Como implementar um sistema de denúncia – comunicação

Bem-vindo a esta breve série sobre como implementar um sistema de denúncia. Embora a implementação do sistema em si possa ser simples, e de facto é fácil se utilizar a implementação digital e o processo de inicialização da WhistleB, existem outras áreas relacionadas que devem ser abordadas, para que a sua organização tire o máximo partido do seu sistema de denúncia. Estas incluem comunicação, recursos para a gestão de casos, lidar com questões jurídicas, recorrer a partes externas, etc. 

Este primeiro artigo da série é sobre a comunicação em torno do seu sistema de denúncia. 

Quem precisa de saber sobre o seu canal de denúncia?

As organizações devem pensar, de forma generalizada, sobre quais os grupos que precisam de conhecer o canal de denúncia – muitas vezes de forma mais generalizada do que compreendem. Quase todas as partes interessadas, internas e externas, são relevantes.  

Para as organizações da UE, uma das razões para uma vasta audiência é que uma nova diretiva irá em breve conceder proteção às partes interessadas, tanto internas como externas, que denunciem suspeitas de conduta ilegal na organização. As novas leis irão abranger colaboradores, antigos colaboradores, contratantes, estagiários, acionistas, voluntários, fornecedores e clientes que tomem conhecimento de condutas ilegais num contexto de trabalho. Além disso, as pessoas que auxiliam na notificação de condutas incorretas, e terceiros ligados ao indivíduo que faz a denúncia, que podem sofrer ações de retaliação num contexto de trabalho, como colegas ou familiares do denunciante, também estão protegidas legalmente.

É provável que esta lista seja muito mais extensa do que muitas organizações esperam.

Porquê comunicar sobre o sistema de denúncia?

Além das obrigações legais, há muitos outros benefícios inerentes a uma comunicação adequada sobre o canal de denúncia. 

Comecemos pela comunicação às partes interessadas internas, que abrangem principalmente os colaboradores de uma organização. Segundo os estudos, muitas pessoas não ousam denunciar por receio de represálias, ou porque não acreditam que nada será feito no seguimento do seu relato. Em consequência disso, as organizações não conseguem obter a informação sensível de que necessitam para pôr fim à má conduta e reduzir os riscos. Por isso, uma parte importante da comunicação aos colaboradores visa gerar confiança, quer no sistema e processo de denúncia, quer na organização como empregador regido por princípios éticos, de modo a criar uma cultura de denúncia.  

Ao implementar pela primeira vez um sistema de denúncia, algumas organizações inicialmente questionam-se se irão receber muitos relatos irrelevantes. Segundo as pesquisas dos próprios clientes da WhistleB, normalmente não é esse o caso. No entanto, a comunicação sobre o que relatar (ver abaixo) assegura que a organização recebe o tipo certo de relatos, em vez de, por exemplo, reclamações que devem ser feitas através de outros canais de exposição de injustiças.

E voltando às obrigações legais, as novas leis de proteção de denunciantes em toda a UE obrigam as organizações a comunicarem determinados assuntos relacionados com a denúncia (ver abaixo). Portanto, uma comunicação adequada também reduzirá o risco de conformidade.

No que se refere às partes interessadas externas, incluindo fornecedores, clientes, parceiros e investidores, há dois grandes benefícios que destacamos. O primeiro está relacionado com o elemento de confiança, já mencionado acima. A implementação de um sistema de denúncia demonstra a todas as partes que está a levar a sério a ética empresarial, e que quer ser uma empresa transparente. Isto é muito valioso para o perfil de sustentabilidade de uma organização, e também algo que os investidores, em particular, estão cada vez mais interessados em conhecer.

Além disso, um sistema de denúncia pode ser um poderoso substituto da gestão em áreas remotas da cadeia de valor, tais como em organizações internacionais com cadeias de fornecimento globais. Nestes casos, as partes externas podem ter um papel valioso como potenciais denunciantes. A abertura da parte de relato do sistema de denúncia a partes externas amplia o seu alcance, e transmite a mensagem de que está seriamente interessado em saber se um cliente ou fornecedor suspeita de má conduta.

O que deve comunicar sobre o seu canal de denúncia?

Com o acima exposto em mente, o objetivo da comunicação deve ser o de:


Construir confiança na organização e no sistema

• Enfatizar o valor e a finalidade da denúncia para aumentar a transparência, reduzir riscos e perdas e prevenir atividades ilegais de forma precoce.
• Apresentar a denúncia como um reforço dos valores centrais da organização e do código de conduta.
• Acolher os denunciantes, afirmando que aqueles que agem de boa fé são considerados leais e corajosos.

Ajudar as pessoas a sentirem-se seguras 

• Se possível, permitir que as pessoas façam a denúncia de forma anónima, e deixar claro que podem permanecer anónimas durante todo o processo de seguimento e investigação.
• Destacar os aspetos de segurança do sistema, como encriptação de dados e proteção de dados, palavras-passe, nenhuma rastreabilidade para a identidade dos denunciantes, etc.
• Fazer saber que as pessoas podem relatar a qualquer momento, de qualquer lugar, usando um dispositivo à sua escolha.
• Assegurar às pessoas que não haverá represálias no caso de relatos feitos de boa fé. Para as empresas sediadas na UE, comunicar que em breve isto será ilegal e incorrerá em sanções.

Educar para obter o tipo certo de relatos

• Explicar que assuntos são considerados casos de denúncia, tanto a nível legal como em relação às políticas organizacionais internas, por oposição a assuntos que devem ser denunciados através de outros processos ou canais.
• Descrever o tipo de informação a incluir.

Informar que os casos serão tratados de forma diligente

• Descrever o que acontece com os relatos, uma vez recebidos.
• Comunicar os prazos em que um denunciante pode esperar receber confirmação e feedback. Estes serão regulamentados pela nova diretiva da UE relativa à proteção de denunciantes.
• Indicar os detalhes da natureza das funções ou pessoas que foram designadas para gerir os relatos que são recebidos.

Cumprir os requisitos legais

• De acordo com a diretiva da UE, as organizações serão obrigadas a comunicar que um denunciante pode recorrer a canais externos, tais como as autoridades competentes, e continuar protegido por expor os seus relatos.
• Outras leis nacionais também podem exigir que as organizações comuniquem certos assuntos relacionados em diferentes países.

Dicas sobre os canais de comunicação

De que forma poderá transmitir a sua mensagem com a sua comunicação relacionada com as denúncias? Além dos canais regulares de comunicação, como a internet e a intranet da empresa, as organizações devem incorporar mensagens sobre a importância da denúncia no código de conduta dos colaboradores da empresa, em materiais de integração e outros programas de formação e ações de team building. Também deve ser publicada uma política dedicada à denúncia e, no caso dos canais digitais, a informação pode ser disponibilizada no próprio sistema de denúncia quando as pessoas iniciam sessão.  

As partes interessadas externas podem ser contactadas através de canais como o seu website organizacional, um código de conduta do fornecedor, newsletters para clientes, qualquer relatório de sustentabilidade, atualizações para investidores e também o relatório anual.

Se pretender obter uma orientação mais prática sobre como implementar um sistema de denúncia, recomendamos que consulte o nosso manual de consulta fácil: O guia básico para estabelecer uma solução de denúncia que aumente a satisfação de clientes e colaboradores. Descarregue o e-book ou encomende uma cópia impressa na Amazon ou Bokus.