Lancio del manuale sulle segnalazioni di WhistleB per dirigenti aziendali e amministrazioni

Luglio 7, 2020

Questo mese è segnato dal lancio del nuovo manuale sulle segnalazioni per i dirigenti aziendali e le amministrazioni: La guida completa per l’implementazione di una soluzione di segnalazione che aumenta la soddisfazione di clienti e dipendenti. Il manuale sulle segnalazioni offre a dirigenti aziendali e amministrazioni una guida pratica per la configurazione e il funzionamento corretto ed efficace di una soluzione di segnalazione. Un servizio a favore del profitto sostenibile che aumenta la fiducia dei clienti.

In questa intervista, le coautrici e cofondatrici di WhistleB, Gunilla Hadders e Karin Henriksson, condividono alcune delle informazioni presenti nel manuale da cui potranno trarre vantaggio dirigenti aziendali e membri del consiglio di amministrazione.

 

Il manuale nasce in risposta alla nuova direttiva UE che prevede un profondo cambiamento nel mercato: tutte le aziende con più di 50 dipendenti dovranno implementare un sistema di segnalazione. Inoltre, fornisce esempi semplici e pratici per un’implementazione sicura ed efficace. Ma come fanno le amministrazioni e i dirigenti aziendali a garantire che il canale venga utilizzato e che ricevano le segnalazioni?

“Il mio consiglio spassionato è di essere chiari sullo scopo di una soluzione di segnalazione e sulla sua importanza. È necessario far capire perché è importante fare la cosa giusta anche da un punto di vista aziendale e occorre definire l’approccio corretto per creare fiducia nel sistema di segnalazione. Questo è fondamentale per ricevere quelle segnalazioni così vitali per l’azienda. Bisogna rendere il sistema accessibile, disponibile e il più semplice possibile per eseguire una segnalazione”, afferma Gunilla Hadders.

“Esatto. E si deve chiarire che il segnalante resta anonimo e che quelli che rivelano la propria identità non subiranno alcune ritorsioni”, aggiunge Karin Henriksson. “Sapere che il sistema di segnalazione è sicuro e che il processo è studiato nei minimi dettagli è decisivo per incoraggiare segnalazioni su condotte illecite che potrebbero mettere a rischio l’azienda”.

 

Abbiamo già letto di casi di condotte illecite, divenuti di dominio pubblico, nonostante le aziende coinvolte avessero un sistema di segnalazione. Cosa ne pensate?

“Questo ci riporta alla questione della fiducia. Le persone devono potersi fidare del sistema e del processo dietro la gestione delle segnalazioni. Ci siamo rese conto che avere un team qualificato addetto alle segnalazioni è fondamentale. Il team dovrebbe essere formato da professionisti, figure con un’integrità ineccepibile, affidabilità e le competenze per gestire tematiche delicate. In linea generale, è importante avere un team ristretto ma che vanti diverse competenze. La varietà delle figure coinvolte favorisce l’integrità del team”, sottolinea Karin Henriksson. “E non ci stancheremo mai di ribadire l’importanza di una gestione sicura dei dati sensibili. Non si dovrebbe mai sottovalutare la sicurezza”.

“La digitalizzazione è un altro aspetto fondamentale”, aggiunge Gunilla Hadders. “Un sistema di segnalazione digitale riduce notevolmente i rischi nella sicurezza delle informazioni. Ciò che conta di più è che tutto il processo di gestione del caso non dipende da una sola persona, in quanto tutte le segnalazioni si trovano all’interno della soluzione di segnalazione digitale e non nella casella di posta o sul computer di un dipendente. C’è un ulteriore vantaggio nell’utilizzare un sistema di segnalazione e di gestione dei casi digitale. La struttura e i processi automatizzati aumentano la sicurezza e riducono i tempi di latenza per la gestione di una segnalazione, rendendo il processo più efficiente”.

 

Nel manuale per le segnalazioni, analizzate il valore di questa soluzione da una prospettiva di mercato. Affermate che una soluzione di segnalazione aumenta il profilo di sostenibilità dell’azienda e accresce la fiducia di dipendenti e clienti. Questi sono effetti positivi che forse le aziende non sempre considerano nel campo delle segnalazioni. Che esperienze avete avuto qui?

“Per prima cose, le aziende corrono meno rischi poiché la soluzione di segnalazione ha una funzione preventiva. E se si verifica un caso, l’azienda può agire immediatamente. Tuttavia è anche vero che la fiducia in un’azienda può aumentare se l’amministrazione è in grado di dimostrare chiaramente le misure per un’operato etico e sostenibile. Questo incide positivamente sulla fiducia sia di clienti che di dipendenti”, dichiara Gunilla Hadders.

“Tuttavia è necessario dare le informazioni giuste sulla soluzione di segnalazione. Comunicare il proprio impegno nel fare la cosa giusta. Dopo aver implementato la soluzione di segnalazione, è necessario farlo sapere ai clienti. I clienti, proprio come le aziende, devono garantire che la loro catena del valore sia sostenibile”, aggiunge Gunilla Hadders.

“Ultimo, ma non in ordine di importanza, anche l’amministrazione deve essere coinvolta e ricevere i risultati. È necessario analizzare i risultati e garantire il monitoraggio continuo da parte dei vertici aziendali. Il sistema di segnalazione può aiutare a raccogliere informazioni vitali sulla propria organizzazione. Oltre a segnalare episodi gravi, che possono essere gestiti immediatamente, il sistema di segnalazione consente di eseguire un valido controllo della salute della propria azienda”, conclude Karin Henriksson.

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