Hvordan støtter WhistleB varslingssystem samsvar med EU-direktiv om vern av varslere?
WhistleB-systemet støtter samsvar med kravene i EU-direktiv om vern av varslere («direktivet») og reduserer på den måten faren for overtredelser. Det sikrer overholdelse av taushetsplikten, sikkerhet, ordentlige tilbakemeldinger, grundig varslingsadministrasjon, innebygd personvern som standard og mye mer.
Videre overvåker teamet til WhistleB nasjonal lovgivning for å støtte samsvar med direktivet og overføringen av innholdet i direktivet til nasjonal lovgivning over tid.
Organisasjoner bør ta hensyn til følgende minstekrav i direktivet. WhistleB hjelper med å oppfylle dem:
1. Direktivets forpliktelser: En kanal for mottak av varslinger må være opprettet. Kanalen må være utviklet, satt opp og i drift på en sikker måte som sørger for taushetsplikt i forhold til varslers identitet og tredjeparter som nevnes i varsler, og forhindre tilgang for medarbeidere uten autorisasjon. Slike kanaler må tillate etter varslers ønske, varsling skriftlig og/eller muntlig, telefonisk eller med andre talemeldingssystemer.
WhistleB varslingssystem sikrer at informasjonen til varslere og tredjeparter forblir konfidensiell under hele prosessen. Varslers anonymitet garanteres via systemets tekniske funksjonalitet, både under varslingen og under oppfølgingen. All kommunikasjon lagres og overføres med ende-til-ende-kryptering. Tofaktorautentisering sikrer trygg tilgang til varslingsadministrasjonsverktøyet, slik at kun autoriserte personer har tilgang til varsler.
2. Direktivets forpliktelser: En bekreftelse på mottak av varsel må gis varsleren innen sju dager etter mottakelse.
WhistleB-systemet tillater tilbakemelding til varsler innen sju dager. Systemet sender også en melding til ansvarlig person ved mottak av nye varsler.
3. Direktivets forpliktelser: En upartisk person eller avdeling må tildeles for å følge opp på varsler og vedlikeholde kommunikasjon, be om ytterligere informasjon og sørge for tilbakemeldinger til varsleren.
WhistleB varslingsadministrasjonsverktøyet er utviklet for å sikre at brukere håndterer varsler i samsvar med direktivet, fra tilbud av tjenesten til mottak, etterforskning, avslutning, arkivering og sletting av et varsel.
4. Direktivets forpliktelser: Hvert varsel som mottas må ha en journal i samsvar med kravene om konfidensialitet.
WhistleB-systemet inkluderer aktivitets- og bruker-logger for å sikre at alle stadier av varslingsadministrasjonen journalføres.
5. Direktivets forpliktelser: Varsler må følges flittig opp av den ansvarlige person eller avdelingen, inkludert anonyme varsler, hvor dette er omfattet av nasjonal lovgivning.
Varslingsadministrasjonsverktøyet i WhistleB-systemet inneholder verktøy som gjør det mulig med sikker oppfølging i samsvar med disse kravene. Det gjør det mulig å tildele varsler til forskjellige teams for behandling, og samtaler blant team-medlemmer kan holdes på en sikker måte innenfor systemet. Eksterne spesialister, som etterforskere eller juridiske fagfolk, kan også legges til teamet fra sak til sak. Dessuten kan ressurssenteret til WhistleB gi aktuell informasjon om kravene i nasjonal lovgivning i forhold til oppfølging.
6. Direktivets forpliktelser: Det må gis en rimelig tidsramme for tilbakemelding til varsler om oppfølging av varslet, innen tre måneder etter at varslet er bekreftet.
WhistleB-systemet tillater tilbakemelding til varsler om etterforskningsprosessen innen tre måneder. Dette gjelder også for anonyme varslere.
7. Direktivets forpliktelser: All behandling av personopplysninger må være i samsvar med personvernforordningen.
WhistleB-systemet gjør det mulig for brukerne å oppfylle kravene til personvernforordningen samt til standard beskyttelse og innebygd beskyttelse. Systemet har kraftig kryptering og alle data lagres på sikre servere i EU. Tilgang til data er kun mulig av personer som er utpekt av kunden.
Hvis du vil vite mer om hvordan WhistleB-systemet støtter samsvar med EU-direktiv om vern av varslere, kan du bestille en gratis demo på denne lenken. Eller du kan ta kontakt med oss.
