Canais de denúncia são oferecidos em muitas formas e tamanhos. Podem ser digitais, baseados em telefone, face a face, e-mail, externos, internos ou uma combinação de todas essas formas. Qualquer um deles pode ser referido como um canal direto de denúncia. A WhistleB oferece aos clientes um dos mais avançados sistemas de denúncia digital, mas como funciona um canal de denúncia?

Como funciona o Canal de Denúncia?

Em resumo, isto é o que acontece no canal de denúncias da WhistleB:

O denunciante acessa o sistema on-line e envia uma mensagem sobre sua preocupação, de forma anônima ou aberta, por meio do canal de comunicação do sistema de denúncia de irregularidades.

Pessoas designadas recebem uma notificação e acessam a ferramenta de gestão de casos do sistema de denúncias para ler a mensagem e tomar uma ação.

Para construir confiança, descobrir informações e prosseguir com possíveis investigações, o diálogo com o denunciante – que pode permanecer anônimo todo o tempo – ocorre através do sistema.

Após a conclusão, os casos podem ser fechados, arquivados e excluídos, em conformidade com as leis de proteção de dados aplicáveis.

Vamos dar uma olhada em como cada uma dessas etapas acontece através do sistema de denúncias.

PASSO 1: O denunciante envia uma mensagem por meio do canal de denúncia

O sistema de denúncias contém um canal de comunicação, que é a interface através da qual a organização pode se comunicar com o denunciante, de forma anônima ou aberta. O denunciante acessa o canal por meio do site do sistema de denúncias específico da organização. Ele pode optar por acessar o site a partir de uma variedade de dispositivos, como smartphones, tablets ou laptops, a qualquer hora e em qualquer lugar.

Uma vez na página de destino, que aparecerá no idioma do país em questão, o denunciante poderá ler explicações sobre como funciona o sistema de denúncia de irregularidades, a proteção de privacidade de dados aplicável e outras informações necessárias para se sentir seguro. Ele pode optar por denunciar anônima ou abertamente.

O denunciante envia um relatório preenchendo o questionário disponível através do site. Cada organização pode personalizar seu questionário para receber as informações vitais para a organização. O denunciante descreve o que aconteceu e pode anexar arquivos relevantes, como fotos. Em seguida, ele analisa o relatório, promove ajustes se desejar, e clica no botão “Enviar” para transmiti-lo. O relatório é criptografado na transmissão e no armazenamento.

Após o envio do relatório, o denunciante receberá um número de identificação pessoal e uma senha na tela. Ele usará essa informação para retornar com segurança ao sistema de denúncia de irregularidades e responder a perguntas ou acompanhar o processamento de sua denúncia. Toda a informação é criptografada. Nenhum endereço IP é armazenado e o anonimato é garantido em todos os momentos por meio do próprio sistema de denúncia.

PASSOS 2 e 3: Um membro da equipe de denúncias acessa o relatório e toma medidas através do sistema de comunicação de irregularidades

O sistema de denúncias envia uma notificação aos membros da equipe informando que um novo relatório de denúncia foi recebido. Os membros da equipe selecionam a forma de notificação, se por e-mail ou SMS. Eles fazem login na ferramenta de gestão de casos, e podem optar pela autenticação de vários fatores, ainda mais segura.

O membro da equipe lê a mensagem e executa as ações necessárias. A ação pode incluir:

  • Enviar uma pergunta ao denunciante para obter informações adicionais
  • Aceitar ou recusar uma mensagem de denúncia
  • Encaminhar uma mensagem
  • Nomear um responsável pelo caso
  • Começar uma investigação

O sistema de denúncia permite o diálogo seguro com denunciantes anônimos, bem como com partes interessadas externas, e tem suporte de tradução para comunicação em qualquer idioma. Todas as ações são rastreáveis, pois, cada caso possui um log. Os membros da equipe de denúncias têm uma visão geral dos casos no sistema de denúncia e podem gerar documentos, relatórios e estatísticas on-line.

A ferramenta de gestão de casos permite ao gestor do caso cumprir os requisitos legais de denúncia em diferentes jurisdições nacionais e todo o sistema de denúncia está alinhado com a legislação para o tratamento correto dos dados pessoais.

PASSO 4: Os processos são concluídos e encerrados no sistema de denúncia

O sistema de denúncias facilita o tratamento adequado dos casos concluídos. Os dados pessoais incluídos nas mensagens de denúncia e a documentação de investigação podem ser apagados quando a investigação estiver concluída. O sistema de denúncia de irregularidades fornece também uma medida de segurança adicional: por meio do log dos casos de denúncia, a eliminação de um caso pode ser impossível sem notificar a todos os membros da equipe envolvidos.

Quaisquer dados pessoais que devem ser mantidos de acordo com certas leis podem ser armazenados em conformidade com essas leis.

Lembramos aos clientes na União Europeia que a documentação da investigação e as mensagens de denúncia arquivadas devem ser anonimizadas: não devem incluir dados pessoais por meio dos quais as pessoas possam ser direta ou indiretamente identificadas. O sistema de denúncias permite isso apagando o caso após a investigação ou arquivando-o, após ter excluído todos os dados pessoais.

 

O sistema de denúncias da WhistleB possui funcionalidades avançadas que garantem a segurança dos denunciantes e dos dados, o tratamento adequado dos casos e uma experiência amigável tanto para quem envia quanto para quem gerencia os relatórios.

Sobre nós

A WhistleB é um provedor global de canal de denúncia de irregularidades e especialista em ética empresarial e compliance. Ajudamos os clientes a promover um ambiente de trabalho seguro e mais transparente. O serviço de denúncias da WhistleB é usado atualmente em mais de 150 países, inclusive no Brasil.

Nossa história

Fundada em 2011, nossa meta é fornecer um canal de denúncia com segurança e facilidade de uso classe mundial. Somos gratos pela confiança que nossos clientes depositam em nós, em todos os continentes.

Quer saber mais sobre como funciona? Ficaremos muito gratos em demonstrar qualquer das características acima mencionadas do sistema de denúncias da WhistleB.

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Jorge Secaf Neto

Representante de contas no Brasil e Portugal

Email: jorge.secaf@whistleb.com

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