline för visselblåsare och hur den hör ihop med företagets policy, hur man får tillgång till tjänsten, vilka typer av rapporter man kan göra, när den är öppen och vad som händer när man har gjort en anmälan.

Se till att även ledningen och intressenterna får samma utbildning.
Det förbättrar kommunikationskanalerna i hela organisationen och bidrar till att policyn kommuniceras effektivt till alla medarbetare. Se också till att cheferna vet hur man hanterar en anmälan på rätt sätt.

Utse en representant från varje avdelning för att marknadsföra utbildningen som en del av en bredare ”etikkommitté”.
Ta med dessa medarbetare i planerings- och implementeringsskedena, eftersom de kan ge värdefulla insikter om potentiella riskområden, möjliga hinder för acceptans av tjänsten och synpunkter på hur olika avdelningar påverkas.

Sätt upp affischer och lägg ut broschyrer på kontor, arbetsplatser och i gemensamma utrymmen.
Visa information om hotlinetjänsten i personalrummet, i företagets fordon och på utrustning som företaget distribuerar. Se till att materialet har en märkning som gör att det skiljer sig från annat internt kommunikationsmaterial.

Marknadsför tjänsten via företagets digitala kommunikationskanaler.
Se till att informationen är lätt att hitta (medarbetarna ska inte behöva fråga hur de hittar den när de behöver den). Undvik att ”begrava” informationen i allmänt HR- eller etikmaterial.

Använd anonyma enkäter.
Det hjälper er att testa medarbetarnas medvetenhet och upptäcka eventuella hinder för användningen.

SÄKERSTÄLLA TJÄNSTENS LAGEFTERLEVNAD OCH EFFEKTIVITET

Personalomsättning, affärsutveckling, nya lagar och många andra faktorer kan påverka tillhandahållandet och kraven på er hotline för visselblåsare.

Regelbundna revisioner och granskningar av tjänsten är därför avgörande för dess framgång. Regelbundna möten med intressenter och arbetstagarrepresentanter och insamling av synpunkter till exempel via medarbetarenkäter sätter fokus på eventuella problem och ger insikter för förbättring av tjänsten samt potentiella utbildningsbehov.

Månadsrapporter med indikatorer som t.ex. rapporteringsvolymer, rapportkategorier och verksamhetsort kan ge värdefulla insikter om tjänstens effektivitet och användbarhet – samt styrkan i era program för företagsstyrning och riskhantering.

CHECKLISTA FÖR HOTLINE FÖR VISSELBLÅSARE

När ni planerar och implementerar er hotline för visselblåsare finns det åtta områden som ni bör tänka på för att följa bästa praxis.

Är vår hotline …

Affärsmässig? Vår visselblåsartjänst utgår från våra riskbedömningar och hanterar de viktigaste riskområden som företaget och medarbetarna är utsatta för.

Självständig och säker? Medarbetare känner sig tryggare när de kan rapportera problem via en säker oberoende hotlinetjänst där åtkomsten till rapporterna är strängt reglerad.

Åtkomlig? Våra medarbetare kommer lätt åt tjänsten via telefon, webb, mobil eller personligen dygnet runt, året runt. Vi levererar tjänster på modersmålet vid behov.

Konfidentiell? När nationell lagstiftning tillåter det kan medarbetare rapportera sina problem anonymt och konfidentiellt, och de kan få information om hur ärendet fortskrider om de vill.

Lagenlig? Vi har säkerställt att vår hotline följer all lagstiftning, inklusive dataskydd och integritet, i alla territorier där vi är verksamma. Policyerna är aktuella och tillgängliga.

Väl kommunicerad? Våra medarbetare informeras om tjänsten i arbetsintroduktionen och vi har rutiner för att fortlöpande optimera kommunikationen genom utbildnings- och medvetenhetskampanjer.

Har ledningens stöd? Ledningens attityd är positiv, inkluderande och ser till våra medarbetares bästa. Det finns en nolltolerans för repressalier mot visselblåsare.

Insiktsfull? Våra rapporteringsdata visar hotlinetjänstens genomslag och identifierar problemområden inom företaget. Vi gör jämförelser med våra konkurrenter, där så är möjligt.

På WhistleB har vi många års erfarenhet av att implementera hotlines för visselblåsare. Kontakta oss idag för att ta reda på hur vi kan hjälpa ditt företag.