3. Comprendi il servizio di base
Una volta stilato un elenco di potenziali fornitori, dovrai esaminare meglio i servizi specifici in offerta e le differenze che li contraddistinguono. Il modo più veloce per farlo è di visitare le pagine dei rispettivi siti Internet dedicate ai servizi.
Esistono delle differenze?
In generale, tutti i “sistemi di whistleblowing” o i “software di whistleblowing” hanno un obiettivo comune: favorire la condivisione di problemi delicati tra un individuo (solitamente, un dipendente) e un’organizzazione. Tuttavia, addentrandoti nei dettagli, indentificherai una serie di differenze fondamentali tra i vari fornitori, che avranno un impatto sul successo del programma.
Canali di segnalazione
Esplora i canali di segnalazione offerti da ciascun fornitore ed esamina i dettagli delle relative procedure di whistleblowing e di come sono gestite. Ad esempio, “segnalazione telefonica” potrebbe essere sinonimo di messaggistica vocale, chiamata live in un’unica lingua, chiamata live con gestione multilingue o una combinazione delle stesse.
Cerca anche di capire se i canali di rilevazione dei fornitori saranno assegnati esclusivamente alla tua organizzazione o se saranno condivisi tra la tua azienda e altri clienti (ad esempio, un unico numero di telefono e/o modulo di segnalazione su Internet per tutti i clienti).
Canali di segnalazione condivisi possono comportare un rischio in materia di privacy dei dati e richiedono un esame più approfondito. Scopri tutti i dettagli dei nostri servizi e sistemi di whistleblowing.
Approccio
Cerca di comprendere quale sia l’approccio del fornitore alla procedura di segnalazione per capire se sia in linea con i tuoi requisiti. Ad esempio, il tuo obiettivo principale potrebbe essere di fornire ai dipendenti sicurezza e rassicurazione nell’esporre i problemi riscontrati. In tal caso, darai priorità ai fornitori in grado di offrire un ventaglio di opzioni di segnalazione, procedure di whistleblowing anonimo e canali dedicati specificamente alla tua organizzazione.
Procedura
Anche le procedure standard dei fornitori sono probabilmente soggette a leggere differenze, sia per quanto concerne la modalità con la quale vengono acquisite ed elaborate le segnalazione sia nel modo in cui vengono condivise con la tua organizzazione. Cerca di ottenere maggiori dettagli su questi due punti. È inoltre possibile che alcuni fornitori ti consentano di personalizzare elementi di tali procedure, mentre altri seguiranno un approccio più rigoroso.
Sicurezza e privacy dei dati
Indagini sul sistema possono fornire una rassicurazione in merito alla sicurezza della soluzione offerta da un fornitore ma verifica nello specifico a cosa si riferiscono (ad esempio, si tratta dell’azienda, di una procedura o di un componente del software che soddisfa gli standard?)
Assicurati di comprendere come verranno elaborati i tuoi dati e dove saranno salvati. Il data centre è ubicato in un Paese che rispetta le leggi e i regolamenti rigorosi sui requisiti in materia di privacy e sicurezza dei dati?
Tecnologia
La tecnologia alla base della procedura di whistleblowing e del software di gestione degli incidenti differirà da un fornitore all’altro. Cerca di capire se la tecnologia offre le funzionalità fondamentali da te richieste, adeguati controlli di sicurezza e fruibilità. Potrai esaminare in maggior dettaglio i sistemi in offerta richiedendo una dimostrazione al fornitore. er.
Servizi aggiuntivi
Oltre a un sistema di whistleblowing, alcuni fornitori offrono altri servizi complementari quali materiali di sensibilizzazione, corsi di formazione online per i dipendenti – come la formazione su etica e conformità, software di gestione degli incidenti o gestione del rischio e delle policy.
Cercare un fornitore in grado di soddisfare tutte le esigenze di conformità può risultare utile a medio-lungo termine, soprattutto se il sistema di whistleblowing rappresenta il primo passo nel percorso di sviluppo di un programma più completo di rischio e conformità.
Chiedi inoltre a ciascun fornitore se può comunicarti i dati di benchmarking per confrontare il sistema di whistleblowing della tua azienda con quello di altre organizzazioni presenti nella stessa regione o settore. Essere al corrente delle prestazioni del tuo sistema di whistleblowing rispetto a quello di aziende concorrenziali è un passo importante per garantire il successo della procedura di segnalazione.