Varslingssystemer kommer i mange varianter og størrelser. De kan være digitale, telefonbaserte, ansikt til ansikt, epost, ekstern, intern eller kombinasjoner av alt dette. Hvilken som helst av disse variantene kan kalles en hotline for varsling. WhistleB tilbyr kundene en av de mest avanserte digitale varslingssystemer men, hvordan virker et varslingssystem?

Hvordan virker varsling?

Dette er hva som skjer i WhistleB’s varslingssystem, kort fortalt:

1. Varsleren logger seg inn online i varslingssystemet og sender en melding om sin bekymring, anonymt eller åpent, gjennom varslingssystemets kommunikasjonskanal.
2. Nominerte personer mottar en melding og logger seg inn i varslingssystemet på mottakersiden for å lese bekymringsmeldingen og for å ta en aksjon
3. For å bygge tillit, se nærmere på informasjon som er mottatt, og gå videre med mulige undersøkelser, opprettes en dialog med varsleren – en dialog som kan fortsettes anonymt gjennom hele den etterfølgende saksbehandlingen.
4. Ved avslutningen kan saker lukkes, arkiveres og slettes, i samsvar med den nasjonale lovgivning for personvern.

La oss se på hvorledes hvert av disse skrittene skjer gjennom varslingssystemet.

1. SKRITT: Varsleren sender en bekymringsmelding gjennom varslingssystemet

Varslingssystemet inneholder en kommunikasjonskanal som er kontaktflaten hvor organisasjonen kan kommunisere med varslerne, enten anonymt eller åpent. Varslere finner kanalen på organisasjonens hjemmeside. De kan velge å logge seg inn på hjemmesiden fra en rekke plattformer, slik som smarttelefoner, lesebrett eller laptops, når som helst og fra hvor som helst.
Når introduksjonssiden er åpnet, en side som tilpasses i det språk varsleren ønsker, kan varsleren lese om hvorledes varslingssystemet virker, de relevante personvernreglene og annen informasjon som gjør at de får tillit til systemet. De kan også velge.om de vil varsle anonymt eller åpent.
Varslerne leverer meldingen ved å fylle ut et spørreskjema som blir tilgjengelig på hjemmesiden. Organisasjonene kan tilpasse sitt spørreskjema slik at de mottar relevant informasjon for sin organisasjon. Varslerne beskriver hva som har skjedd og kan legge til relevante filer slik som fotografier. Neste skritt er å lese igjennom meldingen og trykke på send for å få sendt den av gårde. Rapporten blir kryptert i oversendelsen og etterfølgende lagring.
Etter at rapporten er sendt, vil varsleren umiddelbart motta et personlig ID nummer og passord på skjermen. Disse to brukes deretter for på en sikker måte nok en gang logge seg inn i kommunikasjonskanalen og ta stilling til spørsmål eller følge med på hvorledes bekymringsmeldingen blir behandlet. All etterfølgende informasjon er også kryptert. Ingen IP adresser blir lagret og anonymiteten er beskyttet gjennom hele varslingssystemet.

2. & 3. SKRITT: Et medlem av varslingsteamet logger seg på systemet, leser bekymringsmeldingen og tar en aksjon ved bruk av varslingssystemet.

Varslingssystemet sender en melding til det nominerte varslingsteamet i organisasjonen om at en bekymringsmelding er mottatt. Organisasjonen tar stilling til om denne notifikasjonen skal sendes via sms eller epost. Teamet logger seg på et Case Management verktøy i varslingssystemet ved bruk av et eller to passord for korrekt bruker identifikasjon for sikkerhetens skyld.
Et team medlem leser bekymringsmeldingen og tar en passende aksjon. En aksjon kan inneholde:
• Sende oppfølgnings-spørsmål til varsleren for å få mer informasjon
• Akseptere eller avslå bekymringsmeldingen
• Ta meldingen på alvor å gi den prioritet
• Utnevne en saksbehandler
• Starte en undersøkelse
Varslingssystemet tillater en sikker dialog med den anonyme varsleren og også andre eksterne parter, og det følger med en oversettelsesfunksjon til alle språk. Alle handlinger er sporbare og hver sak får en egen logg. Medlemmer i varslingsteamet mottar en generell oversikt over saker som er lagret i varslingssystemet og de kan legge til dokumenter, rapporter og on-line statistikk.
Case Management verktøyet gjør det mulig for saksbehandleren å utføre arbeidet på en juridisk korrekt måte som kan være forskjellig fra land til land. Hele varslingssystemet er tilpasset lokal lovgivning for håndtering av personvern.

4. SKRITT: Saker ferdigstilles og avvikles i varslingssystemet

Varslingssystemet legger til rette for lovmessig behandling av avsluttede saker. Personlige opplysninger som er inkludert i bekymringsmeldingen og etterfølgende undersøkelser kan slettes når saken er ferdig behandlet. Varslingssystemet tilbyr en ekstra sikkerhetsfunksjon her; via varslingssaken logg kan data ikke slettes uten at teammedlemmene notifiseres.
Alle persondata som må tas vare på i henhold til lovkrav kan lagres i henhold til dette.
Vi minner våre EU kunder om at undersøkelsesdokumentasjon og bekymringsmeldinger som blir arkivert bør anonymiseres; de bør ikke inneholde data som identifiserer personer direkte eller indirekte. Varslingssystemet gjør dette mulig ved enten å slette hele saken etter undersøkelsen er ferdig eller å arkivere saken etter å ha slettet personlige data.
WhistleBs varslingssystem har en gjennomgripende funksjonalitet som sikrer hensyn til varsleren og vedkommendes personvern på en lovmessig og sikker måte som er brukervennlig både for de som bidrar med opplysninger og de som administrerer sakene.
Ønsker du å få vite mer om hvorledes varsling virker? Vi står med glede til disposisjon for å gi deg en kostnadsfri demonstrasjon på ovennevnte systemer i WhistleB’s varslingstjeneste, kontakt oss:

Andreas Middelthon

WhistleB Norge

Email: andreas.middelthon@whistleb.com

Telephone: +47 97180381

Kontakt oss

How can I help you?
+

Hi,

Please, fill in the form, and we will get back to you shortly by e-mail.

Thank you for getting in touch. We will get back to you as soon as we can (during office hours Central European Time).