Flere spørsmål om EU-direktiv om vern av varslere

WhistleB  inngår samarbeid med advokatfirmaer og andre for å hjelpe kunder med å håndtere spørsmål om EU-direktiv om vern av varslere, og direktivets juridiske implikasjoner. Som en del av vår oppgave med å gjøre overholdelse av de nye lovene så enkelt som mulig for bedrifter, har vi i de siste månedene holdt webinarer sammen med våre juridiske samarbeidspartnere. Deltakerne kommer med en blanding av juridiske og praktiske spørsmål, og de vil vi gjerne vil dele med deg. 

I denne posten oppsummerer vi svarene på spørsmål som vi fikk under et webseminar med det svenske advokatfirmaet Delphi. Selv om noen av svarene handler om det svenske markedet, kan de være like nyttige for selskaper i andre land. Rebecka Thörn, en partner hos Delphi, kom med juridisk innsikt, og WhistleB-direktør Karin Henriksson kom med praktisk innsikt om EU-direktiv om vern av varslere.


Spørsmål knyttet til den personen som mottar varslet.

Spørsmål: Hva innebærer det at personen som undersøker varselet må være uavhengig? Må det være en person utenfor organisasjonen? Kan en ansatt i en organisasjon eller bedrift virkelig anses som upartisk?

Det trenger ikke være en person utenfor organisasjonen. Ifølge den foreslåtte loven (i Sverige) er kravet at personen skal være «uavhengig», men han eller hun kan være ansatt i organisasjonen. Den utnevnte skal ha en stilling som tillater en viss grad av uavhengighet og autonomi, spesielt i forhold til toppledelsen. Litt som den stilling som ansvarlige for databeskyttelse har i dag, og personen trenger ikke å ha ansettelses- og oppsigelsesmyndighet. Varsler mottas vanligvis av en bestemt person, eller representanter fra følgende avdelinger: Juridisk, samsvar, HR eller økonomi.

Enkelte organisasjoner velger å outsource mottak og administrasjon av saker til klarerte tredjepartsleverandører.  


Spørsmål knyttet til å gi tilbakemelding til en anonym varsler.

Spørsmål: Hvordan kan vi i praksis gi tilbakemelding til anonyme varslere? Er dette gjort via en åpen kanal eller direkte? Hvis det er direkte til personen, hvordan kan de nås hvis varselet ble sendt anonymt?

Direktivet krever at den som varsler skal få passende tilbakemelding, noe som betyr at arbeidsgiveren skal svare på en eller annen måte og innenfor en viss tid.  Hvordan dette gjøres i praksis er avhengig av varslingskanalen som brukes i organisasjonen. WhistleBs system tillater for eksempel tilbakemeldinger til en varsler og muligheten til å stille spørsmål til varsleren. Dette krever imidlertid at varsler logger seg på varslingskanalen (anonymt) for å kunne lese tilbakemeldingene.

Hvis f.eks. et varsel mottas via en anonym e-post, bør tilbakemeldingen sendes til e-postadressen som varsler har brukt. Men det er selvfølgelig ikke et krav om å gi en tilbakemelding til en anonym varsler som det ikke er mulig å kontakte. 

Spørsmål: Hvordan kan en sak undersøkes på en forsvarlig måte hvis varsleren er anonym?

I Sverige viser undersøkelsen (i den foreslåtte loven) til en rekke tiltak som kan garantere den juridiske sikkerheten. Dette vil omfatte krav til oppfølging av saker som er varslet via varslingskanaler. Denne oppfølgingen skal også utføres av uavhengige og upartiske personer, som skal forsterke den juridiske sikkerheten. Alle som med hensikt er falskt anklaget, vil få mulighet til å varsle usann informasjon til politiet, f.eks. hvis personen anser at han eller hun har vært gjenstand for baktalelse.   


Spørsmål om ekstern varsling.

Spørsmål: Kan du være mer spesifikk om ekstern varsling? Kan flere lokale myndigheter/kommuner skaffe og bruke en felles ekstern etterforsker?

Ja, etter hvordan vi forstår dette i Sverige, så kan kommuner/lokale myndigheter samarbeide på dette området. 

Spørsmål: Hvilke eksterne myndigheter vil en varsler kunne gå til? 

Direktivet krever at bedrifter gir informasjon om muligheter for eksterne varslingskanaler, men de fleste land har ennå ikke kunngjort de kompetente myndighetene som vil bli utnevnt til denne rollen. I Sverige er det gjeldende forslaget at omtrent ti statlige etater skal implementere eksterne varslingskanaler, herunder den svenske skatteetaten og det svenske økonomiske kriminaltilsynet. Når den nye loven trer i kraft, vil vi vite hvilke myndigheter som vil bli pålagt å opprette slike kanaler.


Spørsmål om de typer lovbrudd/feilgrep som det kan varsles om.

Spørsmål: Er det bare brudd på bestemte typer lover som kan varsles, eller kan brudd på interne retningslinjer o.l. også varsles?

EU-direktiv om vern av varslere beskytter varslere som varsler om brudd på EU-loven. Hvert medlemsland i EU vil selv spesifisere andre områder for beskyttelse av varslere. Når det gjelder Sverige vil den foreslåtte nasjonale loven også beskytte dem som varsler om brudd på svensk lov, samt de som gir opplysninger om feilgrep som ikke er lovbrudd, men hvor det er i det offentliges interesse at forholdene blir kjent og redegjøres for. Brudd på intern politikk kan komme under denne siste kategorien, men varsler må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Spørsmål: Kan en organisasjon begrense hvilke type feilgrep som kan varsles? Hvis for eksempel et spørsmål om mobbing varsles, kan man så ignorere slike saker hvis de må ansees for normale klagesaker?

Den grunnleggende ideen bak direktivet er at personer som varsler om brudd på EU-lover, nasjonal lovgivning eller alvorlige lovbrudd, vil bli beskyttet under den nye loven. Dersom varselet ikke inneholder informasjon knyttet til disse spesifikke områdene, regnes det ikke som en varslingssak og skal ikke håndteres innenfor rammen av varslingssystemet. I slike tilfeller er det best å kontakte personen som sendte varselet, og henvise ham eller henne til den aktuelle lederen, personalavdelingen eller lignende.

Spørsmål: Er det meningen at varsler om hendelser og ulykker skal varsles via varslingssystemet, eller skal disse håndteres i et eget system?

Disse varslingstypene må håndteres utenfor varslingssystemet og i henhold til gjeldende prosesser. Det kan f.eks. bety at en klage må sendes til de nasjonale arbeidsmiljømyndigheter.


Spørsmål om implikasjoner for andre lover.

Spørsmål: Vil restriksjonene som i dag finnes i henhold til databeskyttelseslovgivningen også gjelde i henhold til de nye varslingslovene?

Restriksjoner og regler gjelder fortsatt i forbindelse med håndtering av personopplysninger, og det samme gjelder for andre lover om databeskyttelse.

Spørsmål: Hvordan kan offentlige myndigheter og andre offentlige organisasjoner sikre varslerens anonymitet, og holde undersøkelser og varsler konfidensielle, når en fullført sak blir offentlig informasjon? Kommer ikke slik informasjon inn under prinsippet om offentlig tilgang til offisielle dokumenter?

I Sverige foreslås viktige endringer i lovverket om taushetsplikt og offentlig tilgang til informasjon. Det foreslås f.eks. at varslere skal beskyttes ved absolutt konfidensialitet, og at det ikke må frigis informasjon som kan spores tilbake til personen som varslet.

Spørsmål: Vil det komme endringer i eksisterende beskyttelse mot represalier?

Forslaget er at dagens forbud mot represalier, i den svenske loven (2016:749) knyttet til særskilt vern mot represalier for arbeidstakere som varsler om alvorlige feilgrep, skal overføres til den nye varslingsloven. Ingen større endringer er forventet som følge av dette.

Hvis du har spørsmål om EU-direktiv om vern av varslere, kan du kontakte oss eller besøke nettstedet vårt.