Ulteriori domande sulla Direttiva UE in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni delle norme comunitarie

I partner di WhistleB con studi legali e gli altri partner impegnati nel supporto dei clienti sono chiamati a rispondere alle domande sulla Direttiva UE in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni delle norme comunitarie e sulle sue implicazioni legali. Parte integrante della nostra missione consiste nel semplificare il più possibile la conformità con le nuove leggi per le aziende. A tale scopo, negli ultimi mesi abbiamo collaborato con i nostri studi legali partner al fine di tenere dei webinar. Durante i webinar, i partecipanti possono porre diverse domande sia sugli aspetti legali che su quelli pratici della Direttiva. Ecco alcune delle domande che vorremmo condividere con voi. 

In questo post, abbiamo riassunto le risposte alle domande ricevute durante un webinar tenuto dallo studio legale svedese Advokatfirman Delphi. Sebbene in questo caso alcune delle risposte facciano riferimento soprattutto alla situazione svedese, non escludiamo che possano risultare utili anche alle aziende in altri Paesi. Rebecka Thörn, uno dei soci dello studio Delphi, ha chiarito gli aspetti legali emersi con le domande sulla Direttiva mentre la direttrice di WhistleB, Karin Henriksson, ha fornito un punto di vista pratico.


Domande relative all’indipendenza o alla natura della persona che riceve la segnalazione.

Domande: Che cosa significa che la persona che indaga sulla segnalazione dovrebbe essere indipendente? Deve essere qualcuno al di fuori dell’organizzazione? Un dipendente all’interno di un’organizzazione può realmente essere ritenuto imparziale?

Non deve essere necessariamente una persona al di fuori dell’organizzazione. La proposta di legge (in Svezia) prevede che la persona debba essere “indipendente” ma può comunque essere un impiegato dell’organizzazione. La persona incaricata deve rivestire un tipo di ruolo che consente una certa indipendenza e autonomia, in particolare dai dirigenti di grado più elevato. Si potrebbe pensare a una posizione simile a quella attualmente rivestita dal Responsabile della Protezione dei Dati che non abbia potere decisionale per assumere e licenziare. Solitamente le segnalazioni vengono ricevute da una persona o da un gruppo di persone dei seguenti reparti: Ufficio legale, Compliance, Risorse umane oppure Contabilità.

Inoltre, alcune organizzazioni scelgono di esternalizzare la ricezione e la gestione dei casi, affidandola a terze parti di fiducia.  


Domande relative alla comunicazione con un segnalante anonimo.

Domanda: Come possiamo comunicare con il segnalante anonimo nella pratica? Avviene mediante un canale aperto oppure direttamente? Se la comunicazione è diretta, come faccio a contattare il segnalante se la segnalazione è stata inviata in modo anonimo?

La Direttiva stabilisce che la persona che invia una segnalazione (il segnalante anonimo) debba essere adeguatamente informato. Questo significa che il datore di lavoro deve comunque rispondere e deve farlo entro un limite di tempo definito.  La modalità con la quale avviene la comunicazione dipende essenzialmente dal canale di segnalazione utilizzato all’interno dell’organizzazione. Ad esempio, il sistema di WhistleB consente di rispondere al segnalante anonimo così come di rivolgergli delle domande. Tuttavia, il segnalante anonimo deve accedere al canale di segnalazione (sempre in modo anonimo) per poter leggere le comunicazioni.

Nel caso di una segnalazione ricevuta tramite un’e-mail anonima, ad esempio, la comunicazione dovrebbe essere inoltrata all’indirizzo e-mail utilizzato dal segnalante anonimo. Tuttavia, la comunicazione con il segnalante anonimo non rappresenta un requisito vincolante se risulta impossibile contattare la persona. 

Domanda: Come è possibile indagare su un caso in modo legale se il segnalante è anonimo?

In Svezia, la consultazione (nella proposta di legge) include una serie di misure da adottare per garantire una sicurezza legale. Una di queste prevede anche dei requisiti per il follow-up di eventuali condotte che sono state segnalate tramite i canali di segnalazione. Anche questo follow-up deve essere eseguito da persone indipendenti e imparziali che devono garantire la sicurezza legale. Chiunque venga accusato ingiustamente avrà la possibilità di segnalare le informazioni false alla polizia, ad esempio se la persona pensa che sia stata vittima di diffamazione.   


Domande sulle segnalazioni esterne.

Domanda: Come funziona esattamente la segnalazione esterna? Le diverse autorità/Comuni possono ingaggiare e utilizzare un investigatore esterno comune?

Sì, da quello che si evince, in Svezia i municipi/le autorità locali possono cooperare in questo ambito. 

Domanda: A quali autorità esterne potrà rivolgersi un segnalante anonimo? 

La Direttiva richiede alle aziende di fornire informazioni sugli ulteriori canali di segnalazione esterni. Tuttavia, molti Paesi ancora non hanno definito le autorità competenti che eserciteranno questo ruolo. In Svezia, l’attuale proposta prevede l’implementazione di canali di segnalazione esterni da parte di dieci agenzie governative, incluse l’Agenzia delle entrate svedese e l’Autorità svedese per i crimini economici. Una volta entrata in vigore la nuova legge, sapremo anche quali autorità dovranno mettere a disposizione questi canali.


Domande sul tipo di violazioni delle leggi/condotte illecite che possono essere segnalate.

Domanda: È possibile segnalare solo la violazione di un certo tipo di leggi oppure anche di politiche interne ecc.?

La Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower protegge i segnalanti anonimi che devono dare l’allarme in caso di violazioni delle leggi comunitarie. Ogni Stato membro potrà in seguito specificare ulteriori campi di applicazione per i quali i segnalanti anonimi saranno tutelati. Nel caso specifico della Svezia, la proposta di legge nazionale protegge anche coloro che segnalano le violazioni della legge svedese così come quelli che forniscono informazioni su condotte illecite che non rappresentano una violazione delle leggi ma che rappresentano chiaramente una questione di interesse pubblico. La violazione delle politiche interne potrebbe rientrare in quest’ultima categoria. Tuttavia, le segnalazioni devono essere valutate caso per caso.

Domanda: Un’organizzazione può limitare il tipo di condotte illecite che possono essere segnalate? Ad esempio, se viene segnalato un episodio di intimidazioni, questa condotta deve essere ignorata se, di fatto, è possibile presentare un reclamo?

L’idea alla base della Direttiva è che chi segnala le violazioni delle leggi UE, nazionali oppure gravi condotte illecite sia protetto dalle nuove leggi. Se la segnalazione non contiene le informazioni relative a queste aree specifiche, a livello legale non rappresenta un “caso di whistleblowing” e non deve essere gestito all’interno del servizio di segnalazione. In questi casi, la migliore pratica consiste nell’informare la persona che ha inviato la segnalazione e indirizzarla al rispettivo responsabile, al reparto delle Risorse umane oppure simili, in base alle circostanze.

Domanda: Le segnalazioni relative a eventuali incidenti devono avvenire mediante il servizio di segnalazione oppure devono essere gestiti in un sistema di segnalazione separato?

No, questo tipo di segnalazioni deve essere gestito al di fuori del servizio di segnalazione in base ai rispettivi processi applicabili; ad esempio, mediante la presentazione di un reclamo presso l’autorità preposta alla vigilanza sul posto di lavoro.


Domande in merito alle implicazioni con le altre leggi.

Domanda: Le restrizioni che esistono attualmente per quanto riguarda la protezione dei dati si applicheranno anche alle nuove leggi per i segnalanti anonimi?

Le restrizioni e le regole in materia di gestione dei dati personali continueranno ad essere valide, così come le altre leggi in materia di protezione dei dati.

Domanda: In che modo le agenzie governative e le altre organizzazioni pubbliche garantiscono l’anonimato dei segnalanti anonimi o la confidenzialità di indagini e segnalazioni dopo che un caso diventa di dominio pubblico? Queste informazioni non rientrano nel principio di accessibilità pubblica a documenti ufficiali?

In Svezia, sono state proposte importanti modifiche alle leggi che riguardano la segretezza e l’accesso pubblico alle informazioni. Ad esempio, è stato proposto che i segnalanti anonimi siano protetti con la massima confidenzialità e che le informazioni che rimandano alla persona che segnala non possano essere divulgate.

Domanda: Quali saranno le differenze principali rispetto all’attuale protezione da ritorsioni?

La proposta è che l’attuale divieto di ritorsioni, contenuto nella legge svedese (2016:749) relativa alla protezione specifica contro le ritorsioni per i dipendenti che segnalano gravi condotte illecite, venga inserito anche nella nuova legge a tutela dei segnalanti anonimi. Di conseguenza, non ci saranno grandi cambiamenti.

Se hai domande relative alla Direttiva UE sulla protezione dei whistleblower, contattaci o visita il nostro sito web.