Servizio di segnalazione WhistleB: come funziona?

Servizio di segnalazione: come funziona?

WhistleB offre una piattaforma di servizio di segnalazione facilmente fruibili da dipendenti e agenti esterni per segnalare sospetti di condotta eticamente scorretta o mancanze in materia di compliance. I casi segnalati saranno gestiti facilmente con lo strumento di gestione dei casi integrato nella soluzione.

Il servizio è offerto attraverso diversi data centres attivi 24 ore su 24. I dati dei nostri clienti sono tenuti al sicuro grazie a comunicazioni criptate, prassi di riduzione e gestione di potenziali rischi, oltre a penetration testing condotto regolarmente. I dati sono conservati all’interno dell’area UE.

Il servizio WhistleB è flessibile e adattabile a varie dimensioni. Inoltre, WhistleB è impegnata a sviluppare continuamente la piattaforma di servizi a seconda delle richieste della clientela.

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Il servizio di segnalazione

Canale di comunicazione

… permette al segnalante di inviare messaggi a chi di dovere, e all’organizzazione di rispondere adeguatamente, instaurando un dialogo con la fonte anonima.

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potrete ricevere messaggi su presunte irregolarità direttamente da dipendenti o altri stakeholder e rispondere con un’azione immediata.

Il Canale di comunicazione, compresa la pagina iniziale e il questionario, possono essere personalizzati in modo da ricevere informazioni importanti per la vostra organizzazione. È possibile creare canali di comunicazione distinti per gruppi target, ad esempio fornitori e clienti. Le informazioni sulle restrizioni legali nazionali in materia di riservatezza dei dati sono contenute nella versione linguistica pertinente del Canale di comunicazione.

Un canale telefonico per le segnalazioni vocali può essere integrato, se necessario, nel sistema. Può essere messo a disposizione nei singoli Paesi.

Strumento di gestione dei casi

… … permette di comunicare direttamente con il segnalante e di gestire i casi in maniera corretta. Riceverete una panoramica dei vostri casi nel sistema e…

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Lo Strumento di gestione dei casi è facile da utilizzare e offre funzioni importanti che facilitano la ricezione, il monitoraggio e la gestione dei casi.

Lo strumento consente di comunicare in modo sicuro con i segnalanti anonimi e anche con gli stakeholder esterni. Usufruirete anche di supporto linguistico integrato, statistiche online e follow-up. Comprende un ottimo supporto nella definizione delle impostazioni di sicurezza, ad esempio l’autenticazione a più fattori e la gestione dell’autorità degli utenti.

Lo strumento WhistleB di gestione dei casi consente l’osservanza delle disposizioni di legge in materia di segnalazione delle irregolarità nelle diverse giurisdizioni ed è in linea con la legislazione per il corretto trattamento dei dati personali.

Sicurezza dei dati e aspetti legali

WhistleB protegge l’anonimato dei segnalanti e tutela i dati dei propri clienti. Il servizio di segnalazione è conforme alla norma ISO 27001, garantendo così il migliore livello di sicurezza e rispetto della privacy. Inoltre, il servizio è conforme a tutte le normative e alle leggi nazionali in materia di protezione dei dati, ed è anche conforme al Regolamento Generale dell’Unione Europea sulla protezione dei dati (GDPR), il più rigido al mondo.
Visitate il WhistleB Trust Centre » per saperne di più e/o contattarci.

Implementazione e assistenza clienti

Seguiamo i nostri clienti nel processo di implementazione per assicurare che il servizio sia installato in maniera efficiente, corretta e senza intoppi. Una volta installato il servizio di segnalazione, potremo offrirvi ulteriori soluzioni per gestire eventuali casi. Attraverso la nostra rete globale di esperti, potremo anche aiutarvi a trovare professionisti con le competenze adatte a risolvere le vostre investigazioni. Il nostro team di assistenza è facilmente raggiungibile e pronto ad aiutarvi per assicurare che voi otteniate supporto.

Come funziona

Il whistleblower segnala un sospetto scrivendo una segnalazione sull’apposita pagina web. Il canale di comunicazione online è accessibile da qualsiasi apparecchio, smartphone inclusi. Il whistleblower potrà mantenere l’anonimato o uscire allo scoperto, in qualsiasi lingua
L’amministratore responsabile del caso riceve notifica immediata a mezzo email ed SMS, e può collegarsi allo strumento di gestione dei casi per leggere il messaggio e agire di conseguenza. L’accesso è protetto dall’autenticazione a più fattori. Inclusa nello strumento vi è anche la traduzione sicura

Ulteriore dialogo tra l’amministratore del caso e il segnalante anonimo è sempre possibile. Il segnalante accede alla pagina iniziale per leggere la replica dell’amministratore del caso. I dati sono criptati in fase di trasmissione e salvataggio. Spetta ai nostri clienti definire chi avrà accesso e a quali casi; solo gli amministratori autorizzati possono decriptare e leggere i messaggi

L’investigazione dei casi è supportata da una soluzione sviluppata appositamente che comprende la possibilità di classificare i casi per categorie, annotarne gli sviluppi, allegare appunti e file rilevanti, oltre a una chat sicura tra gli addetti ai lavori e la possibilità di attribuire i casi a persone specifiche. Una volta terminata un’investigazione, il caso è chiuso in conformità con le regole per la protezione dei dati, inclusa la normativa GDPR

Statistiche e report  offrono una visione d’insieme dei dati storici e di quelli aggiornati, status, notifiche, indicatori di performance e analisi a più livelli. Il pannello di controllo consente impostazioni personalizzate e il generatore di report offre diverse opzioni di presentazione, tra cui l’opportunità di creare presentazioni pensate per appositi gruppi-target

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Sajan Parihar, Director, piattaforma Microsoft Azure, Microsoft

“Attraverso Microsoft Azure Marketplace, clienti da tutto il mondo possono facilmente trovare, acquistare e implementare soluzioni di partner affidabili, tutte certificate e ottimizzate per girare su Azure… Siamo lieti di dare il benvenuto alla soluzione di WhistleB nell’ecosistema in continua espansione di Azure Marketplace”.  WhistleB – Microsoft Azure » 

Kenneth Magnusson, Quality Manager, NIBE

Lo Strumento per la gestione dei casi di WhistleB offre un’interfaccia intuitiva che rende possibile la comunicazione con un segnalante anonimo, traduzioni affidabili e indagini di terzi. Il servizio è stato implementato efficacemente. WhistleB ha assunto la guida dell’intero processo di implementazione”.

Caroline Jakobsson, Head of Corporate Governance, Stena Group

WhistleB è un sistema facile da utilizzare, con funzioni specifiche che facilitano il monitoraggio dei casi segnalati. È facile tenersi in contatto con il segnalante, che mantiene il totale anonimato; riceviamo una notifica per e-mail non appena viene ricevuta una nuova segnalazione o una risposta aggiuntiva. Con la guida esperta del team WhistleB implementare il sistema è stato molto facile”.

Johan Ek, Senior Legal Counsel, Swedfund

WhistleB vanta una profonda conoscenza nel campo della segnalazione degli illeciti aziendali, offre uno strumento globale facile da adattare e si distingue per lo spirito di servizio.”

Håkan Zinders, Sustainability manager, Almi

Per i dirigenti e per il titolare il sistema di segnalazione è indispensabile per la salute dell’azienda”.

Anna Annerås, Director, Ecolean

“Con un sistema di segnalazione affidabile dimostriamo quanto siano importanti per noi i nostri dipendenti e il modo in cui svolgiamo la nostra attività. WhistleB ha soddisfatto tutti i criteri per noi importanti nella scelta del fornitore; possiede una notevole competenza nel campo della segnalazione di illeciti e un sistema che ispira fiducia grazie all’elevato livello di sicurezza e al design accattivante. WhistleB è stata molto professionale e animata da uno spirito di servizio”.

Madeleine Jennefelt, Legal Counsel, Resurs Holding

Siamo molto soddisfatti del servizio offerto da WhistleB. L’interfaccia è intuitiva; il sistema garantisce l’anonimato e la trasparenza. L’implementazione è stata effettuata in maniera efficace, la consulenza e l’assistenza ricevute nella fase di introduzione sono state davvero preziose”.

Pehr Ohlsson, Head of Labour Relations, Axfood

WhistleB offre un buon servizio ed è pronta a soddisfare eventuali necessità di sviluppo del sistema”.

Pehr Ohlsson, Head of Labour Relations, Axfood

WhistleB offre un buon servizio ed è pronta a soddisfare eventuali necessità di sviluppo del sistema”.

Tuija Luukkanen, Corporate Responsibility Manager, Tornator

“La cooperazione con WhistleB è stata lineare e priva di intoppi. Il sistema di segnalazione è stato implementato in tempi stretti. Per uno dei nostri mercati è stata anche inaugurata una hotline per le segnalazioni telefoniche”.

Gunilla Hadders, fondatrice di WhistleB

“Abbiamo riversato la nostra pluriennale esperienza nel sistema di segnalazione WhistleB pronto per l’uso, quindi i nostri clienti potranno lanciare immediatamente un sistema di segnalazione moderno”.

Biörn Riese, comitato consultivo WhistleB

“Lo scopo della segnalazione delle irregolarità è creare un canale semplice, riducendo i rischi e aumentando la trasparenza. Un sistema di segnalazione deve essere in grado di trattare informazioni sensibili e dati personali in modo preciso e affidabile. Per questo motivo il sistema di segnalazione WhistleB è certificato a norma ISO 27001 e riesaminato ai sensi al Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE”.

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