Jak wdrożyć system whistleblowingu w organizacji

18 maja, 2021

Witamy w drugiej części krótkiej serii WhistleB poświęconej wdrażaniu systemu whistleblowing. W pierwszej części podkreśliliśmy istotność komunikacji przed wdrożeniem oraz przedstawiliśmy wskazówki dotyczące grup docelowych tej komunikacji, treści komunikatów oraz kanałów. 

W tym artykule koncentrujemy się na wstępnych krokach w organizacji, w tym powołaniu zespołu ds. whistleblowingu team oraz procesach, procedurach i aspektach prawnych wdrożenia systemu whistleblowingu.

Powołanie i przeszkolenie zespołu ds. whistleblowingu

Kto będzie odbierał zgłoszenia przesyłane w systemie whistleblowingu i zajmował się nimi? 

Wybór odpowiednich osób do zespołu ds. whistleblowingu wymaga zastanowienia. Wynika to z kilku powodów. Po pierwsze aspekt prawny; zgodnie z unijną dyrektywą w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach, większość organizacji w krajach członkowskich UE ma obowiązek wyznaczenia kompetentnej, niezależnej osoby, która będzie odbierać wszystkie zgłoszenia i je rozpatrywać. W ciągu następnych kilku lat takie osoby będą musiały wyznaczyć firmy. Będzie to mógł być pracownik firmy lub osoba z zewnątrz. Drugi powód to wpływ, realny lub wizerunkowy, osoby lub zespołu przyjmującego zgłoszenia na powodzenie i wiarygodność procesu whistleblowingu. Sygnaliści muszą ufać, że ich wątpliwości są traktowane poważnie i obsługiwane profesjonalnie; to „kto” stoi za tym procesem ma znaczenie krytyczne.

A zatem, kogo powołać do zespołu? Zalecamy wybór co najmniej dwóch osób odbierających — rzetelnych i cieszących się zaufaniem — najlepiej odpowiednio przeszkolonych do tej roli i posiadających kwalifikacje do oceny i rozpatrywania wrażliwych przypadków o niezwykle zróżnicowanej tematyce. Zasadą generalną jest unikanie nadmiernej rozbudowy zespołu, ale włączenie do niego osób o różnych kompetencjach z różnych części organizacji. Szeroki zakres kwalifikacji wzmocni rzetelność zespołu — zwykle trafią do niego osoby z działu prawnego i zgodności, wewnętrznego audytu i oceny ryzyka, etyki i HR. Coraz powszechniejsza staje się także obecność osób reprezentujących zarząd. 

Definiowanie procedur i procesów whistleblowingu 

Przed wdrożeniem systemu whistleblowingu konieczne jest zdefiniowanie szeregu procesów. Zamierzamy przygotować osobne artykuły opisujące trzy najważniejsze: procedurę zgłaszania, procedurę zarządzania przypadkiem i procedurę postępowania wyjaśniającego. W tym artykule skoncentrujemy się na dwóch mniej oczywistych procedurach: procedurze eskalowania oraz postępowaniu z przypadkami niekwalifikowanymi jako.

Eskalowanie: Zdefiniowanie procedury eskalowania będzie oznaczało, że dana organizacja liczy się z możliwością realizacji najgorszego scenariusza. Jeśli osoba z zespołu, na przykład dyrektor zarządzający/CEO lub przewodniczący zespołu zostanie oskarżony przez sygnalistę — fałszywie lub nie — to będzie nieprzyjemna sytuacja, w której zespół powinien mieć odpowiednie wsparcie i wiedzę odnośnie sposobu postępowania. Powszechnie przyjmowane są następujące zasady:

  • Jeśli oskarżenie dotyczy kogoś z zespołu whistleblowingu, ta osoba powinna zostać natychmiast wykluczona z postępowania wyjaśniającego.
  • Jeśli oskarżenie dotyczy dyrektora zarządzającego/CEO, zespół powinien zgłosić to Prezesowi Zarządu.
  • Jeśli oskarżenie dotyczy przewodniczącego zespołu, zespół musi to zgłosić innym członkom Zarządu.

Przypadki niekwalifikowane jako whistleblowing: Dzięki jasnej komunikacji (LINK do artykułu nr 1 w tej serii) i definicji zagadnień wchodzących w zakres whistleblowingu, organizacje mogą ograniczać prawdopodobieństwo przypadków niekwalifikowanych jako whistleblowing. Jednak takie zgłoszenia mogą pojawiać się mimo to, na przykład skargi związane z awansami, środowiskiem pracy lub niestosownymi zachowaniami współpracowników. 

Właściwe postępowanie w przypadku zgłoszeń, które nie należą ściśle do kategorii objętej whistleblowingiem, polega na przekierowaniu ich do merytorycznie właściwej komórki. Dobrą praktyką jest powiadomienie osoby, która przesłała zgłoszenie, i skierowanie jej do odpowiedniego menedżera, działu HR lub innej komórki. Przypominamy o potrzebie dbałości o wiarygodność procesu, z której wynika konieczność profesjonalnego podejścia także do zgłoszeń niekwalifikowanych jako whistleblowing. Aby w tym pomóc, system whistleblowingu powinien pozwalać na bezpieczne przydzielenie zgłoszenia do odpowiedniego działu.

Zwracaj szczególną uwagę na kwestie prawne

Nie można nie doceniać znaczenia aspektów prawnych whistleblowingu. Czy konieczne jest utrzymanie w poufności tożsamości sygnalisty? Jaki poziom ochrony danych należy zapewnić? Czy występują funkcje specjalne, które muszą występować w systemie? Poniżej wypunktowano niektóre z najważniejszych zagadnień wraz z ogólnym podsumowaniem niektórych, najbardziej stosownych kwestii prawnych.

Prawo krajowe: Przepisy krajowe dotyczące whistleblowingu różnią się na całym świecie. Obowiązujące obecnie rozwiązania chroniące sygnalistów na poziomie kraju często dotyczą ograniczonych sektorów, na przykład usług finansowych lub sektora publicznego. W innych krajach obowiązują przepisy zezwalające na zgłoszenia anonimowe lub ich zabraniające. Wciąż są kraje, w których szczegółowo rozstrzyga się treść i zakres organizacyjnych regulaminów dotyczących sygnalistów.  Kwestią newralgiczną jest konieczność zapewnienia zgodności z bieżącymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, ochrony sygnalistów itp. we wszystkich krajach, w których ma być oferowane rozwiązanie do whistleblowingu.

Bardziej rygorystyczne przepisy o ochronie danych osobowych: Przepisy dotycząceochrony danych osobowych stają się coraz bardziej rygorystyczne w skali globalnej. Unia Europejska przewodzi temu trendowi, a swoim Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) ustanowiła najbardziej surowe przepisy na całym świecie. W systemach whistleblowingu znajdą się potencjalnie wysoce wrażliwe dane. Dlatego zrozumiałe są daleko idące konsekwencje RODO dla organizacyjnych systemów whistleblowingu po wejściu rozporządzenia w życie w całej UE w 2018 r.

Unijna dyrektywa w sprawie ochrony osób informujących o nieprawidłowościach: Ta wspomniana już kilka razy w tym artykule regulacja zacznie obowiązywać od grudnia 2021. Jej celem jest zachęcenie sygnalistów na obszarze UE do zgłaszania takich nieprawidłowości w miejscu pracy, które naruszają prawo UE poprzez zapewnienie im ochrony. Nowe prawo obejmuje oszustwa, korupcję, unikanie przez przedsiębiorstwa zobowiązań podatkowych oraz niekorzystny wpływ na zdrowie ludzi i środowisko naturalne. 

W tym artykule poruszyliśmy kwestie organizacyjne. Jeśli potrzebujesz bardziej praktycznych wskazówek dotyczących wdrożenia systemu whistleblowingu, polecamy nasz, przystępnie napisany, podręcznik: Przewodnik budowy rozwiązania whistleblowingu, które zwiększy zadowolenie klientów i pracowników. Pobierz e-book albo zamów drukowany egzemplarz w sklepie Amazon lub Bokus.

Skontaktuj się z nami

Twoja wiadomość została pomyślnie wysłana. Skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.

There seems to be some problem when sending your message. Try again soon.

Founders blog