Come garantire un’adeguata protezione per i whistleblower

Chi è un whistleblower?

Il termine “whistleblower” (“colui che soffia il fischietto”) nasce nel 1800 e si sviluppa in modo figurativo nel linguaggio sportivo americano per poi indicare chi rivela un segreto o agisce da delatore e quindi chi attira l’attenzione delle autorità competenti su illeciti o irregolarità. A partire dagli anni ’60, la figura e il ruolo dei whistleblower assumono un’importanza cruciale per le organizzazioni del mondo anglosassone: non più delatori, ma preziosi collaboratori che contribuiscono a mantenere buone prassi operative e, di conseguenza, la solidità commerciale e reputazionale dell’azienda o della funzione pubblica.

La lingua italiana non dispone di un termine semanticamente equivalente, pertanto, oltre a ricorrere all’anglismo, si utilizzano vari traducenti: informatore, denunciatore/denunciante o segnalatore/segnalante. La sostanza rimane comunque invariata: il whistleblower ha un’importanza crescente nel panorama aziendale, istituzionale e normativo in Italia come in tutto il mondo e merita di essere tutelato al meglio dall’ordinamento affinché non venga esposto a ritorsioni o vessazioni a seguito del proprio atto di coraggio.

Con la Direttiva (Ue) 2019/1937 del 23 ottobre 2019, l’Unione europea ha inteso uniformare le normative nazionali in materia di whistleblowing, ampliando allo stesso tempo l’ambito delle attività che godono di protezione. Condizione fondamentale della Direttiva è l’istituzione da parte di tutte le imprese del settore pubblico e privato con oltre 50 dipendenti di canali di segnalazione formali a favore del personale e degli altri soggetti terzi connessi, nonché l’obbligo di dare riscontro e risposta a tali denunce entro tre mesi. Le aziende con oltre 250 dipendenti avrebbero dovuto conformarsi a questa legislazione entro il 2021, mentre per quelle con un numero di dipendenti tra i 50 e i 249 l’obbligo sarebbe scattato entro la fine del 2023. La scadenza per recepire la Direttiva europea sul whistleblowing era stata fissata per il 17 dicembre 2021; tuttavia l’Italia ha mancato di rispettarla, pur avendo approvato una legge delega che autorizzava il governo ad avviare il processo nell’aprile 2021.

Dopo una lunga inerzia, nella seduta del 2 agosto 2022 la Camera dei

deputati ha finalmente approvato in via definitiva il Disegno di legge recante “Delega al Governo per il recepimento delle direttive europee e l’attuazione di altri atti normativi dell’Unione europea – Legge di delegazione europea 2021”, comprendente la Direttiva 2019/1937 in materia di “Protezione degli individui che segnalano violazioni delle norme comunitarie”. A seguito della pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del 26 agosto 2022, la Legge è entrata in vigore il 10 settembre scorso, data dalla quale decorrono i 3 mesi di termine per adempiere alla delega e dare attuazione alla Direttiva sul whistleblowing. Con l’insediamento del nuovo governo, ci si auspica di vedere un’accelerazione nell’iter di recepimento della legge italiana e, infine, l’ingresso dell’obbligo per le imprese con oltre 50 dipendenti di adeguarsi alla normativa sul whistleblowing.

Perché gli informatori sono importanti per la tua organizzazione?

All’oggetto delle segnalazioni dei whistleblower vi possono essere: corruzione, molestie e discriminazione, inosservanze della legge e reati, problemi legati al mancato rispetto della conformità o dell’etica, violazioni dei diritti umani, tangenti, cattiva amministrazione o gestione, insider trading, “insabbiamento” di pratiche scorrette, oppure l’uso improprio dei dati. Ad accomunare tutte queste situazioni irregolari è la presenza di una trasgressione delle leggi e norme nazionali e/o delle politiche aziendali che travalica l’interesse personale di un mero malcontento sul lavoro, per rappresentare invece un interesse pubblico con potenziali ramificazioni ben più ampie.

Se l’illecito viene individuato, fermato e risolto in modo precoce, si possono stabilire prassi per evitare che si verifichi nuovamente in futuro. Si evita che il problema si ingigantisca, con conseguenze finanziarie e penali potenzialmente rilevanti. Da non trascurare è anche il danno reputazionale e di immagine qualora le informazioni sul caso trapelassero all’esterno. Non sorprende quindi che la presenza di solidi canali e strumenti di segnalazione in un’azienda sia vista in modo molto favorevole da dipendenti, fornitori, clienti e partner e ne aumenti quindi il valore per gli stakeholder.

Per saperne di più sull’importanza ricoperta dalla presenza di sistemi e processi ottimali per il whistleblowing, leggi i nostri whitepaper e customer study.

Quali sono le prassi ottimali per garantire la protezione per i whistleblower?

Aggiorna codice di condotta, policy e procedure interne

Il mondo è in costante cambiamento e il quadro normativo si evolve di pari passo. Seguire regole obsolete od omettere di applicare norme nuove espone l’azienda a una varietà di strascichi e vanifica gli sforzi legati all’implementazione del sistema di whistleblowing.

Assicura confidenzialità e anonimato

Uno dei fattori che frenano il whistleblower è il timore di ripercussioni personali, legali o economiche. Pertanto, il team di whistleblowing deve poter dialogare con il denunciante in modo anonimo nel corso dell’intero processo di gestione del caso. Spesso la segnalazione iniziale non contiene tutte le informazioni per permettere l’avvio della procedura e risulta necessario ottenere ulteriori chiarimenti. Nel software di whistleblowing di WhistleB, lo strumento di gestione dei casi consente al whistleblower di caricare in modo completamente anonimo e sicuro foto, video, documenti e così via. Il sistema

consente inoltre di rimuovere automaticamente (nella misura possibile dal punto di vista tecnico) indirizzi IP e metadati, nonché di archiviare e cancellare tutta la pratica in modo sicuro e conforme al termine dell’iter.

Assicurati di disporre del team adatto

Le informazioni che giungono al sistema di segnalazione coprono solitamente un’ampia varietà di problematiche che possono o meno configurarsi come illeciti veri e propri in ambito finanziario, ambientale, discriminatorio o comportamentale. Va pertanto stabilito:

1. chi deve ricevere le segnalazioni (es. ufficio risorse umane, legale o di compliance);
2. quanti devono essere gli addetti preposti (più grande è il team, più aumenta il rischio di disseminazione delle informazioni);
3. quali altri soggetti devono essere coinvolti (in base alle competenze per l’area specifica, la gravità del caso o il livello di seniority del dipendente in questione);
4. a chi devono essere demandati i casi qualora non si inquadrassero nella procedura di gestione del whistleblowing, ma rappresentassero comunque un segnale di malessere o andamento aziendale carente (e quindi da portare all’attenzione delle figure apicali).

Offri corsi di formazione ai dipendenti

Prepara lavoratori e dirigenti sulle procedure per portare alla luce eventuali irregolarità e sulle misure di protezione previste da leggi e regolamenti, per assicurare che il personale compia le scelte corrette.

Implementa un sistema sicuro

WhistleB ti offre un sicuro e affidabile, in cui l’accesso ai messaggi dei segnalanti è strettamente limitato alle persone autorizzate, per garantire il massimo controllo. Questa sicurezza di livello leader sul mercato garantisce anche l’anonimato del segnalante e protegge i dati sensibili. Tutti i dati sono conservati all’interno dell’Ue.

Assicurati che il sistema rispetti le leggi in vigore

Il sistema WhistleB assicura la conformità alla Direttiva UE, alla norma ISO 27001 e al Regolamento GDPR.

WhistleB come può assisterti nel garantire la protezione per i whistleblower?

Come già evidenziato, l’entrata in vigore della Legge sul whistleblowing è ormai prossima. È arrivato quindi il momento di assicurare che la tua azienda abbia a disposizione tutte le misure necessarie per garantire la protezione per gli informatori.

Per saperne di più sul whistleblowing e sulle soluzioni per il whistleblowing di WhistleB, o richiedi una demo gratuita.