State introducendo un sistema per le segnalazioni in azienda? Date un’occhiata ai nostri tre migliori consigli

Agosto 17, 2020

La vostra azienda è una delle tante che nei prossimi anni dovrà introdurre un sistema dedicato alle segnalazioni? Se sì, il nuovo manuale sulle segnalazioni redatto da WhistleB fa proprio al caso vostro. La Guida passo passo per la creazione di una soluzione dedicata alle segnalazioni in grado di aumentare la soddisfazione di clienti e dipendenti è stata scritta per aiutare le aziende europee ad adempiere alle nuove leggi sulla protezione degli informatori e ottenere il massimo vantaggio dall’introduzione di un sistema per le segnalazioni.

In questa serie estiva di articoli sul nostro blog pubblichiamo alcuni estratti del nuovo manuale sulle segnalazioni che si occupa, tra le altre, di tematiche quali la sicurezza dei dati, le risorse, come raccogliere i casi, gli aspetti legali e la cultura. Quindi mettetevi comodi e leggete il primo articolo della serie: La top tre definitiva di WhistleB: i nostri migliori consigli per l’introduzione di un sistema dedicato alle segnalazioni basato sulla fiducia.

  1. Scoprite i casi critici per l’attività promuovendo e fornendo canali per le segnalazioni di facile accesso, considerati affidabili dai dipendenti

Comunicate lo scopo della soluzione per le segnalazioni. La comunicazione deve essere costante per stimolare l’impegno e aiutare i singoli a vincere il timore di segnalare. Significa comunicare i valori chiave dell’azienda e la sua filosofia inerente al modo di svolgere l’attività commerciale, nel rispetto del codice di condotta.

Innanzitutto occorre scegliere il tono giusto per creare fiducia. In secondo luogo, è più facile che una persona effettui una segnalazione solo una volta nella vita, perché si tratta di una situazione particolarmente stressante per l’informatore. Sdrammatizzate quindi il processo di segnalazione tramite la comunicazione e fate in modo che tale processo sia il più semplice possibile. Ricordatevi che la sicurezza è importante: comunicate le vostre soluzioni inerenti alla sicurezza per creare fiducia.

Ridimensionate la paura di distorsioni. Le segnalazioni anonime sono la soluzione ideale per ottenere informazioni essenziali sull’attività. Introducendo canali che garantiscono davvero l’anonimato aumenta le probabilità di ottenere segnalazioni su illeciti gravi e, di conseguenza, ridurre al minimo i danni e i rischi. Le persone devono avere fiducia nel fatto che saranno protette da eventuali ritorsioni.

Segnalare deve essere semplice. Eliminate ogni limitazione relativa, ad esempio, a tempistiche, luoghi o dispositivi da cui l’informatore può inviare una segnalazione. Consentite agli informatori di effettuare la segnalazione in qualsiasi lingua. E non complicate il processo con questionari complessi. Il canale di comunicazione delle segnalazioni deve essere il più immediato possibile nell’uso.

  1. Mantenete la fiducia offrendo un sistema che garantisce un livello elevato di protezione dei dati e incaricando un team professionale che gestisca le segnalazioni con integrità

Affidate a un team professionale l’incarico di ricevere le segnalazioni. Il team dovrebbe essere formato da professionisti, figure con un’integrità ineccepibile, affidabilità e le competenze per gestire tematiche delicate. Come regola generale è bene che il team sia piccolo ma formato da persone con competenze diverse. Più i ruoli sono vari maggiore sarà l’integrità del team.

Rispondete a ogni segnalazione. Trattate tutti i casi con la massima riservatezza per tutelare le identità dell’informatore e della persona accusata. Quando rispondete, fatelo tempestivamente e dimostrando rispetto. La risposta è una parte fondamentale del processo di formazione della fiducia quando si gestisce una segnalazione. Tuttavia, siate molto cauti e limitate le informazioni che fornite, soprattutto quando avete a che fare con un informatore anonimo.

Assicuratevi che i processi siano affidabili e sicuri. La sicurezza è importante. Siete tenuti a

proteggere l’informatore anonimo e i dati sensibili ricevuti e su cui baserete le vostre indagini.

In primo luogo, assicuratevi che la vostra soluzione possa garantire il massimo livello di sicurezza dei dati e venga costantemente monitorata.

In secondo luogo, i vostri processi devono rispettare le leggi di protezione dei dati e i regolamenti sulle segnalazioni nazionali. Pertanto dovrete disporre di registri sicuri delle attività effettuate tenuti dai responsabili dei casi e gestire le indagini in maniera sicura per proteggere le persone coinvolte. In terzo luogo, quando si chiude un caso, le aziende che controllano i dati all’interno dell’Unione europea devono rimuovere in maniera definitiva i dati diretti e indiretti.

  1. Comunicate il vostro impegno e analizzate i risultati

Comunicate ai clienti il vostro impegno a fare la cosa giusta. Tutto quello che fate deve essere contribuire al livello di soddisfazione dei clienti o ad attrarre

nuovi clienti. Dopo aver implementato la soluzione di segnalazione, è necessario farlo sapere ai clienti. I clienti si trovano nella vostra stessa posizione: devono assicurarsi che la loro catena di valore funzioni in maniera sostenibile.

Comunicate il vostro impegno a garantire un ambiente di lavoro sicuro e sostenibile per attirare i migliori talenti. Dipendenti impegnanti e responsabili sono la vostra risorsa più importante per mantenere elevato il livello di soddisfazione dei clienti e conseguire profitti sostenibili. Queste persone daranno il meglio alla vostra azienda, con o senza strumenti quali i codici di condotta. Cercate di attirarle verso la vostra azienda! Le nuove generazioni tendono a scegliere un datore di lavoro con una governance solida, valori etici e codici di condotta consolidati.

Analizzate i risultati e assicuratevi che il Consiglio di Amministrazione li controlli costantemente. Il sistema di segnalazione può aiutarvi a ottenere informazioni fondamentali per la vostra attività. Assicuratevi che il Consiglio di Amministrazione detenga il pieno accesso al sistema, alle segnalazioni ricevute, al modo in cui i casi vengono gestiti e alle statistiche aggregate. Oltre ad avvisarvi di incidenti gravi che dovrete gestire tempestivamente, il sistema di segnalazione consente anche di valutare la condizione attuale.

Volete leggere il resto del libro e iniziare a lavorare per l’introduzione di un sistema dedicato alle segnalazioni? Scaricate l’e-book oppure ordinate una copia cartacea su Amazon o Bokus.

Contatti:

Gunilla Hadders, co-autrice e Senior Advisor presso WhistleB, Whistleblowing Centre
+46  70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com

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