Een klokkenluidersysteem implementeren – casemanagement

mei 25, 2021

In dit derde artikel in onze reeks over het implementeren van een klokkenluidersysteem, bekijken we de specifieke elementen van casemanagement. In het eerste artikel hebben wij u een leidraad gegeven voor de communicatie over klokkenluiden om vertrouwen op te bouwen, mensen te helpen zich veilig te voelen zodat ze een rapportage durven indien en ze te informeren over het wat en hoe. Het tweede artikel was gericht op de voorbereiding van de organisatie (afgezien van het systeem) op het gebied van het juiste team samenstellen, belangrijke procedures en juridische aangelegenheden.

Maar als de eerste rapportages binnenstromen, hoe moeten ze dan worden verwerkt? 

1. Een rapportage ontvangen

Bevestig dat de rapportage is ontvangen
Wanneer het klokkenluidersteam een bericht krijgt dat er een rapportage is ingediend, moet het proberen zo spoedig mogelijk in te loggen om het rapport te bekijken. De reactie is een cruciaal onderdeel van het opbouwen van vertrouwen in het casemanagementproces, dus de klokkenluider moet snel te horen krijgen dat de rapportage is ontvangen. In de Europese Klokkenluidersrichtlijn wordt een ‘tijdige reactie’ gedefinieerd als binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging aan de klokkenluider sturen. Dit kan automatisch via een digitale oplossing.

Beoordeel of de rapportage een klokkenluiderskwestie is
Vervolgens moet het klokkenluidersteam de inhoud beoordelen en beslissen of de rapportage als klokkenluiderskwestie wordt aanvaard of afgewezen. Als de rapportage niet wordt aanvaard, dan dient de melder hierover te worden geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste instantie/persoon. (Link naar vorige blog in de serie). Het klokkenluidersteam kan een rapportage weigeren indien:

  • Het vermeende gedrag kan niet worden gerapporteerd volgens de klokkenluidersrichtlijnen van de organisatie;
  • De rapportage niet te goeder trouw is ingediend of kwaadwillend is;
  • Er onvoldoende informatie is voor verder onderzoek.

De rapportage delegeren en het gedurende het gehele afwikkeling volgen
Als de rapportage moet worden behandeld als een klokkenluiderszaak, moet deze als zodanig worden gecategoriseerd en veilig worden gedelegeerd aan de juiste persoon of het juiste casemanagementteam om verdere actie te ondernemen. De cases moeten ook worden gemonitord om ervoor te zorgen dat er passende vooruitgang wordt geboekt als ze zijn gedelegeerd.

2. Een klokkenluidersrapportage onderzoeken 

Elk geval moet worden onderzocht naar gelang de specifieke situatie, maar u zou het volgende moeten kunnen doen met het klokkenluidersysteem:

Strenge beveiliging handhaven
Alle communicatie in verband met een case moet voldoen aan strikte gegevensbeschermingswetten en de vertrouwelijkheid en/of anonimiteit van de klokkenluider eerbiedigen. Om dit te vergemakkelijken kunt u overwegen een klokkenluidersysteem in te voeren dat beveiligd chatten tussen gemachtigde personen, beveiligde (her)toewijzing van cases en een veilige dialoog met de klokkenluider mogelijk maakt. Daarnaast moeten er een aantal veiligheidsfuncties aanwezig zijn, waaronder de encryptie van gegevens die onderweg en opgeslagen zijn, en de niet-traceerbaarheid van IP-adressen.

Meer informatie krijgen van de klokkenluider 
Meldingen van klokkenluiders zijn zelden meteen geschikt voor verder onderzoek als ze binnenkomen bij het team. In uw klokkenluidersproces moet daarom plaats zijn voor een dialoog met de melder, hetzij via een technische oplossing, hetzij via een ander degelijk feedbackproces. Een dialoog schept vertrouwen en zorgt ervoor dat u tot de kern van een verslag kunt doordringen. Het systeem moet daarom veilige bestandsuploads van de klokkenluider ondersteunen, als uw klokkenluidersteam dergelijk materiaal als bewijs wil vergaren. 

Wijs de juiste deskundigen aan
Aangezien het onderwerp van de rapportages sterk kan verschillen, is het niet ongebruikelijk dat er extra deskundigen nodig zijn om een case naar behoren te onderzoeken. Dit kunnen professionals zijn, zoals arbeidsrechtadvocaten of onderzoekers op het gebied van financieel-economische criminaliteit, en zij kunnen van binnen of van buiten uw organisatie afkomstig zijn. Zodra de case is gecategoriseerd, moet het systeem de mogelijkheid bieden om deze deskundigen op een veilige manier en per geval aan het team toe te voegen.

Meer feedback aan de klokkenluider geven
Volgens de Europese Klokkenluidersrichtlijn moeten organisaties de klokkenluider binnen drie maanden feedback geven over de follow-up van hun rapportage. Of uw bedrijf nu onder deze wet valt of niet, het is een goede gewoonte om feedback te geven om vertrouwen op te bouwen. Er moet echter een evenwicht worden gevonden tussen de rechten en plichten van de klokkenluider, de onderneming en andere betrokkenen (bijv. de beschuldigde). Dus wees voorzichtig in deze situatie. Deel geen gevoelige informatie met de klokkenluider, want dat kan schadelijk zijn voor het onderzoek en het oplossen van de wantoestand. Als de melder anoniem is, moet er wellicht extra zorg worden besteed aan het opbouwen van vertrouwen bij beide partijen. Technologie kan een bijdrage leveren aan een dialoog waarbij de anonimiteit van de klokkenluider behouden blijft. 

3. Het verslag correct vastleggen, verwijderen en archiveren

Vastleggen: zorg er altijd voor dat u een goede administratie bijhoudt en alle gegevens verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Dit betekent in dat er een dossier moet worden aangelegd van elke ontvangen rapportage en van de acties die elk lid van het casemanagementteam heeft ondernomen.

Verwijderen: persoonsgegevens in klokkenluidersverslagen en onderzoeksdocumenten moeten vervolgens worden verwijderd zodra het onderzoek is afgerond, met uitzondering van persoonsgegevens die vanuit juridisch oogpunt moeten worden bewaard. 

Archiveren: sommige wetten schrijven voor dat gearchiveerde onderzoeksdocumenten en klokkenluidersrapportages moeten worden geanonimiseerd. Met andere woorden, ze mogen geen persoonsgegevens bevatten, waardoor personen direct of indirect kunnen worden geïdentificeerd. 

Als u meer praktische richtsnoeren wenst voor de invoering van een klokkenluidersysteem, raden wij u aan ons eenvoudige handboek te raadplegen: De ABC-gids voor het opzetten van een klokkenluidersregeling die de klant- en werknemerstevredenheid verhoogt. Download het e-book of bestel een gedrukt exemplaar bij Amazon of Bokus.

Neem contact op

Uw bericht is succesvol verzonden. Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.

There seems to be some problem when sending your message. Try again soon.

Founders blog