Se avete deciso di istituire un sistema interno di segnalazione di condotte illecite (o una linea diretta per i segnalanti) per la vostra organizzazione, vi starete chiedendo come trovare il giusto fornitore di linee dirette per le segnalazioni in grado di fornire la soluzione più adatta a voi.
È probabile che abbiate già selezionato diverse aziende in grado di offrirvi il servizio di segnalazione che state cercando. Inoltre, vorrete fare la scelta giusta, al primo colpo. Pertanto, è importante capire a gli aspetti da considerare prima di esaminare qualsiasi presentazione e dimostrazione di vendita.
Questa breve guida vi aiuterà a scegliere il giusto fornitore di linee dirette per la segnalazione di condotte illecite per la vostra organizzazione.
In breve, no. Come si suol dire, il diavolo si nasconde nei dettagli. È importante notare che, anche ad alti livelli, possono esserci differenze significative nei sistemi di segnalazione.
Gli standard, le misure di sicurezza e la privacy dei dati possono variare.
Alcuni fornitori possono offrire una serie di opzioni di reporting, mentre altri possono offrirne solo una o due.
Avere in mente un particolare fornitore di linee dirette per la segnalazione di condotte illecite è un buon inizio, ma dovreste cercare di parlare con più di un fornitore. Questo non solo aumenterà le possibilità di acquisire la soluzione di reporting più adatta, ma vi fornirà anche diversi punti di vista, permettendovi di diventare un acquirente “informato” .
Avete stabilito le caratteristiche che ritenete importanti in una linea diretta per la segnalazione di condotte illecite? Se è così, è il momento di iniziare a rivolgersi al mercato e a selezionare i fornitori più adatti. È possibile procedere attraverso alcune delle seguenti modalità.
Raccomandazioni dei colleghi
Parlate con persone che hanno recentemente acquistato una linea diretta per la segnalazione di condotte illecite.
Rivolgetevi a ex colleghi/dirigenti che potrebbero aver stipulato un contratto con un fornitore di linee dirette per la segnalazione di condotte illecite che possono consigliarvi.
In questo modo, riceverete molto rapidamente i nomi dei fornitori di linee dirette per la segnalazione di condotte illecite più noti e affidabili a vostra disposizione.
Gli eventi professionali e di settore possono aiutare a stabilire contatti: è molto probabile che qualcun altro abbia avuto lo stesso problema nella ricerca di un fornitore di linee dirette per la segnalazione di condotte illecite.
Chiedete alle persone che incontrate se il fornitore della linea diretta per le segnalazioni ha soddisfatto le loro esigenze o se volete essere presentati a qualcuno dell’azienda che si è occupato di tali questioni.
Utilizzate i termini chiave corretti durante la ricerca, quindi se state cercando esclusivamente un servizio di segnalazione in outsourcing utilizzate termini quali:
“Linea diretta per la segnalazione di condotte illecite”, “linea etica”, “linea di conformità” o “parlare apertamente” abbinati a “fornitore”, “servizio”, “soluzione” o “software”.
Se siete alla ricerca di un fornitore di linee dirette per la segnalazione di condotte illecite che offra anche un elemento software, utilizzate i termini di cui sopra insieme a termini quali:
gestione degli incidenti”, “gestione dei casi” o “soluzione”
I servizi etichettati come “linee di assistenza” o “linee di consulenza” implicano che venga messa a disposizione dei segnalanti una consulenza legalmente qualificata. Chiarite questo punto per evitare confusione.
Dopo aver trovato un elenco di potenziali fornitori di linee dirette per la segnalazione di condotte illecite, dovrete esaminare più da vicino i servizi specifici offerti e le loro differenze. Il modo più rapido per farlo è visitare le pagine dedicate al servizio sul loro sito web.
Qual è la differenza?
In linea di massima, tutte le “linee dirette per la segnalazione di condotte illecite”, le “linee di segnalazione” e le “linee di assistenza etica” hanno lo stesso scopo: facilitare la condivisione di informazioni sensibili tra individui e dipendenti.
È necessario approfondire, perché ci sono differenze importanti che determineranno il successo del vostro programma. Si tratta di aspetti come:
Informatevi sui canali di segnalazione forniti da ciascun fornitore di linee dirette per i segnalanti e sulle modalità di gestione.
Scoprite se il loro canale di accesso sarà dedicato solo alla vostra organizzazione o se sarà condiviso (ad esempio, un numero di telefono condiviso tra tutti i clienti, ecc.).
I canali condivisi comportano rischi per la privacy dei dati e richiedono un’indagine più approfondita!
Cercate indizi sul modo in cui il fornitore affronta i processi di segnalazione e se questo corrisponde alle vostre esigenze.
Per esempio, se volete rassicurare e dare fiducia ai vostri dipendenti, dovreste dare la priorità ai fornitori di servizi di segnalazione delle condotte illecite che offrono una serie di opzioni di segnalazione.
Cercate di capire come ogni fornitore differisce nel modo in cui le segnalazioni vengono acquisite, elaborate e ritrasmesse alle organizzazioni.
Alcuni fornitori consentono di personalizzare alcune parti del processo, mentre altri seguono una procedura rigida.
Le certificazioni riconosciute offrono rassicurazioni su un fornitore di linee dirette per le segnalazioni; tuttavia, occorre prestare attenzione a cosa fanno riferimento. Si riferiscono a:
L’azienda, un processo o un software che soddisfa lo standard?
Scoprite come proteggiamo i dati.
Assicuratevi di scoprire come e dove i vostri dati verranno elaborati e conservati e che siano conformi alle leggi e ai regolamenti a cui siete soggetti, come il GDPR.
La tecnologia alla base del processo di segnalazione e i servizi software di gestione degli incidenti differiscono da un fornitore all’altro.
Chiedete se la tecnologia offre le funzioni chiave richieste, controlli di sicurezza adeguati e facilità d’uso.
Oltre al servizio di segnalazione offerto da un fornitore di linee dirette per la segnalazione di condotte illecite, sono previsti anche servizi complementari quali:
formazione online per i dipendenti, software di gestione dei casi, gestione di politiche e procedure.
Questo può essere molto utile a medio e lungo termine se il vostro programma di linea diretta per i segnalanti è il primo passo nello sviluppo di un programma completo di gestione dei rischi e della conformità.
Noi di NAVEX crediamo che il servizio clienti sia al centro di ogni grande azienda. L’obiettivo della soluzione WhistleB è quello di offrire un sistema di segnalazione online con un livello di sicurezza leader nel settore, conveniente e semplice da usare.
Il nostro impegno è quello di garantire che i vostri interessi, in quanto datori di lavoro, siano tutelati, sostenendo al contempo i vostri dipendenti. Riteniamo che WhistleB di NAVEX raggiunga questo obiettivo fornendo un servizio di segnalazione esterno professionale, flessibile e imparziale, in grado di soddisfare le mutevoli esigenze della vostra organizzazione.
La linea diretta per la segnalazione di condotte illecite e i servizi di segnalazione di NAVEX sono apprezzati da oltre 10.000 organizzazioni in tutto il mondo.