Segnalazione delle irregolarità nelle piccole e medie imprese: chi riceve le informazioni?

Febbraio 4, 2020

Questa nuova serie di articoli vi fornirà utili consigli sulla segnalazione delle irregolarità nelle piccole e medie imprese. In primo luogo, si vuole rispondere alla domanda: “Chi riceve le segnalazioni degli informatori?” Nei prossimi articoli affronteremo diverse tematiche, tra cui l’importanza della creazione di un sistema di segnalazione delle irregolarità nelle piccole e medie imprese, la comunicazione al fine di incoraggiare le segnalazioni e alcuni aspetti relativi alla sicurezza.

Nella segnalazione delle irregolarità nelle piccole e medie imprese, a volte le sfide da affrontare sono diametralmente opposte a quelle delle grandi aziende. Ad esempio, nelle grandi aziende, i dipendenti possono decidere di non segnalare i loro sospetti poiché non sanno se possono fidarsi. Le persone che ricevono le segnalazioni, infatti, sembrano molto distanti da loro. Nelle piccole e medie imprese, invece, è molto probabile che tutti o quasi tutti si conoscano. In questo scenario, un potenziale informatore potrebbe non sentirsi a proprio agio nel segnalare un collega a lui vicino a un altro collega che probabilmente conosce.

Cosa fare? Il primo passaggio da intraprendere, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, dell’organizzazione, della PMI o dell’ente governativo, è garantire l’esistenza di un canale semplice e anonimo per gli informatori. Questo consente di rimuovere già alcuni degli ostacoli relativi al processo e alla riservatezza. Chi dovrebbe ricevere le segnalazioni?

Qualità di chi riceve le segnalazioni

Le segnalazioni degli informatori possono essere molto differenti e le violazioni vanno dalle molestie alla frode, fino a veri e propri crimini ambientali. Poche persone vantano delle solide competenze in tutti questi campi. Per questo motivo, la persona che riceve la segnalazione deve avere la capacità di valutare il contenuto della segnalazione e determinare quali competenze specialistiche debbano essere applicate. In via del tutto ideale, la persona dovrebbe avere delle conoscenze in ambito giuridico e saper gestire informazioni riservate in modo rispettoso e professionale.

Dove possono trovare queste competenze le piccole e medie imprese?

Nelle aziende più grandi, generalmente la persona che riceve la segnalazione non riveste un ruolo operativo e spesso lavora nel reparto legale o della compliance aziendale. Ma non tutte le aziende più piccole hanno un simile reparto al loro interno. Avere una risorsa specifica per le segnalazioni potrebbe non essere necessario e comporta comunque dei costi.

Alcuni dei clienti più piccoli di WhistleB preferiscono pertanto rivolgersi a dei consulenti esterni, che operano pertanto come destinatari delle segnalazioni. Le aziende che vantano le giuste competenze includono studi legali, società di revisione e società specializzate nelle indagini forensi. WhistleB ha una vasta rete di partner di questo tipo a livello mondiale.

Oltre a garantire le giuste competenze e a minimizzare i costi in base alle esigenze effettive, un consulente esterno offre ulteriori vantaggi agli informatori nelle piccole e medie imprese. Uno di questi consiste nel fatto che la parte esterna, in teoria, è più indipendente rispetto ai colleghi e ai dirigenti dell’azienda. Questo contribuisce ad aumentare la credibilità e la fiducia da parte dei dipendenti delle aziende più piccole, così come la possibilità che l’informatore resti effettivamente anonimo. Inoltre, gli esperti esterni sono appositamente formati per gestire le segnalazioni degli informatori nel più corretto dei modi e possono fornire il loro supporto ai manager nella fase di valutazione, indagine e altri tipi di azioni, qualora necessarie.

Ricordate di proteggere sempre l’informatore, sia all’interno che all’esterno

Che decidiate di utilizzare una risorsa interna oppure esterna per gestire le segnalazioni delle irregolarità, ricordatevi di proteggere sempre l’identità dell’informatore e, preferibilmente, renderla anonima durante tutto il processo. Questo è un fattore fondamentale per incoraggiare le persone a fare delle segnalazioni. Inoltre, con la nuova Direttiva europea riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, la creazione di  canali riservati dedicati alle segnalazioni sarà ben presto obbligatoria per tutte le aziende UE a partire da 50 dipendenti. I sistemi di segnalazione online, come quello fornito da WhistleB, consentono di gestire le segnalazioni in modo uniforme e sicuro.

Se, ad esempio, un consulente esterno riceve le segnalazioni di un informatore per conto di una piccola azienda, il sistema WhistleB consente all’azienda di aggiungere la parte esterna come un utente autorizzato all’interno del sistema: bastano pochi clic. Dopo che il consulente esterno ha valutato la segnalazione, deve assegnarla alla rispettiva risorsa interna per le eventuali azioni successive. Anche questo può essere gestito all’interno dello stesso sistema. In alternativa, il sistema consente anche di far ricevere la segnalazione prima a una risorsa interna e, successivamente, di avvalersi di una consulenza esterna per la gestione del caso.

Questo è uno degli aspetti positivi della funzionalità del piano Ready-to-Launch di WhistleB, sviluppato appositamente per le segnalazioni nelle piccole e medie imprese. Con pochi clic, è possibile scalare e adattare il sistema consentendo alle aziende di gestire le segnalazioni in modo flessibile ma al contempo sicuro e professionale.

Se avete bisogno di maggiori informazioni sulle segnalazioni nelle piccole e medie imprese, visitate il nostro sito oppure contattateci.

Contatto:
Karin Henriksson,
Fondatrice e socia di WhistleB
+46 70 444 32 16
karin.henriksson@whistleb.com

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