Scarica il nostro whitepaper contenente le sette misure da implementare per essere pronti alla Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower
L'articolo identifica le sette misure principali che le organizzazioni devono adottare per prepararsi ed essere conformi alla Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower. Molte organizzazioni ed enti pubblici saranno interessati dalla Direttiva a partire da dicembre e dovranno implementare una serie di misure per essere conformi alle nuove regole.
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Come adeguarsi alla nuova direttiva UE per la protezione dei whistleblower
50 dipendenti o più? Se è il vostro caso, allora la direttiva dell’UE per la protezione degli informatori riguarda anche voi.
Qui sotto i nostri consigli per restare a norma.
La direttiva dell’UE a tutela degli informatori
La nuova direttiva dell’Unione Europea per la protezione dei whistleblower (o informatori) ha il fine di tutelare e incoraggiare coloro che, nel territorio dell’Unione, segnalino violazioni del diritto Europeo sul proprio luogo di lavoro. Tutte le aziende private e gli enti pubblici con almeno 50 dipendenti dovranno stabilire dei canali di segnalazione sicuri. Ma che cos’è che gli informatori possono riportare? E chi può farlo?
Approfittate della direttiva UE per la protezione degli informatori per rivalutare il vostro business
La vostra società riuscirà facilmente a trasformare in opportunità le segnalazioni degli informatori scegliendo le giuste risorse, implementando le procedure adeguate e un sistema di segnalazione interno. Questa è l’esperienza di molti clienti di WhistleB i quali hanno scelto di implementare un sistema di segnalazione interno a scopo preventivo. Avere un sistema di informazione a disposizione potrebbe contribuire a ridurre le occorrenze all’origine. Evitare o ridurre i danni grazie a canali di comunicazione efficienti è già di per sè un buon rendimento sull’investimento iniziale.
“L’abbiamo sentito dire svariate volte dai nostri clienti: i whistleblower sono fonti di informazioni preziose e difficilmente ottenibili altrove, che possono a volte salvare intere aziende da tracolli economici e reputazionali.”
Gunilla Hadders e Karin Henriksson
Co-Fondatrici di WhistleB
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Suggerimenti principali per prepararsi alla Direttiva UE per la protezione degli informatori
Confidenzialità dell'identità del segnalante anonimo
Cosa dice la legge:
Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno i canali per la ricezione dei rapporti progettati, impostati e gestiti in modo sicuro, che garantiscano la confidenzialità dell’identità del segnalante anonimo e delle eventuali terze parti menzionate nel rapporto e che impediscano l’accesso ai membri dello staff non autorizzati.
Consiglio di WhistleB:
Consentire la segnalazione e il dialogo anonimi
- La segnalazione e il dialogo anonimi sono essenziali perché le persone abbiano il coraggio di farsi avanti. Usare un sistema che consenta di assicurare l’anonimato del segnalante anonimo sia durante la segnalazione che nel dialogo successivo.
- Usare un sistema con uno strumento di gestione dei casi sicuro, tramite il quale sia possibile nominare le presone autorizzate a leggere i rapporti ricevuti e a intraprendere le relative misure.
Tempi di risposta
Cosa dice la legge:
Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno la conferma di ricevimento al segnalante entro un massimo di sette giorni. La legge stabilisce anche un limite di tempo di tre mesi dal ricevimento fino all’invio di un feedback al segnalante riguardo al follow-up.
Consiglio di WhistleB:
- Assicurarsi di disporre di un team dedicato al ricevimento di questi rapporti e il giusto team per gestire e fornire un feedback tempestivo al segnalante.
- Il destinatario dei messaggi dei segnalanti anonimi deve essere notificato immediatamente mediante SMS ed e-mail del ricevimento di un rapporto. Tuttavia, limitare l’uso delle e-mail alle notifiche; tutti i messaggi dei segnalanti anonimi che possono contenere dati sensibili o personali devono essere criptati in modo sicuro e gestiti all’interno di un sistema sicuro.
- Se la propria organizzazione riceve molti messaggi, è consigliabile predisporre dei messaggi standard da inviare ai segnalanti anonimi
Referenti
Cosa dice la legge:
Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno la designazione di una persona imparziale o un reparto competente per il follow-up dei rapporti (…) che mantenga le comunicazioni e, laddove necessario, chieda maggiori informazioni e fornisca un feedback al segnalante.
Consiglio di WhistleB:
Assicurarsi di disporre del giusto sistema, competenze e routine per gestire le analisi
- Costituire un team che sia il più possibile non operativo, i cui ruoli provengano da diverse parti dell’organizzazione. Ciò rafforzerà l’integrità del team. Nello studio sui clienti di WhistleB del 2019, il team dedicato alle segnalazioni il più delle volte comprendeva le seguenti competenze: legale e compliance, revisione interna e rischio, etica e HR. Inoltre, sempre più spesso anche alcuni rappresentanti del Consiglio di Amministrazione entrano a far parte del team.
- Assicurarsi di disporre un sistema che consenta di aggiungere le competenze necessarie caso per caso.
- Assicurarsi di disporre di un canale tramite il quale il segnalante anonimo possa aggiungere foto, video, documenti di testo e altri formati di file, che consenta anche la pulizia dei metadati.
Follow-up
Cosa dice la legge:
Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno un follow-up solerte al rapporto da parte della persona o del reparto designato, un follow-up solerte laddove stabilito dalle leggi nazionali relativamente alle segnalazioni anonime e un periodo di tempo ragionevole per fornire un feedback al segnalante riguardo al follow-up al rapporto.
Consiglio di WhistleB:
Selezionare un sistema robusto di gestione dei casi per supportare un follow-up solerte
- Assicurarsi che il proprio servizio di segnalazione anonima includa uno strumento di gestione dei casi integrato con il canale di segnalazione e che consenta un dialogo con i segnalanti anonimi o non anonimi. Ciò assicurerà un follow-up e un’elaborazione dei casi scorrevoli, conformi e sicuri. Secondo lo studio sui clienti di WhistleB del 2019: circa il 50% di tutti i rapporti hanno portato a un dialogo con il segnalante anonimo.
- Se la propria organizzazione opera a livello multinazionale, selezionare un sistema che disponga di un supporto di traduzione sicuro per la comunicazione in qualsiasi lingua.
Valutare il modo in cui la propria organizzazione gestisce le analisi
- Trattare le analisi con la massima confidenzialità e con il massimo rispetto nei confronti del segnalante anonimo e della persona accusata.
- Stabilire dei processi per gli eventuali piani di azione necessari sulla base dell’esito delle analisi.
- Le analisi possono richiedere competenze molto specialistiche che i leader possono esternalizzare, oppure è possibile costituire un team interno che riceva i rapporti. In questo caso, è importante disporre di un sistema che consenta agli utenti esterni di essere inclusi in modo sicuro nella gestione dei casi.
Comunicazione e informazioni
Cosa dice la legge:
Le procedure per la segnalazione e il follow-up dei rapporti includeranno informazioni chiare e facilmente accessibili riguardo alle condizioni e alle procedure per la segnalazione esterna alle autorità competenti e, laddove pertinente, agli istituti, agli enti, agli uffici o alle agenzie del sindacato.
Consiglio di WhistleB:
Fare il possibile per dare ispirare fiducia alle persone che inviano rapporti interni
La presenza di un proprio servizio di segnalazione affidabile, di persone competenti che gestiscano i messaggi e di un processo approfondito aumenta le probabilità che un’organizzazione riceva i messaggi internamente e che sia in grado di affrontare e correggere i problemi in modo adeguato. Un servizio di segnalazione robusto è un modo concreto per dimostrare che l’organizzazione fa sul serio riguardo alle proprie linee guida etiche e che è disposta ad ascoltare quando le cose vanno male. È anche una forma di garanzia: un servizio di segnalazione anonima interna consente di prevenire un condotta inappropriata prima che si verifichi.
Conformità al regolamento GDPR
Cosa dice la legge:
Qualsiasi elaborazione di dati personali eseguita ai sensi della Direttiva deve essere conforme al regolamento GDPR.
Consiglio di WhistleB:
Un sistema conforme al regolamento GDPR facilita il processo
- Scegliere un sistema conforme al regolamento GDPR, progettato per aiutare l’organizzazione a rispettare il GDPR.
- Funzioni utili per la conformità comprendono i registri dei casi e degli utenti, traduzioni sicure ed eliminazione dei dati personali alla chiusura dei casi.
- Assicurarsi di informare correttamente i potenziali utenti sulle differenze nazionali di segnalazione.
Conservazione di registri dei rapporti
Cosa dice la legge:
Le autorità e le persone giuridiche private e pubbliche devono mantenere dei registri di ogni rapporto ricevuto, in conformità con i requisiti sulla confidenzialità stabiliti. I rapporti non saranno archiviati più a lungo del necessario e per un periodo adeguato.
Consiglio di WhistleB:
Completare e chiudere i casi con un servizio di segnalazione integrato
- Assicurarsi di mantenere un registro degli utenti e dei casi per ogni caso. Un servizio di segnalazione conforme al regolamento GDPR lo fa automaticamente.
- Assicurarsi che il proprio servizio di segnalazione consenta l’eliminazione dei dati personali in linea con il principio di responsabilità del GDPR.
Count-down alla direttiva UE per la protezione dei whistleblower
16 Aprile 2019
Adoption of the EU Whistleblower Protection Directive.
Seconda metà del 2021
(o due anni dopo l’adozione) La nuova legge dev’essere implementata nelle legislazioni nazionali dei paesi membri. Enti pubblici e privati con 250 dipendenti o più dovranno adeguarsi alla nuova legge.
Seconda metà del 2023
(o due anni dopo l’entrata in vigore) Enti pubblici e privati con un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249 devono essere pronti a rispettare la nuova legge.
Quale tipo di canale di segnalazione si dovrà implementare?
I canali di segnalazione interni sono più importanti che mai. Secondo la direttiva, gli impiegati dovrebbero essere incoraggiati a riportare internamente, prima di tutto ai propri datori di lavoro, qualora un canale di comunicazione interno fosse disponibile. Tuttavia, i whistleblower saranno protetti dalla direttiva anche nel caso in cui riportino alle autorità o ai media.
La direttiva UE per la protezione dei whistleblower pone dei requisiti specifici sulla natura e il tipo di canale di segnalazione da mettere a disposizione. La soluzione WhistleB rispetta tutti i criteri richiesti dalla nuova legge, e per questo è diventata l’unico punto di riferimento per centinaia di clienti in tutta Europa.
