De que forma o sistema de denúncia da WhistleB suporta a conformidade com a Diretiva da UE Relativa à Proteção dos Denunciantes?

Abril 6, 2021

O sistema da WhistleB suporta a conformidade com os requisitos da Diretiva da UE Relativa à Proteção dos Denunciantes (“a Diretiva”), ajudando as organizações a reduzirem o risco de conformidade. Este sistema assegura confidencialidade, segurança, feedback rápido, gestão diligente dos casos, privacidade desde a conceção e privacidade por padrão, e muito mais.

Além disso, a equipa da WhistleB monitoriza a legislação nacional para suportar a conformidade com a Diretiva e a sua transposição para os sistemas jurídicos nacionais, já que estes evoluem ao longo do tempo.

Cabe às organizações terem em consideração os seguintes requisitos mínimos da Diretiva. E a WhistleB está cá para o ajudar a cumpri-los:

1. Obrigações da Diretiva: deverá ser implementado um canal destinado a receber os relatórios dos denunciantes. Este canal deverá ser concebido, configurado e operado de forma segura, garantindo a confidencialidade da identidade do denunciante e de qualquer entidade terceira mencionada no relatório, e impedindo o acesso de membros do pessoal não autorizados. Tais canais devem permitir o reporte por escrito e/ou verbal, por telefone ou outros sistemas de mensagens de voz, e mediante o pedido do denunciante. 

O sistema de denúncia da WhistleB garante que o denunciante e a informação de qualquer entidade terceira permanecem confidenciais durante todo o processo. O anonimato do denunciante é garantido graças à funcionalidade técnica do sistema, quer durante a fase de reporte, quer durante o seguimento. Todas as comunicações são encriptadas ponto a ponto no armazenamento e em trânsito. A autenticação de dois fatores garante o acesso seguro à ferramenta de gestão de casos, para que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso aos relatórios.

2. Obrigações da Diretiva: deverá acusar-se receção do relatório ao denunciante num período de tempo não superior a sete dias. 

O sistema da WhistleB permite o fornecimento de feedback ao denunciante num período de sete dias. Além disso, envia uma notificação à pessoa responsável quando são recebidos novos relatórios.

3. Obrigações da Diretiva: deverá ser designada uma pessoa ou um departamento imparcial com vista a fazer o seguimento dos relatórios, manter a comunicação, pedir mais informações e fornecer feedback ao denunciante.

A ferramenta de gestão de casos da WhistleB foi concebida para assegurar que os utilizadores gerem os casos em conformidade com a Diretiva, desde o fornecimento do serviço até à receção, investigação, encerramento, arquivamento e eliminação de um caso. 

4. Obrigações da Diretiva: devem ser mantidos os registos de cada relatório recebido, em conformidade com os requisitos de confidencialidade.

O sistema da WhistleB inclui registos de atividade e de utilizador, para um registo seguro de todas as fases da gestão dos casos.

5. Obrigações da Diretiva: deverá haver um seguimento diligente do relatório por parte da pessoa ou departamento designado, cobrindo também o relatório anónimo, sempre que esteja previsto nos termos da legislação nacional. 

A ferramenta de gestão de casos do sistema da WhistleB fornece ferramentas de seguimento seguras para dar suporte a estes requisitos. Permite que os casos sejam atribuídos a diferentes equipas para fins de processamento, e as conversas podem decorrer de forma segura entre membros da equipa no sistema. Também é possível adicionar à equipa, de forma segura e caso a caso, especialistas externos, como por exemplo investigadores ou profissionais da área do direito. Além disso, o centro de recursos da WhistleB fornece informações relevantes sobre requisitos legais nacionais no que se refere ao seguimento. 

6. Obrigações da Diretiva: deverá ser aplicado um período de tempo razoável para fornecer feedback ao denunciante sobre o seguimento do relatório, dentro de três meses após se acusar receção. 

O sistema da WhistleB permite o fornecimento de feedback ao denunciante sobre o processo de investigação num período de três meses. Este procedimento inclui denunciantes anónimos. 

7. Obrigações da Diretiva: todo o processamento dos dados pessoais deve estar em conformidade com o RGPD.

O sistema da WhistleB permite aos utilizadores estarem em conformidade com os requisitos do RGPD em matéria de tratamento de dados pessoais, bem como de proteção por padrão e proteção desde a conceção. O sistema está fortemente encriptado, e todos os dados são armazenados em servidores seguros localizados na UE. O acesso aos dados apenas é possível por pessoas designadas pelo cliente.

Se quiser saber mais sobre como o sistema da WhistleB suporta a conformidade com a Diretiva da UE Relativa à Proteção dos Denunciantes, reserve uma demonstração gratuita nesta ligação. Como alternativa, entre em contacto connosco.

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