Jak wybrać dostawcę infolinii zgłaszania nieprawidłowości

Jeśli Twoja organizacja zdecydowała się na wdrożenie wewnętrznego systemu whistleblowing (czyli infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach), być może zastanawiasz się, jak znaleźć odpowiedniego dostawcę infolinii, który zapewni najlepsze rozwiązanie.

Prawdopodobnie masz już listę kilku firm, które oferują poszukiwaną usługę informowania o nieprawidłowościach. Ponadto chcesz dokonać właściwego wyboru już za pierwszym razem. Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, o czym należy pamiętać, zanim przyjrzymy się jakiejkolwiek prezentacji sprzedażowej i demonstracyjnej.

Ten krótki przewodnik pomoże Ci wybrać odpowiedniego dostawcę infolinii dla Twojej organizacji.

Tak więc wszyscy dostawcy infolinii informowania o nieprawidłowościach są tacy sami, prawda?

Krótko mówiąc: nie. Jak mówią, diabeł tkwi w szczegółach. Ważne jest, aby pamiętać, że nawet na wysokim poziomie mogą wystąpić znaczne różnice w takich systemach.

Mogą występować różne normy, środki bezpieczeństwa i różnice w ochronie danych.

Jedni dostawcy mogą oferować szereg opcji raportowania, podczas gdy inni mogą oferować tylko jedną lub dwie opcje.

How to implement a whistleblowing system

Od czego zacząć?

Dobrym początkiem jest dysponowanie konkretnym dostawcą infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach, ale należy dążyć do rozmowy z więcej niż jednym dostawcą. Zwiększy to nie tylko szanse na zakup odpowiedniego rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości, ale także pozwoli Ci poznać różne punkty widzenia, dzięki czemu staniesz się „dobrze zorientowanym” kupującym.

 

  1. Określ, czego szukasz.
  2. Poszukaj renomowanego dostawcy infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach.
  3. Poznaj podstawową usługę.

Poszukiwanie odpowiedniego rozwiązania do zgłaszania nieprawidłowości

Czy masz już wybrane funkcje, które uważasz za ważne w infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach? Jeśli tak, nadszedł czas, aby zacząć rozglądać się na rynku i wybrać kilku odpowiednich dostawców infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach. Można to zrobić, korzystając z poniższych metod.

Rekomendacje kolegów

Porozmawiaj z osobami, które niedawno dokonały zakupu infolinii dla osób zgłaszających nieprawidłowości.

Porozmawiaj z byłymi kolegami/kierownikami, którzy mogli zawrzeć umowę z dostawcą infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach, którego mogą polecić.

W ten sposób szybko otrzymasz nazwy popularnych i renomowanych oferentów infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach.

Dowiedz się więcej o naszym rozwiązaniu WhistleB

Wydarzenia i konferencje

 

Wydarzenia branżowe i zawodowe mogą pomóc w nawiązaniu relacji – jest bardzo prawdopodobne, że ktoś inny miał ten sam problem, gdy szukał dostawcy infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach.

Zapytaj osoby, z którymi rozmawiasz, czy ich infolinia ds. zgłaszania nieprawidłowości spełniła ich potrzeby, spytaj o możliwość kontaktu z osobą z firmy, która zajmowała się takimi sprawami.

 

Spotkaj się z nami podczas nadchodzącego wydarzenia.

Wyszukiwanie online

Podczas wyszukiwania używaj właściwych słów kluczowych, więc jeśli szukasz wyłącznie zewnętrznej usługi whistleblowingu, użyj takich pojęć jak:

„Infolinia whistleblowing”, „linia etyczna”, „linia zgodności” lub „zabierz głos” w połączeniu ze słowami „dostawca”, „usługa”, „rozwiązanie” lub „oprogramowanie”.

Jeśli szukasz dostawcy infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach, który oferuje element oprogramowania, użyj powyższych pojęć w połączeniu z takimi słowami, jak:

„Zarządzanie incydentami”, „Zarządzanie sprawami” lub „rozwiązanie”

Usługi oznaczone jako „pomoc” lub „infolinie doradcze” oznaczają, że osoby zgłaszające mogą skorzystać z fachowej porady prawnej. Wyjaśnij to, aby uniknąć pomyłek.

Zrozumienie podstawowej usługi

Po ustaleniu listy potencjalnych dostawców infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach należy dokładniej przyjrzeć się konkretnym usługom dostępnym w ramach danej oferty oraz różnicom, jakie występują. Najszybszym sposobem jest odwiedzenie ich stron internetowych.

Jaka są różnice?

Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie „infolinie do zgłaszania nieprawidłowości”, „infolinie do zabierania głosu” i „infolinie etyczne” mają ten sam cel, którym jest ułatwienie przepływu wrażliwych informacji między pracownikami i konkretnymi osobami.

Potrzeba dalszego zagłębiania się, ponieważ istnieją ważne różnice, które zadecydują o sukcesie Twojego programu. Są to na przykład:

  1. Kanały zgłaszania i sposób ich zarządzania, podejście, proces, bezpieczeństwo i ochrona danych, technologia oraz usługi dodatkowe lub uzupełniające.

Kanały zgłaszania

Zapytaj o kanały zgłaszania udostępniane przez poszczególnych dostawców infolinii informowania o nieprawidłowościach oraz o sposób ich zarządzania.

Dowiedz się, czy ich kanał odbiorczy będzie dedykowany tylko dla Twojej organizacji, czy też będzie współdzielony (np. jeden numer telefonu udostępniony wszystkim klientom itp.).

Współdzielone kanały stwarzają zagrożenie dla prywatności danych i wymagają głębszego zbadania!

Poznaj nasze rozwiązania w zakresie zgłaszania.

Podejście

Poszukaj wskazówek, w jaki sposób dostawca podchodzi do procesów zgłaszania i czy odpowiada to Twoim wymaganiom.

Na przykład, możesz nadać priorytet dostawcom usług informowania o nieprawidłowościach z wieloma opcjami raportowania, jeśli chcesz dać pracownikom większą pewność działania.

Proces

Sprawdź, w jaki sposób każdy dostawca różni się pod względem sposobu rejestrowania, przetwarzania i przekazywania raportów do organizacji.

Niektórzy dostawcy umożliwiają dostosowanie części procesu, podczas gdy inni postępują według sztywnej procedury.

Bezpieczeństwo i ochrona danych

Uznane certyfikaty dają większą pewność co do dostawcy infolinii do zgłaszania nieprawidłowości; należy jednak zachować ostrożność w odniesieniu do tego, czego one dotyczą. Czy certyfikacja dotyczy:

Firmy, procesu, czy oprogramowania spełniającego normę?

Dowiedz się, jak chronimy dane.

Upewnij się, że wiesz, w jaki sposób i gdzie Twoje dane będą przetwarzane i przechowywane oraz że przetwarzanie będzie zgodne z przepisami i regulacjami, którym podlegasz, takim jak RODO.

Technologia

Technologie związane z procesem zgłaszania i usługami oprogramowania do zarządzania incydentami będą się różnić w zależności od dostawcy infolinii dla osób zgłaszających nieprawidłowości.

Dowiedz się, czy technologia oferuje najważniejsze funkcje, odpowiednie mechanizmy kontroli bezpieczeństwa i łatwość obsługi.

Zamów bezpłatną wersję próbną naszego rozwiązania

Usługi dodatkowe

 

Oprócz infolinii do zgłaszania nieprawidłowości istnieją również usługi uzupełniające, takie jak:

Szkolenie online dla pracowników, oprogramowanie do zarządzania sprawami, zarządzanie polityką i procedurami.

Może to być bardzo przydatne w perspektywie średnio- i długoterminowej, jeśli program infolinii dla osób informujących o nieprawidłowościach będzie pierwszym krokiem w opracowaniu kompleksowego programu zarządzania ryzykiem i zgodnością z przepisami.

Dlaczego warto wybrać WhistleB

W NAVEX wierzymy, że obsługa klienta jest podstawą każdej znakomitej firmy. Naszym celem w zakresie rozwiązania infolinii WhistleB jest zaoferowanie internetowego systemu zgłaszania nieprawidłowości z najlepszym w branży bezpieczeństwem, który jest niedrogi i prosty w użyciu.

Zobowiązujemy się do zapewnienia, że Twoje interesy jako pracodawcy będą chronione, jednocześnie wspierając Twoich pracowników. Wierzymy, że WhistleB firmy NAVEX osiąga to, zapewniając profesjonalną, elastyczną i bezstronną usługę informowania o nieprawidłowościach, która spełnia zmieniające się wymagania Twojej organizacji.

WhistleB firmy NAVEX:

  • Lata doświadczenia lidera w branży
  • Prosto i profesjonalnie
  • Dostępność 24/7/365
  • System używany przez firmy, organy publiczne i organizacje w ponad 150 krajach
  • Zgodność z krajowymi przepisami o ochronie danych, w tym z unijną dyrektywą RODO i unijną dyrektywą w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach

Infolinia NAVEX i usługi w zakresie zgłaszania nieprawidłowości cieszą się zaufaniem ponad 10 000 organizacji na całym świecie.

Zamów prezentację!

Twoja wiadomość została pomyślnie wysłana. Skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.

There seems to be some problem when sending your message. Try again soon.