Een klokkenluidersysteem invoeren – communicatie

april 27, 2021

Welkom bij deze korte serie over het invoeren van een klokkenluidersysteem. De implementatie van het systeem kan heel eenvoudig verlopen, als u gebruikmaakt van het digitale implementatie- en opstartproces van WhistleB. Er zijn echter nog enkele andere dingen die u goed op orde moet hebben, zodat uw organisatie maximaal kan profiteren van het klokkenluidersysteem. Het gaat onder meer om communicatie, middelen voor het beheer van de cases, omgaan met juridische aspecten, wanneer externe partijen moeten worden ingeschakeld, enzovoorts. 

Het eerste artikel in deze serie gaat over de communicatie rondom uw klokkenluidersysteem. 

Wie moet weten dat uw klokkenluiderskanaal bestaat?

Organisaties moeten goed nadenken over welke groepen precies op de hoogte moeten zijn van de aanwezigheid van het klokkenluiderskanaal, want het gaat vaak om meer partijen dan vooraf gedacht. Bijna alle stakeholders, intern en extern, zijn namelijk relevant.  

Voor organisaties in de EU geldt dat er een nieuwe richtlijn aankomt die bescherming biedt aan zowel interne als externe stakeholders die aan de bel trekken bij een vermoeden van onwettig gedrag van de organisatie. De nieuwe wetgeving is van toepassing op werknemers, voormalige werknemers, onderaannemers, stagiairs, aandeelhouders, vrijwilligers, leveranciers en klanten die op de hoogte zijn van onwettig gedrag op de werkvloer. Daarnaast worden mensen die helpen bij de melding van de misstand en derden die een band hebben met de melder, zoals collega’s of familieleden van de klokkenluider, en die in een zakelijke context met represailles te maken kunnen krijgen, wettelijk beschermd.

Deze lijst is waarschijnlijk een stuk langer dan veel organisaties vermoeden.

Waarom communiceren over het klokkenluidersysteem?

Afgezien van de wettelijke verplichtingen zijn er nog veel andere voordelen verbonden aan een goede communicatie over het klokkenluiderskanaal. 

Laten we beginnen met de communicatie richting interne stakeholders, in de eerste plaats de werknemers van een organisatie. Uit onderzoek is gebleken dat veel mensen geen melding durven doen uit angst voor represailles of omdat ze denken dat er niets met hun melding zal worden gedaan. Daardoor krijgen organisaties niet de informatie die ze nodig hebben om wangedrag een halt toe te roepen en risico’s te beperken. Een belangrijk deel van de communicatie met werknemers is er daarom op gericht om vertrouwen te wekken, in het klokkenluidersysteem en de klokkenluidersprocedure, en in de organisatie in haar rol van ethische werkgever, om een speak-upcultuur te creëren.  

Bij de implementatie van een klokkenluidersysteem vragen organisaties zich vaak af of ze niet een hoop irrelevante meldingen zullen ontvangen. Uit onderzoek onder klanten van WhistleB is gebleken dat dit meestal niet het geval is. Communicatie over wat en kan en mag worden gemeld (zie hieronder) zorgt er echter voor dat de organisatie het juiste type meldingen ontvangt, in plaats van bijvoorbeeld klachten die via andere kanalen moeten worden ingediend.

Even terug nog naar de wettelijke verplichtingen: de nieuwe Europese wetten ter bescherming van klokkenluiders verplichten organisaties ertoe om bepaalde zaken met betrekking tot klokkenluiden te communiceren (zie hieronder). Goede communicatie voorkomt dus ook risico’s op het gebied van compliance.

Wat betreft de externe stakeholders, waaronder leveranciers, klanten, partners en investeerders, zijn er twee belangrijke voordelen die wij willen benadrukken. Het eerste voordeel houdt verband met het hierboven vermelde element ‘vertrouwen’. De invoering van een klokkenluidersysteem maakt aan alle partijen duidelijk dat u ethisch te werk wilt gaan en een transparant bedrijf wilt zijn. Dit is waardevol voor het duurzaamheidsprofiel van een organisatie, en iets waar vooral investeerders steeds meer in geïnteresseerd zijn.

Verder kan een klokkenluidersysteem een uitstekende vervanging zijn voor het management in geïsoleerde delen van de waardeketen, zoals bij internationale organisaties met wereldwijde toeleveringsketens. Externe partijen kunnen hier waardevol zijn als mogelijke klokkenluiders. Door het meldingsgedeelte van het klokkenluidersysteem open te stellen voor externe partijen, vergroot u uw bereik en laat u zien dat daadwerkelijk wilt weten of een klant of leverancier wangedrag vermoedt.

Wat moet u communiceren over uw klokkenluiderskanaal?

Met het bovenstaande in gedachten, moet communicatie de volgende doelen hebben:


Vertrouwen in de organisatie en het systeem opbouwen

  • Benadruk de waarde en het doel van klokkenluiden om de transparantie te verbeteren, risico’s en verliezen te beperken, en strafbare activiteiten bijtijds te voorkomen.
  • Positioneer klokkenluiden als een versterking van de kernwaarden en de gedragscode van de organisatie.
  • Omarm klokkenluiders, door aan te geven dat mensen die te goeder trouw handelen, loyaal en moedig zijn.


Ervoor zorgen dan mensen zich veilig voelen

  • Laat mensen anoniem een melding indienen en laat ze weten dat ze anoniem kunnen blijven tijdens de follow-up en het onderzoek.
  • Benadruk de veiligheidsaspecten van het systeem, zoals versleuteling van gegevens en gegevensbescherming, wachtwoorden, de identiteit van de klokkenluider kan niet worden achterhaald, enzovoorts.
  • Laat mensen weten dat ze altijd en overal met een apparaat naar keuze aangifte kunnen doen.
  • Verzeker mensen ervan dat er geen represailles plaatsvinden voor meldingen die te goeder trouw zijn gedaan. Voor bedrijven die in de EU zijn gevestigd, geldt: communiceer dat dit binnenkort verboden wordt en dat er boetes op staan.


Mensen trainen, zodat u het juiste type meldingen krijgt

  • Leg uit voor welke gebeurtenissen een melding kan worden ingediend, zowel wettelijk als met betrekking tot het interne beleid, en welke zaken via andere processen of kanalen moeten worden gemeld.
  • Beschrijf het type informatie dat in de melding moet worden opgenomen.


Informeren dat cases zorgvuldig zullen worden afgehandeld

  • Beschrijf wat er met de meldingen gebeurt zodra ze ontvangen zijn.
  • Geef aan binnen welke termijn een klokkenluider een bevestiging en feedback kan verwachten. Deze is vastgelegd in de nieuwe Europese Klokkenluidersrichtlijn.
  • Beschrijf de aard van de rollen of personen die de ontvangen meldingen mogen beheren.

Voldoen aan wettelijke voorschriften

  • Volgens de Europese Klokkenluidersrichtlijn zijn organisaties straks verplicht om mee te delen dat een klokkenluider van externe kanalen gebruik mag maken, zoals de bevoegde autoriteiten, en toch bescherming geniet omdat hij/zij een melding heeft ingediend.
  • Ook andere nationale wetten kunnen organisaties ertoe verplichten bepaalde dingen in verschillende landen mee te delen.

Tips voor communicatiekanalen

Hoe bereikt u iedereen met uw communicatie over klokkenluiden? Naast de reguliere communicatiekanalen, zoals het internet en intranet, moeten organisaties onderdelen over het belang van klokkenluiden opnemen in de gedragscode voor werknemers, in materiaal voor introductie- en andere opleidingsprogramma’s en teamdagen. Er moet ook een speciaal klokkenluidersbeleid worden gepubliceerd en als er een digitaal kanaal beschikbaar is dan kan informatie worden verstrekt in het klokkenluidersysteem als mensen inloggen.  

Externe stakeholders kunnen worden bereikt via kanalen zoals de website van uw organisatie, een gedragscode voor leveranciers, nieuwsbrieven voor klanten, een duurzaamheidsverslag, updates voor investeerders en ook het jaarverslag.

Als u meer praktische richtsnoeren wenst voor de invoering van een klokkenluidersysteem, raden wij u aan ons eenvoudige handboek te raadplegen: De ABC-gids voor het opzetten van een klokkenluidersoplossing die de tevredenheid onder klanten en werknemers verhoogt. Download het e-book of bestel een gedrukt exemplaar bij Amazon of Bokus.

Neem contact op

Uw bericht is succesvol verzonden. Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.

There seems to be some problem when sending your message. Try again soon.

Founders blog

whistleblowing system april 28, 2020 Once again this year, risk prevention was cited as one of the key benefits of having a whistleblowing system in place
Bekijk alles ›

WhistleB news

whistleblowing system april 27, 2021 Een klokkenluidersysteem invoeren – communicatie
Bekijk alles ›

Webinars

best practices whistleblowing april 20, 2021 Best practices voor klokkenluiden
Bekijk alles ›

Media

Een klokkenluidersysteem invoeren – communicatie Meer vragen over de Europese Klokkenluidersrichtlijn Hoe versterkt het klokkenluidersysteem van WhistleB de naleving van de Europese Klokkenluidersrichtlijn?