Desideri usufruire di un servizio di whistleblowing ma non sai da dove iniziare? In questa guida, troverai alcuni dei nostri migliori consigli su come selezionare un fornitore di servizi di whistleblowing per la tua azienda. Ti invitiamo a leggerla per individuare le informazioni necessarie a prendere la decisione giusta.
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Se hai compreso il motivo per il quale il whistleblowing è importante e hai deciso di implementare un sistema interno di segnalazione (o sistema di whistleblowing), è probabile che il passo successivo sia di identificare le aziende in grado di fornire tale servizio. È importante orientarsi da subito sull’azienda giusta: per questo, è essenziale essere al corrente del servizio prima di ricevere una dimostrazione di vendita o di avviare una discussione con un potenziale fornitore.
In questa breve guida, ti offriamo alcuni utili suggerimenti per comprendere meglio i requisiti aziendali, identificando e valutando i potenziali fornitori.
Come per qualsiasi sistema o servizio commerciale mai acquistato in precedenza, è probabile che molte soluzioni sembrino simili tra loro. Tuttavia, possono sussistere significative differenze anche ad alti livelli.
Ad esempio, mentre un fornitore può offrire una gamma di opzioni di segnalazione (una modalità comprovata per rilevare un maggior numero di problemi riscontrati dai dipendenti), altri fornitori potrebbero offrirne solamente una o due.
Anche gli standard in materia di sicurezza e privacy dei dati possono variare, mentre gli strumenti forniti per consentirti di gestire ed esaminare i casi possono passare da inesistenti a un livello enterprise.
Il punto di partenza sta ovviamente nel definire le esigenze dell’azienda.
Se stai leggendo questa guida, forse saprai già il tipo di soluzione che stai cercando anche se, all’inizio, è sempre buona prassi riesaminare i requisiti essenziali.
In questa fase, non dovrai stilare un elenco dettagliato delle esigenze aziendali ma dovrai essere in grado di spiegare chiaramente il problema interno da risolvere e le funzionalità basilari del servizio che stai cercando.
Ad esempio:
Riflettere da subito sulle esigenze dell’organizzazione semplificherà la scelta – o l’esclusione – di potenziali fornitori all’inizio della ricerca. Come parte del processo, consigliamo di preparare un elenco di domande da porre ai potenziali fornitori. Potrai, ad esempio, esplorare procedure, approcci e misure di sicurezza dei fornitori cercando di comprendere allo stesso tempo se la soluzione è scalabile (insieme alle mutevoli esigenze aziendali) negli anni a venire.
Una volta identificate le funzionalità potenzialmente richieste dalla soluzione, è arrivato il momento di effettuare una ricerca sul mercato. Per individuare possibili fornitori, sono presenti una serie di approcci. Di seguito, troverai alcuni tra i più diffusi.
Come per qualsiasi importante decisione d’acquisto, un ottimo punto di partenza è di rivolgersi a chi ha di recente effettuato un acquisto similare. Per un servizio di nicchia come scegliere un sistema di whistleblowing, può essere difficile; tuttavia, la rete professionale può risultare molto preziosa.
Rivolgiti a ex-colleghi, manager e conoscenti nel settore e chiedi loro se possono consigliarti dei fornitori per la tipologia di servizio da te richiesta. Anche se non hanno di recente stipulato un contratto con un fornitore, potrebbero disporre di un servizio similare all’interno della loro organizzazione. Scopri a chi si sono rivolti e chiedi loro informazioni sul fornitore e sul relativo servizio offerto.
Anche se non attribuisci particolare valore al feedback soggettivo, potrebbe essere la via più rapida per ottenere i nominativi di alcuni fornitori rispettabili.
Gli eventi di lavoro e del settore (in presenza e online) possono essere l’occasione ideale per instaurare relazioni e mantenersi al passo con un panorama in costante cambiamento. Sfrutta tali opportunità per discutere degli ostacoli che sta affrontando la tua azienda; probabilmente, incontrerai persone che hanno gestito problematiche similari.
Se così fosse, ricordati di chiedere se la soluzione da loro implementata ha soddisfatto le relative esigenze originarie (e se adotterebbero un approccio diverso in futuro). Qualora non incontrassi persone che hanno dovuto affrontare ostacoli comparabili al tuo, chiedi di poter conoscere altri dipendenti all’interno della loro organizzazione che potrebbero esserti di aiuto.
I sistemi di whistleblowing sono diventati molto comuni negli ultimi anni, soprattutto in aziende di medie e grandi dimensioni coprendo praticamente ogni settore e tra le organizzazioni operanti in mercati regolamentati; è molto probabile quindi che otterrai utili informazioni dalle persone che ti circondano.
Internet è il punto di partenza per la maggioranza degli acquisti B2B.
Prima di iniziare qualsiasi ricerca, assicurati di sapere i termini di ricerca (o “keyword”) in grado di fornire le informazioni che stai cercando.
Ad esempio, se sei alla ricerca di un fornitore di servizi di whistleblowing, è probabile che otterrai risultati pertinenti usando termini come “sistema di whistleblowing” o “sistema di segnalazione illeciti” insieme a “fornitore”, “servizio” o “soluzione”.
Se cerchi un fornitore che offra anche un software (per agevolare la registrazione e l’elaborazione delle segnalazioni), è probabile che i termini elencati sopra uniti a “gestione degli incidenti”, “gestione dei casi”, “software” o “software di whistleblowing” ti permettano di ottenere risultati più pertinenti.
Termini diversi sono spesso impiegati per differenziare un fornitore dall’altro in relazione all’approccio o alla filosofia adottata, anche se i servizi concorrenziali condividono strumenti, software e risultati similari.
Una volta stilato un elenco di potenziali fornitori, dovrai esaminare meglio i servizi specifici in offerta e le differenze che li contraddistinguono. Il modo più veloce per farlo è di visitare le pagine dei rispettivi siti Internet dedicate ai servizi.
Esistono delle differenze?
In generale, tutti i “sistemi di whistleblowing” o i “software di whistleblowing” hanno un obiettivo comune: favorire la condivisione di problemi delicati tra un individuo (solitamente, un dipendente) e un’organizzazione. Tuttavia, addentrandoti nei dettagli, indentificherai una serie di differenze fondamentali tra i vari fornitori, che avranno un impatto sul successo del programma.
Canali di segnalazione
Esplora i canali di segnalazione offerti da ciascun fornitore ed esamina i dettagli delle relative procedure di whistleblowing e di come sono gestite. Ad esempio, “segnalazione telefonica” potrebbe essere sinonimo di messaggistica vocale, chiamata live in un’unica lingua, chiamata live con gestione multilingue o una combinazione delle stesse.
Cerca anche di capire se i canali di rilevazione dei fornitori saranno assegnati esclusivamente alla tua organizzazione o se saranno condivisi tra la tua azienda e altri clienti (ad esempio, un unico numero di telefono e/o modulo di segnalazione su Internet per tutti i clienti).
Canali di segnalazione condivisi possono comportare un rischio in materia di privacy dei dati e richiedono un esame più approfondito. Scopri tutti i dettagli dei nostri servizi e sistemi di whistleblowing.
Cerca di comprendere quale sia l’approccio del fornitore alla procedura di segnalazione per capire se sia in linea con i tuoi requisiti. Ad esempio, il tuo obiettivo principale potrebbe essere di fornire ai dipendenti sicurezza e rassicurazione nell’esporre i problemi riscontrati. In tal caso, darai priorità ai fornitori in grado di offrire un ventaglio di opzioni di segnalazione, procedure di whistleblowing anonimo e canali dedicati specificamente alla tua organizzazione.
Anche le procedure standard dei fornitori sono probabilmente soggette a leggere differenze, sia per quanto concerne la modalità con la quale vengono acquisite ed elaborate le segnalazione sia nel modo in cui vengono condivise con la tua organizzazione. Cerca di ottenere maggiori dettagli su questi due punti. È inoltre possibile che alcuni fornitori ti consentano di personalizzare elementi di tali procedure, mentre altri seguiranno un approccio più rigoroso.
Indagini sul sistema possono fornire una rassicurazione in merito alla sicurezza della soluzione offerta da un fornitore ma verifica nello specifico a cosa si riferiscono (ad esempio, si tratta dell’azienda, di una procedura o di un componente del software che soddisfa gli standard?)
Assicurati di comprendere come verranno elaborati i tuoi dati e dove saranno salvati. Il data centre è ubicato in un Paese che rispetta le leggi e i regolamenti rigorosi sui requisiti in materia di privacy e sicurezza dei dati?
La tecnologia alla base della procedura di whistleblowing e del software di gestione degli incidenti differirà da un fornitore all’altro. Cerca di capire se la tecnologia offre le funzionalità fondamentali da te richieste, adeguati controlli di sicurezza e fruibilità. Potrai esaminare in maggior dettaglio i sistemi in offerta richiedendo una dimostrazione al fornitore. er.
Oltre a un sistema di whistleblowing, alcuni fornitori offrono altri servizi complementari quali materiali di sensibilizzazione, corsi di formazione online per i dipendenti – come la formazione su etica e conformità, software di gestione degli incidenti o gestione del rischio e delle policy.
Cercare un fornitore in grado di soddisfare tutte le esigenze di conformità può risultare utile a medio-lungo termine, soprattutto se il sistema di whistleblowing rappresenta il primo passo nel percorso di sviluppo di un programma più completo di rischio e conformità.
Chiedi inoltre a ciascun fornitore se può comunicarti i dati di benchmarking per confrontare il sistema di whistleblowing della tua azienda con quello di altre organizzazioni presenti nella stessa regione o settore. Essere al corrente delle prestazioni del tuo sistema di whistleblowing rispetto a quello di aziende concorrenziali è un passo importante per garantire il successo della procedura di segnalazione.
Una volta stilato l’elenco selezionato, potrai contattare i fornitori per ricevere dettagli, costi e dimostrazioni dei prodotti.
Ai nostri sistemi di whistleblowing, si affidano migliaia di organizzazioni in tutto il mondo. Scopri perché le aziende scelgono noi quali fornitori di servizi di whistleblowing.