Een klokkenluidershotline kiezen

Als u hebt besloten om een intern klokkenluiderssysteem (of klokkenluidershotline) op te zetten voor uw organisatie, vraagt u zich misschien af hoe u de juiste klokkenluidershotline kunt vinden die de beste oplossing voor u kan bieden.

Waarschijnlijk hebt u al een shortlist gemaakt van verschillende bedrijven die u de klokkenluidersdienst kunnen bieden die u zoekt. Daarnaast wilt u natuurlijk gelijk in één keer de juiste keuze maken. Daarom is het belangrijk dat u begrijpt waar u aan moet denken voordat u verkooppresentaties en demo’s bekijkt.

Deze korte handleiding helpt u bij het kiezen van de juiste klokkenluidershotline voor uw organisatie.

Dus alle leveranciers van klokkenluidershotlines zijn hetzelfde?

Nee, dat klopt niet. Zoals bekend zit het probleem hem in de details. Het is belangrijk op te merken dat er, zelfs op hoog niveau, aanzienlijke verschillen kunnen bestaan in klokkenluidersystemen.

Er kunnen verschillende normen en beveiligingsmaatregelen en verschillen in gegevensprivacy bestaan.

Leveranciers kunnen een assortiment aan rapportageopties aanbieden, terwijl anderen slechts één of twee opties leveren.

How to implement a whistleblowing system

Waar moet u beginnen?

Het is een goed begin om een bepaalde klokkenluidershotline in gedachten te hebben, maar u moet proberen met meer dan één leverancier te praten. Dit verhoogt niet alleen de kans op de juiste rapporteringsoplossing, maar stelt u ook bloot aan verschillende standpunten, zodat u een ‘geïnformeerde’ koper kunt worden.

 

  1. Bepaal wat u zoekt.
  2. Zoek een gerenommeerde klokkenluidershotline.
  3. Zorg dat u inzicht hebt in de kernservice.

Op zoek naar de juiste klokkenluidershotline

Hebt u besloten welke functies u belangrijk vindt in een klokkenluidershotline? Dan is het tijd om de markt op te gaan en een lijstje te maken van geschikte klokkenluidershotlines. Dit kan op een aantal van de volgende manieren.

Aanbevelingen van collega’s

Praat met mensen die onlangs een klokkenluidershotline hebben gekocht.

Overleg met voormalige collega’s/managers die mogelijk een klokkenluidershotline hebben ingeschakeld die ze kunnen aanbevelen.

Op die manier ontvangt u snel de namen van populaire en gerenommeerde klokkenluidershotlines die voor u beschikbaar zijn.

Lees meer over onze WhistleB-oplossing

Evenementen en conferenties

 

Professionele en industrie-evenementen kunnen helpen om contacten te leggen – het is zeer waarschijnlijk dat andere bedrijven met hetzelfde probleem werden geconfronteerd toen ze op zoek gingen naar een klokkenluidershotline.

Vraag de mensen die u ontmoet of hun klokkenluidershotline aan hun behoeften voldeed of om voorgesteld te worden aan iemand in het bedrijf die dergelijke zaken heeft afgehandeld.

 

Ontmoet ons op een komend evenement.

Online zoeken

Gebruik de juiste trefwoorden bij het zoeken, dus als u gewoon op zoek bent naar een uitbestede klokkenluidersdienst, gebruik dan termen zoals:

‘Klokkenluidershotline’, ‘ethieklijn’, ‘nalevingslijn’ of ‘speak up’ in combinatie met ‘aanbieder’, ‘dienst’, ‘oplossing’ of ‘software’.

Als u op zoek bent naar een klokkenluidershotline die een software-element aanbiedt, gebruik dan de bovenstaande termen in combinatie met termen als:

‘Incidentenbeheer’, ‘Casemanagement’ of ‘oplossing’

Diensten die als ‘helplijnen’ of ‘advieslijnen’ worden aangeduid, impliceren dat er juridisch gekwalificeerd advies beschikbaar is voor melders. Verduidelijk dit om verwarring te voorkomen.

De kernservice begrijpen

Nadat u een lijst hebt gevonden van potentiële klokkenluidershotlineproviders, moet u de specifieke diensten die ze aanbieden en de verschillen die ze vertonen, nader bekijken. De snelste manier om dit te doen, is door de servicepagina’s van hun website te bezoeken.

Wat is het verschil?

In grote lijnen hebben alle ‘klokkenluidershotlines’, ‘speak up-hotlines’ en ‘ethische helplijnen’ hetzelfde doel, namelijk het vergemakkelijken van het delen van gevoelige informatie tussen individuen en werknemers.

Er bestaat een noodzaak om dieper te graven, omdat er belangrijke verschillen zijn die het succes van uw programma zullen bepalen. Dit zijn bijvoorbeeld:

  1. Meldingskanalen en de wijze waarop die worden beheerd, benaderd en verwerkt, beveiliging en gegevensprivacy, technologie en aanvullende of complementaire diensten.

Meldingskanalen

Vraag naar de meldingskanalen die door elke klokkenluidershotline worden aangeboden en hoe ze worden beheerd.

Ontdek of het intake-kanaal enkel voor uw organisatie bestemd is of wordt gedeeld (bijv. één telefoonnummer dat gedeeld wordt tussen alle klanten, enz.).

Gedeelde kanalen vormen risico’s voor de privacy van gegevens en vereisen een grondiger onderzoek!

Ontdek onze rapporteringsoplossingen.

Aanpak

Zoek naar aanwijzingen over hoe de leverancier de rapportageprocessen benadert en of die overeenkomen met uw vereisten.

U geeft bijvoorbeeld de voorkeur aan klokkenluidersdiensten met een assortiment aan rapportagemogelijkheden als u uw medewerkers gerust wilt stellen en vertrouwen wilt geven.

Procedure

Ga na op welke manier elke leverancier verschilt in de manier waarop de rapporten worden vastgelegd, verwerkt en teruggestuurd naar organisaties.

Sommige leveranciers stellen u in staat om delen van het proces op maat te maken, terwijl andere een starre procedure volgen.

Beveiliging en gegevensprivacy

Erkende certificeringen bieden zekerheid over een klokkenluidershotline; er is echter voorzichtigheid geboden met betrekking tot wat dit inhoudt. Heeft het betrekking op:

Het bedrijf, een proces of een stuk software dat voldoet aan de norm?

Ontdek hoe wij gegevens beschermen.

Zorg ervoor dat u te weten komt hoe en waar uw gegevens worden verwerkt en opgeslagen en of dit voldoet aan de wet- en regelgeving die op u van toepassing is, zoals de AVG.

Technologieën

De technologie achter het meldingsproces en de incidentmanagementsoftwarediensten zullen voor elke klokkenluidershotline verschillen.

Vraag na of de technologie de belangrijkste functies biedt die u nodig hebt, met passende beveiligingscontroles en gebruiksgemak.

Vraag een gratis proefversie van onze oplossing aan

Extra services

 

Naast een klokkenluidershotline die een klokkenluidersdienst verleent, is er ook een voorziening voor aanvullende diensten zoals:

Online training van medewerkers, casemanagementsoftware, beleids- en procedurebeheer.

Dit kan zeer nuttig zijn op de middellange tot lange termijn als uw klokkenluidershotlineprogramma de eerste stap is in de ontwikkeling van een uitgebreid risico- en nalevingsprogramma.

Waarom kiezen voor WhistleB

Bij NAVEX geloven we dat klantenservice centraal staat in elk topbedrijf. Ons doel bij het aanbieden van de WhistleB-hotline bestaat erin een online klokkenluiderssysteem te leveren met toonaangevende beveiliging, dat betaalbaar en gebruiksvriendelijk is.

Wij verbinden ons ertoe uw belangen als werkgever te beschermen en tegelijkertijd uw werknemers te ondersteunen. Wij geloven dat WhistleB, van NAVEX, dit bereikt door een professionele, flexibele en onpartijdige externe klokkenluidersdienst  aan te bieden die voldoet aan de veranderende eisen van uw organisatie.

WhistleB van NAVEX:

  • Jarenlange ervaring als marktleider
  • Eenvoudig en professioneel
  • 24/7/365 bereikbaar
  • Gebruikt door bedrijven, overheidsinstanties en organisaties in meer dan 150 landen
  • Voldoet aan de nationale wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de EU-AVG en de Klokkenluidersrichtlijn van de EU

Meer dan 10.000 organisaties wereldwijd vertrouwen op de klokkenluidershotline en rapportagediensten van NAVEX.

Vraag vandaag nog een demo aan!

Uw bericht is succesvol verzonden. Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.

There seems to be some problem when sending your message. Try again soon.