Hvordan et varslingssystem kan implementeres – kommunikasjon

Velkommen til denne lille serien om hvordan man implementerer et varslingssystem. Selv om selve implementeringen av det aktuelle systemet kan være enkel, og det er enkelt hvis du bruker WhistleBs digitale prosess for implementering og oppstart, så er det viktig at ting som relatere seg til dette også blir korrekt utført, slik at organisasjonen oppnår maksimal verdi av varslingssystemet sitt. Det inkluderer kommunikasjon, ressurser for håndtering av de enkelte sakene, håndtering av det juridiske, spørsmål om når det er relevant å trekke inn eksterne parter osv. 

Denne første artikkelen i serien, handler om kommunikasjonen som omgir varslingssystemet. 

Hvem trenger å vite om varslingskanalen?

Organisasjoner bør tenke bredt om hvilke grupper som bør bli mer bevisst om varslingskanaler – ofte enda mer bredt enn de selv er klar over. Nesten alle interessenter, både interne og eksterne, er relevante.  

En av grunnene til at organisasjoner innenfor EU bør tenke veldig bredt, er det nye direktivet som snart trer i kraft og som vil beskytte både interne og eksterne interessenter som varsler om mistenkelig atferd i organisasjonen. De nye lovene vil omfatte de ansatte, tidligere ansatte, entreprenører, lærlinger, aksjeeiere, frivillige, leverandører og kunder som oppdager ulovlig atferd i en arbeidssammenheng. Personer som hjelper med å varsle om kritikkverdige forhold og tredjeparter som er knyttet til personen som varsler, og som kan oppleve gjengjeldelsesaksjoner i arbeidssammenheng, f.eks. kolleger eller slektninger til varsleren, er også beskyttet juridisk.

Denne listen vil sannsynligvis bli langt mer omfattende enn hva mange organisasjoner forventer.

Hvorfor er det viktig å kommunisere om varslingssystemet?

I tillegg til de rent juridiske forpliktelsene, er det en rekke fordeler ved å kommunisere ordentlig om varslingskanalen. 

La oss begynne med å se på kommunikasjonen med interne interessenter, som hovedsakelig gjelder organisasjonens ansatte. Forskning viser at mange mennesker ikke tør å varsle fordi de er redde for gjengjeldelser eller fordi de ikke tror at noe vil bli gjort med varslet. Dermed får ikke organisasjonen den følsomme informasjonen som er nødvendig for å stanse kritikkverdige forhold på et tidlig tidspunkt og redusere risiko. Så en stor del av kommunikasjonen som er rettet mot ansatte, handler om å opprette tillit til varslingssystemet og selve prosessen, samt i organisasjonen som en etisk arbeidsgiver, for å skape en åpen bedriftskultur hvor man kan ytre seg.  

Noen organisasjoner er bekymret for at de ved å opprette et varslingssystem, vil motta mange ikke-relevante varsler. WhistleBs egen kundeundersøkelsefant at dette ikke skjer så ofte. Men kommunikasjon om hva som kan varslers (se nedenfor) sikrer at organisasjonen mottar den rette typen varsler i stedet for, for eksempel, klager som skal sendes via andre kanaler.

La oss se litt på de juridiske forpliktelsene. Den nye loven om beskyttelse av varslere i EU forplikter organisasjoner til å kommunisere bestemte saker angående varsling (se nedenfor). Det betyr også at ordentlig kommunikasjon vil redusere misligholdelser i forhold til samsvar.

Når det gjelder eksterne interessenter, inkludert leverandører, kunder, partnere og investorer, eksisterer det to store fordeler som vi vil fremheve her. Den ene handler om tillit, som vi kom inn på ovenfor. Implementering av et varslingssystem viser alle parter at dere tar forretningsetikk på alvor og ønsker å være et transparent selskap. Dette er verdifullt i forhold til organisasjonens bærekraftprofil, noe som investorer er stadig mer interessert i å høre om.

Dessuten kan et varslingssystem være et godt alternativ når det gjelder håndtering av de mer fjerntliggende deler av forsyningskjeden, f.eks. i internasjonale organisasjoner med globale forsyningskjeder. Her kan eksterne parter være verdifulle som potensielle varslere. Når varslingssystemet åpnes opp for eksterne parter, kan dette utvide organisasjonens rekkevidde betydelig og det kommuniserer at dere virkelig ønsker å vite om det er mistanke om kritikkverdige forhold hos kunder eller leverandører.

Hva bør dere kommunisere om varslingskanalen?

Med tanke på det vi har diskutert ovenfor, bør formålet med kommunikasjonen være todelt:


Opparbeide tillit i organisasjonen og systemet

• Legg vekt på verdien og formålet ved varsling i forhold til økt transparens, redusert risiko og tap, og for å forebygge mot ulovlige aktiviteter på et tidlig tidspunkt.
• Fremstill varsling som noe som styrker organisasjonens kjerneverdier og etiske retningslinjer.
• Behandle varslere godt og kommuniser at alle som handler i god tro er både lojale og modige.

Hjelp folk med å føle seg trygge 

• La folk få anledning til å varsle anonymt, hvis det er mulig, og la dem vite at de kan forbli anonyme under hele prosessen med oppfølging og etterforskning.
• Fremhev sikkerhetsaspektet ved systemet, f.eks. kryptering av data og databeskyttelse, passord, ingen mulighet for å spore varslerens identitet osv.
• La folk få vite at de kan varsle når som helst, fra hvor som helst ved bruk av en enhet etter eget valg.
• Forsikre folk om at det ikke vil komme noen former for gjengjeldelse for varsler som er gitt i god tro. For EU-baserte selskaper, kan det kommuniseres at gjengjeldelser snart vil bli ulovlig og medføre straffetiltak.

Utdanne for å få riktig type varsler

• Forklar hvilke saker som ansees for å være varslingssaker, både juridisk og med hensyn til organisasjonens interne retningslinjer, versus saker som skal varsles via andre prosesser eller kanaler.
• Beskriv hvilke type informasjon som varsler skal inneholde.

Informere at saker vil behandles på en ordentlig måte.

• Beskriv hva som skjer med varsler når de er mottatt.
• Kommunisere når en varsler kan forvente å motta en bekreftelse på at varslet er mottatt og når det vil komme tilbakemeldinger. Disse tidsrammene vil bli regulert under det nye EU-direktiv om vern av varslere.
• Beskriv rollene eller kvalifikasjonene til dem som mottar og håndterer varslene.

Overholde juridiske krav

• Ifølge EU-direktivet, vil organisasjoner bli forpliktet til å kommunisere at en varsler kan henvende seg til eksterne kanaler, som kompetente myndigheter, og stadig være beskyttet for å varsle.
• Andre nasjonale lover kan også komme til å kreve at organisasjoner kommuniserer bestemte, relaterte saker fra andre land.

Tips om kommunikasjonskanaler

Hvordan når du ut med din kommunikasjon som er relatert til varsling? I tillegg til vanlige kommunikasjonskanaler, som selskapets hjemmeside og intranett, kan organisasjoner legge inn budskapet om hvor viktig varsling er i selskapets etiske retningslinjer, i presentasjonsmateriale og i andre opplæringsprogrammer og på dager med teambuilding. Det bør også lages egne retningslinjer for varsling og denne informasjonen kan bl.a. legges ut i selve varslingssystemet og presenteres når folk logger seg inn på det.  

Eksterne interessenter kan nås gjennom kanaler som organisasjonens hjemmeside, etiske retningslinjer for leverandører, nyhetsbrev for kunder, bærekraftsrapporter, oppdateringer for investorer samt i årsrapporter.

Hvis du vil ha en mer praktisk veiledning om hvordan dere kan implementere et varslingssystem, anbefaler vi at du tar en titt på vår lett tilgjengelige håndbok: ABC-guiden for opprettelse av varslingsystemer som øker kunder og ansattes tilfredshet. Last ned e-boken eller bestill den som trykksak fra Amazon eller .