Da quando io e Karin abbiamo delineato le nostre prime idee per WhistleB, la nostra visione è diventata de facto uno standard nei servizi digitali di segnalazione delle irregolarità. Abbiamo individuato una lacuna nel mercato che doveva essere colmata con un’offerta di servizi di segnalazione che fosse flessibile, efficace e moderna. Tuttavia, puntavamo soprattutto a un sistema di segnalazione delle irregolarità che offrisse ai clienti la massima sicurezza e agli informatori la massima protezione.

L’anonimato degli informatori è essenziale per ottenere un valore aggiunto dai servizi di segnalazione delle irregolarità. L’informatore si sente più protetto se può restare anonimo, pertanto segnalerà i propri dubbi senza esitazione e l’azienda riceverà informazioni preziose su comportamenti sospetti. La disponibilità di soluzioni sicure e tecnologiche può garantire l’anonimato durante tutto il processo: dalla segnalazione, alla gestione del caso, passando per gli accertamenti, fino alla conclusione.

Segnalazione digitale delle irregolarità – la prospettiva dell’informatore

Oltre alla possibilità di restare anonimo, un altro dei vantaggi principali per i potenziali informatori risiede nell’intuitività. Inoltre, per i più giovani, la comunicazione digitale è qualcosa di naturale. Un servizio di segnalazione digitale semplifica il processo iniziale dietro a una segnalazione, rimuovendo quelle barriere logistiche e psicologiche che riducono la probabilità che una persona denunci un’irregolarità.

Perché?

In primo luogo, grazie a un’interfaccia intuitiva, i canali digitali sono accessibili da tutti i tipi di dispositivi, a qualsiasi ora del giorno e da qualsiasi parte del mondo. Pertanto gli informatori non devono preoccuparsi di dove, quando e come effettuare una segnalazione in privato.

Nel canale di segnalazione crittografato della nostra soluzione, l’informatore viene guidato nella sua segnalazione mediante un semplice questionario. Le domande dirette diminuiscono una parte dell’ansia derivante dall’incertezza sulle informazioni da fornire e riducono le preoccupazioni in merito agli eventuali errori di ortografia.

Inoltre, una soluzione digitale può connettere in modo continuo l’informatore con la persona o il team autorizzato. Questi ultimi sono stati formati appositamente per gestire la segnalazione in modo riservato, conforme e professionale. Ciò riduce la preoccupazione e lo sforzo di trovare la persona giusta. Il sistema è anche in grado di confermare la ricezione della segnalazione. In questo modo, l’informatore sarà certo che il proprio messaggio sia stato ricevuto. Infine, all’interno del servizio di segnalazione, è possibile integrare un software di traduzione sicuro, abbattendo notevolmente la barriera linguistica in un’organizzazione internazionale.

Segnalazione digitale delle irregolarità – la prospettiva del manager che analizza il caso

La sicurezza dei dati è uno dei vantaggi principali per il team che riceve le notifiche relative alle segnalazioni. Un servizio di segnalazione delle irregolarità digitale riduce notevolmente i rischi relativi alla salvaguardia delle informazioni. L’efficienza è un altro degli aspetti utili, in quanto la digitalizzazione riduce al minimo tutto il lato amministrativo nella gestione del caso. L’intero processo è ottimizzato e semplificato all’interno del servizio di segnalazione digitale: dalle decisioni relative alla segnalazione, passando per l’accettazione, l’assegnazione, il controllo sistematico, la comunicazione con l’informatore e la documentazione informativa, fino agli accertamenti, al caricamento e alla gestione delle prove, alle statistiche online per eventuali azioni in tempo reale e all’archiviazione.  Anche i tempi di latenza nella gestione di una segnalazione si riducono notevolmente e il processo diventa più efficiente quando viene gestito a livello digitale.

Ciò che conta di più è che tutto il processo di gestione del caso non dipende da una sola persona, in quanto tutte le segnalazioni si trovano all’interno della soluzione di segnalazione digitale e non nella casella di posta o sul computer di un dipendente.

La soluzione WhistleB semplifica le cose per il team addetto alle segnalazioni persino prima di utilizzarlo. Il servizio è semplice e pratico da implementare e non ci vuole molto per far funzionare il sistema. L’unico requisito necessario è un browser web.

La semplicità dei servizi di segnalazione digitale è pertanto un’opzione efficiente e a basso costo.

Segnalazione digitale delle irregolarità – la prospettiva dell’amministrazione

Per le amministrazioni aziendali, il vantaggio maggiore di un servizio di segnalazione digitale risiede nel fatto che un tale sistema rafforza la governance e la trasparenza di un’azienda. In un sistema digitale tutto può essere registrato. Ogni segnalazione fatta, ogni azione intrapresa per il caso, chi accede e gestisce gli accertamenti… niente può essere nascosto o rimosso. Ciò aumenta la fiducia nel sistema e non può essere garantito da altri canali non digitali.

Nonostante i dati personali siano sicuri, i servizi di segnalazione digitale possono offrire statistiche aggiornate che consentono di analizzare tendenze, tipi di violazione, lacune, aree ad alto rischio ecc. Queste informazioni consentono all’amministrazione di individuare dove è necessario adottare misure che promuovano una maggiore etica aziendale.

Infine, grazie ai servizi di segnalazione digitale, le amministrazioni aziendali possono essere tranquille per quanto riguarda la compliance a livello legale. In considerazione delle stringenti leggi in vigore in materia di protezione dei dati, come il GDPR nell’UE, il rischio di non conformità è molto elevato. Poiché il complesso di leggi e regolamenti può essere integrato e configurato all’interno delle migliori pratiche aziendali nelle soluzioni di segnalazione digitale, è possibile ridurre i rischi di mancata conformità e prevenire la divulgazione delle informazioni.

In considerazione di quanto detto finora, perché offriamo un servizio telefonico oltre al servizio di segnalazione digitale?

È vero, la soluzione di WhistleB può includere anche un servizio telefonico a livello mondiale; tuttavia consigliamo sempre di utilizzare in primo luogo il servizio di segnalazione digitale. Oggi circa il 95% dei nostri clienti utilizza esclusivamente il servizio basato su web e solo il 5% aggiunge l’opzione telefonica. Una percentuale che diventa sempre più piccola.

Oggi le organizzazioni tendono a considerare con attenzione i diversi bacini di utenza e i Paesi che necessitano realmente di un’opzione telefonica, e cercano di bilanciarla con l’opzione più sicura e protetta: il servizio di segnalazione digitale.

Anche se la tecnologia non sostituirà mai le competenze legali e di indagine e l’esperienza nella gestione delle segnalazioni, una soluzione digitale può rivelarsi un valido strumento aggiuntivo che semplifica le segnalazioni, snellisce i processi, migliora l’efficienza, aumenta la trasparenza e crea fiducia.

Vuoi scoprire di più sulle soluzioni di segnalazione digitali?

Contatto:
Gunilla Hadders
Fondatrice e socia di WhistleB
+46 (0)70 214 88 73
gunilla.hadders@whistleb.com

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