- Il Codice di condotta e gli altri codici comportamentali in uso sono collegati al canale di segnalazione?
- Spieghi perché è stato istituito il canale di segnalazione, come è organizzata la sicurezza del servizio e come proteggete l’anonimato dei segnalanti?
- Hai spiegato chiaramente e fornito esempi di problemi che dovrebbero e non dovrebbero essere segnalati attraverso il canale di segnalazione?
- Il canale di segnalazione è stato approvato dal Consiglio di amministrazione, dal management e dal sindacato o dal rappresentante dei dipendenti?
Elenco di controllo per un servizio di segnalazione affidabile
Ti piacerebbe istituire un servizio di segnalazione affidabile? Puoi usare questo modello di lista di controllo.
Il modello di lista di controllo per un servizio di segnalazione affidabile comprende sezioni quali Segnalazione, Gestione dei casi, Analisi, Conformità legale, Adattabilità e Sicurezza dei dati.
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Elenco di controllo per un servizio di segnalazione affidabile
1
Endorsement
2
Segnalazioni
- Il canale di segnalazione è accessibile 24/7/365 da tutti i dispositivi con accesso a Internet, compresi gli smartphone?
- È possibile fare segnalazioni rimanendo anonimi e non rintracciabili, ed è possibile stabilire un dialogo con un segnalante anonimo?
- È facile caricare documenti di supporto, come immagini, video o file Excel?
- Sei in grado di garantire che non vi sia tracciamento dei metadati dei segnalanti anonimi, incluso l’indirizzo IP? Il canale di segnalazione è fornito da un provider di servizi esterno per garantire l’anonimato?
3
Gestione e analisi dei casi segnalati
- Il team addetto alle segnalazioni viene informato istantaneamente delle segnalazioni in arrivo, ad es. tramite SMS e/o e-mail?
- Sono presenti linee guida e routine per la procedura d’indagine?
- Disponi di uno strumento efficiente per la gestione delle segnalazioni, compresa la possibilità di assegnare o delegare in modo sicuro i casi segnalati al giusto livello dell’organizzazione?
- Disponi di un sistema sicuro di traduzione?
- Avete nominato una persona adeguata e competente per la gestione dei casi di segnalazioni?
- Avete istituito un meccanismo per confermare la ricevuta di un rapporto e seguire il progresso della gestione dei casi con il segnalante anonimo?
- Concedete al segnalante anonimo che il rapporto venga gestito a livello di affiliata o di gruppo?
4
Follow up
- Sei in grado di creare facilmente delle statistiche, ad es. il numero di segnalazioni ordinate per periodo di tempo, argomento della segnalazione o area geografica?
- Sei in grado di presentare internamente ed esternamente i risultati delle analisi delle segnalazioni in report appositi, migliorando la trasparenza, la credibilità e la condotta?
- Il vostro servizio di signalazione fornisce gli strumenti adatti per seguire in maniera tempestiva il segnalante anonimo?
5
Sicurezza dei dati
- I dati sono criptati durante l’archiviazione, la trasmissione e nei backup?
- I dati sono protetti dagli attacchi online nel momento in cui vengono effettuate tutte le autenticazioni nel servizio?
- Il servizio è sottoposto regolarmente a test di vulnerabilità e intrusione?
6
Conformità legale
- Il servizio di segnalazione è conforme alle leggi e ai regolamenti attuali sulla protezione dei dati in tutti i Paesi in cui viene offerto il canale di segnalazione?
- Il servizio è completamente conforme al Regolamento generale UE sulla protezione dei dati (GDPR)?
- Sono stati creati dei registri degli utenti per il follow-up e gli audit?
- Se la vostra organizzazione è attiva nella UE, è conforme alla Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower?
- I diritti e i doveri del segnalante anonimo, ad es. la sua protezione, sono garantiti e spiegati?
- I diritti e i doveri della persona o delle persone coinvolte nel messaggio sono stati garantiti e spiegati?
7
Adattabilità
- Il canale di segnalazione in uso è disponibile in tutte le lingue richieste nei mercati in cui opera l’organizzazione?
- Il canale di segnalazione è facilmente personalizzabile in base alla situazione specifica dell’organizzazione?
- Il canale di segnalazione consente un continuo adattamento in base al cambiamento delle circostanze e alle esperienze di segnalazione raccolte?
WhistleB offre un servizio di segnalazione innovativo, una soluzione di terze parti conforme al RGPD (GDPR) e che consente al segnalante anonimo di segnalare un sospetto di cattiva condotta. Tra i nostri clienti annoveriamo aziende internazionali e locali attive in vari settori, nonché investitori, autorità pubbliche e associazioni. Vantiamo una copertura di oltre 100 mercati in tutti i continenti.