Hvordan implementere et varslingssystem – organisering

Velkommen til den andre blogposten i WhistleBs lille serie om hvordan man kan implementere et varslingssystem I den første bloggposten fokuserte vi på hvor viktig det er med kommunikasjon i forkant av implementeringen og kom med tips i forhold til målgrupper, budskap og kanaler for kommunikasjon. 

I denne posten vil vi fokusere på hvordan det hele skal organiseres, alt fra varslingsteamet, prosesser og prosedyrer til det juridiske som man må ta hensyn til ved implementering av at varslingssystem.

Oppretting og opplæring av et varslingsteam

Hvem skal motta og behandle varsler som kommer via varslingssystemet? 

Det er viktig at de riktige personene utnevnes som medlemmer i varslingsteamet. Her må det foretas en grundig vurdering. Det er flere grunner til det. Først det juridiske aspektet. Under EU-direktiv om vern av varslere vil de fleste organisasjoner i EU måtte utnevne en kompetent, uavhengig person som skal motta og følge opp alle varsler. Det vil komme et krav om at selskaper i de kommende årene oppnevner en slik person, enten internt fra selskapet eller en ekstern person. Den andre grunnen er at evnen og oppfatningen til personen eller teamet som mottar varsler, vil være avgjørende for om varslingsprosessen blir troverdig og dermed en suksess. Varslere må kunne stole på at deres mistanker blir tatt på alvor og behandlet profesjonelt. Så “hvem” som står bak denne prosessen er en viktig faktor.

Så, hvem skal være med i teamet? Vi anbefaler at det velges minst to mottakere og at dette er folk med stor integritet og som folk har tillit til, helst er de opplært i rollen og har de ferdigheter som skal til for å vurdere og håndtere følsomme saker som kan variere veldig i innhold fra sak til sak. Som en tommelfingerregel bør teamet være lite, men inneholde forskjellige kompetanser fra forskjellige deler av organisasjonen. Stor bredde i ferdigheter vil være med til å stryke teamets integritet, og det vil typisk være folk innenfor områdene juridisk og samsvar, intern revisjon og risiko samt etikk og HR. Representanter fra styret blir også mer og mer vanlig. 

Definer varslingsprosedyrer og -prosesser 

Før et varslersystem kan implementeres, er det en rekke viktige prosesser som må defineres. Vi vil skrive egne poster for tre av disse: Varslingsprosedyren, sakshåndteringsprosedyren og etterforskningsprosedyren. I denne posten vil vi fokusere på to mindre åpenlyse prosedyrer: Eskaleringsprosedyren og hvordan håndtere saker som ikke defineres som varsler.

Eskalering: Å definere en eskaleringsprosedyre betyr at organisasjonen alltid må være beredt på at det verste kan skje. Hvis noen i teamet eller f.eks. administrerende direktør eller styreformannen beskyldes for noe av en varsler – med rette eller ikke – så er dette en ubehagelig situasjon og teamet må ha den støtte og kunnskap som skal til for å kunne handle og vite hva som skal gjøres. De følgende trinnene følges normalt:

• Hvis den anklagede er medlem av varslingsteamet, skal dette medlemmet ekskluderes fra etterforskningen med øyeblikkelig virkning.
• Hvis en administrerende direktør er anklaget, skal teamet varsle dette til styreleder.
• Hvis styreleder er anklaget, må teamet varsle dette til de andre medlemmene av styret.

Saker som ikke er varslingssaker: Organisasjonen vil redusere betydelig faren for mottak av saker som ikke kan defineres som varsler gjennom tydelig kommunikasjon (LENKE til bloggpost 1 i serien) og en definisjon av varsling. Men teamet kan likevel motta slike saker, f.eks. i form av klager relatert til forfremmelse, arbeidsmiljø eller kolleger som oppfører seg upassende. 

Den riktige fremgangsmåten for håndtering av saker som ikke strengt tatt er varsler, er å sende dem videre til korrekt instans. Det er god praksis å meddele personen som sendte varselet og opplyse om relevant leder eller annen avdeling, f.eks. personalavdelingen. Og det må gjentas: Det er alltid viktig å skape tillit i en varslingsprosess. Det betyr, at også saker som ikke kan defineres som varsler må håndteres profesjonelt. Derfor må varslingssystemet kunne tildele saken til den relevante avdelingen på en sikker måte.

Vær nøye med juridiske forhold

De juridiske aspektene ved varsling er meget viktige. Må du holde identiteten til varsleren fortrolig? Hvor høyt nivå skal databeskyttelsen ha? Er det en bestemt funksjonalitet som må være innebygd i systemet? Nedenfor nevnes noen av de viktigste aspektene man må ta hensyn til samt et sammendrag av noen av de mest aktuelle juridiske spørsmålene.

Nasjonale lover: Det finnes mange nasjonale lover om varsling og de er alle forskjellige fra hverandre. Beskyttelse av varslere på nasjonalt nivå, er som oftest begrenset til noen få sektorer, f.eks. finanssektoren og offentlig sektor. I noen land kan det ifølge loven være lovlig eller ulovlig å varsle anonymt. Og i andre land kan man være meget spesifikke om innholdet til organisasjoners varslingspolitikk og hvor omfattende den kan eller skal være.  Det viktige punktet i denne forbindelse, er at organisasjonen din må samsvare med alle gjeldende lover og regler om databeskyttelse, varslerbeskyttelse osv. i alle de landene hvor dere skal kunne tilby varsling.

Strengere databeskyttelseslover: Reguleringene i forhold til beskyttelse av personlige opplysninger blir stadig strengere globalt. EU har gått foran i denne utviklingen og har med personvernforordningen skapt den strengeste databeskyttelsesloven globalt. Varslingssystemer kan inneholde meget følsomme data. Derfor hadde personvernforordningen store konsekvenser for organisasjoners varslingssystemer, da den trådte i kraft i 2018.

EU-direktiv om vern av varslere Dette direktivet har vi nevnt noen ganger i denne posten og det vil tre i kraft i desember 2021. Formålet med direktivet, er å beskytte og motivere varslere i EU om å varsle om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen som bryter med EU-lovgivningen. De nye reglene omfatter svindel, korrupsjon, selskapsskatteunndragelse og skade på folks helse og miljøet. 

I denne posten har jeg vært inne på organisatoriske aspekter. Hvis du vil ha mer praktisk informasjon om hvordan dere kan implementere et varslingssystem, anbefaler vi at du ser nærmere på vår lettleste håndbok: ABC-guiden for opprettelse av varslingsystemer som øker kunder og ansattes tilfredshet. Last ned e-boken eller bestill en trykt kopi fra Amazon or Bokus.