Maggiore protezione degli informatori: il contributo della nuova normativa e delle soluzioni software

La protezione degli Informatori è un elemento importante per far emergere e impedire gli illeciti. Cambridge Analytica. Panama Papers. Luxleaks. Gli scandali causati da una mancanza di trasparenza dimostrano che gli informatori possono giocare un ruolo importante nella scoperta di attività che danneggiano il “pubblico interesse e il benessere dei nostri cittadini e della nostra società.” È così che la Commissione Europea illustra le ragioni che stanno alla base della sua proposta di nuove norme per proteggere gli informatori e promuoverne la tutela.

Gli informatori coraggiosi vengono sempre più celebrati. Coloro che si sono fatti avanti per combattere abusi e comportamenti scorretti, come le molestie sessuali nel caso della campagna #metoo, stanno avendo un impatto rilevante sui comportamenti, che stanno cambiando in tutto il mondo. Nomi come Antoine Deltour, Chris Wylie e Sherron Watkins sono divenuti noti al grande pubblico e saranno a lungo ricordati come informatori eroi.

Protezione degli Informatori: sfide ed opportunità

La protezione degli informatori è essenziale, perché le condotte illecite troppo spesso non vengono identificate internamente e finiscono invece per essere esposte al pubblico, compromettendo la reputazione delle organizzazioni. Tuttavia, dobbiamo chiederci: perché? La ragione principale è che la maggior parte delle persone è riluttante a farsi avanti nella propria organizzazione. Il timore di ritorsioni e l’impossibilità di raggiungere le persone giuste a cui devono essere segnalati gli illeciti costituiscono i fattori principali che inducono le persone a tacere nelle società e nelle organizzazioni della pubblica amministrazione. Un’altra ragione è la riluttanza ad incoraggiare le denunce interne da parte del management dell’organizzazione, per timore che le persone coinvolte formulino denunce in mala fede. Ciononostante, nemmeno la paura può impedire la fuga di notizie sugli illeciti.

Per questo motivo è essenziale, per la strategia a lungo termine delle organizzazioni, offrire uno spazio sicuro in cui i dipendenti o gli altri stakeholder possano far sentire la propria voce su un conflitto d’interessi o su altri illeciti. Come è dimostrato dalle ricerche sui benefici di un clima aziendale trasparente, il whistleblowing riveste un ruolo importante, così come la protezione degli informatori.

L’importanza del whistleblowing nelle organizzazioni: i numeri

Nel 2017, la Commissione Europea ha emanato una relazione dal titolo “Stima dei benefici economici della protezione degli informatori negli appalti pubblici”. Nella relazione si legge che vi sono rilevanti ragioni di ordine economico a favore della protezione degli informatori. In tutti i paesi presi in esame, si è visto che i potenziali vantaggi derivanti dal recupero di fondi pubblici utilizzati illecitamente erano superiori ai costi per predisporre e mantenere tali sistemi nel solo settore degli appalti pubblici. Per esempio, è stato stimato che in Irlanda i potenziali vantaggi siano circa il doppio dei relativi costi, mentre è stato stimato che in Romania i potenziali vantaggi siano 300-500 volte maggiori rispetto ai costi necessari per predisporre un’infrastruttura idonea.

Secondo la  Relazione del 2018 al Nations – Global Study on Occupational Fraud and Abuse dell’Association of Certified Fraud Examiners, le organizzazioni perdono ogni anno, in media, il cinque per cento dei loro ricavi annuali per le frodi. Un sistema di whistleblowing sicuro è la soluzione ottimale per prevenire gli illeciti: in tale relazione si legge che le perdite dovute alle frodi erano minori del 50% nelle organizzazioni dotate di hotline di whistleblowing rispetto a quelle che ne erano prive. Assistiamo ad una sempre maggiore importanza, nell’ambito di tali soluzioni di whistleblowing, dei sistemi di whistleblowing online, rispetto alle tradizionali hotline telefoniche.

Le proposte di legge per la protezione degli informatori

Sebbene sempre più organizzazioni si stiano attrezzando per promuovere il whistleblowing e proteggere gli informatori dalle ritorsioni, la spinta principale per il cambiamento proviene dalla legislazione. Alla fine di aprile 2018, la Commissione Europea  ha proposto nuove norme a livello di UE volte ad incrementare la protezione degli informatori. La proposta della CE comprende l’obbligo per le organizzazioni di predisporre canali sicuri per il reporting interno. Le società con più di 50 dipendenti o con un fatturato annuo superiore a €10 milioni dovranno predisporre una procedura interna per gestire le segnalazioni degli informatori. Anche tutte le amministrazioni statali e regionali e i comuni con più di 10.000 abitanti saranno soggetti alla nuova proposta. (Per un’analisi maggiormente approfondita sulla proposta di Direttiva sulla Protezione degli Informatori, vi invitiamo a leggere il nostro post precedente.) Inoltre, nella bozza di relazione  del Comitato per gli Affari Legali del Parlamento Europeo in merito alla proposta di Direttiva sulla Protezione degli Informatori, si legge che “dovranno essere predisposti sistemi per le rivelazioni o le segnalazioni anonime, e le rivelazioni o le segnalazioni anonime non potranno essere vietate.” A nostro parere, questa è una buona notizia.

La protezione degli informatori e il ruolo dei sistemi di whistleblowing delle organizzazioni

Riteniamo che, per stabilire un affidabile sistema di whistleblowing, le organizzazioni debbano fare in modo che:

• tale sistema sia di facile utilizzo e che gli informatori possano scegliere di restare anonimi;
• sia applicato il massimo livello possibile di riservatezza dei dati, in modo tale da proteggere informazioni sensibili e dati personali (rispetto del GDPR);
• l’organizzazione che gestisce la segnalazione e la procedura deve essere indicata con chiarezza e ci si deve avvalere di terzi dotati della necessaria competenza;
• il sistema e tutte le procedure sono conformi al GDPR e a tutte le norme applicabili;
• il sistema è comunicato e applicato in modo adeguato.

Vi invitiamo a leggere il nostro articolo dedicato a questa materia, dal titolo I migliori consigli sul whistleblowing per maggiori informazioni sulle migliori prassi sul whistleblowing nelle organizzazioni. Vi invitiamo a leggere la sintesi del nostro Blog e le nostre newsletter per gli aggiornamenti sulla protezione degli informatori.