Come implementare un servizio di segnalazione: esternalizzazione a terzi

Se stai cercando il modo migliore per implementare un servizio di segnalazione nella tua organizzazione, sviluppare da zero un servizio di segnalazione su misura potrebbe richiedere del tempo e finire per non essere l’opzione più sicura. Valutare, inoltre, i vari casi possibili per gestirli in modo appropriato può richiedere competenze di cui non disponi internamente. Le analisi necessarie potrebbero rientrare in ambiti per i quali solo team specializzati dispongono della formazione richiesta.

In questo quarto contributo della serie di articoli su come implementare un servizio di segnalazione, ci concentreremo sul supporto che possono offrire i fornitori esterni.


In cosa consiste l’esternalizzazione (il cd. “outsourcing”) della gestione delle segnalazioni?

Con l’esternalizzazione, una parte esterna o un ombudsman riceve le segnalazioni anonime per conto dell’organizzazione. Tale soggetto assegna le categorie corrispondenti ai casi, risponde ai segnalanti, mette in collegamento con il team risorse esterne esperte caso per caso, e così via.


Generalmente, quali tipi di aziende forniscono questi servizi?

Dipende da quale parte del processo di segnalazione si desidera esternalizzare. Tuttavia, le aziende che vantano le giuste competenze e offrono i servizi richiesti includono studi legali, società di revisione, consulenti del lavoro e società specializzate nelle indagini forensi. Queste sono le tipologie di aziende incluse nella rete internazionale di partner di WhistleB grazie a uno specifico programma di partenariato.


Quali sono i vantaggi del ricorso a una terza parte per la gestione delle segnalazioni?

L’utilizzo di parti esterne per la gestione delle segnalazioni può garantire un maggiore livello di trasparenza. La terza parte esamina ogni caso, è indipendente rispetto alle dinamiche interne e può più facilmente far arrivare i casi al Consiglio di Amministrazione qualora risultino coinvolti dirigenti di alto livello o se emergono altre informazioni pertinenti che richiedono l’attenzione del Consiglio.

Data la natura variegata delle segnalazioni, che possono andare dalle questioni ambientali a quelle relative ai dipendenti fino alla criminalità economica, un altro vantaggio dell’outsourcing è la gamma di competenze che può essere chiamata in causa. Inoltre, gli esperti esterni sono appositamente formati per gestire le segnalazioni anonime in modo appropriato e in conformità alle leggi vigenti. Sono pertanto in grado di coadiuvare i team manageriali nelle discussioni, nelle analisi e nelle altre azioni di follow-up, ove necessario.

Nelle piccole e medie imprese, uno dei vantaggi consiste nel fatto che la terza parte, in teoria, è più indipendente rispetto ai colleghi e ai dirigenti dell’azienda. Questo contribuisce ad aumentare la credibilità e la fiducia nel processo da parte dei dipendenti, così come la possibilità che il segnalante anonimo resti effettivamente anonimo. 


Perché la gestione interna può comunque essere l’opzione migliore

Anche la gestione interna delle segnalazioni presenta una serie di vantaggi evidenti. Un rappresentante interno riesce a contestualizzare meglio ogni eventuale segnalazione. Può avere accesso a informazioni da altre aree dell’azienda e può mettere insieme il puzzle degli eventi per ottenere un quadro più chiaro. Tuttavia, è importante ricordare che ben presto tutte le aziende dell’UE con un numero di dipendenti pari o superiore a 50 saranno tenute per legge a nominare una “persona o un dipartimento imparziale” che si occupi delle segnalazioni anonime. La persona incaricata deve rivestire un ruolo che consenta una certa indipendenza e autonomia.


L’utilizzo di parti esterne può garantire la sicurezza?

Assolutamente sì, a condizione di disporre di uno strumento di segnalazione con le giuste caratteristiche di sicurezza, come WhistleB. Se, ad esempio, un consulente esterno riceve una segnalazione anonima per conto di un’azienda, il sistema WhistleB consente all’azienda di aggiungere tale esterno come utente autorizzato all’interno del sistema sicuro, con appena pochi clic. Dopo che ha valutato la segnalazione, il consulente esterno deve assegnarla alla risorsa interna pertinente per le eventuali azioni successive. Anche questo può essere gestito all’interno dello stesso sistema sicuro. In alternativa, il sistema consente anche di far ricevere la segnalazione prima a una risorsa interna e, successivamente, di avvalersi di una consulenza esterna per la gestione del caso.

I modi per implementare correttamente un servizio di segnalazione sono molti. Leggi i nostri altri blog della serie per consigli sulla comunicazione, l’organizzazione e la gestione delle segnalazioni.

Tramite il proprio programma di partenariato, WhistleB mette a disposizione una piattaforma sicura, intuitiva e basata sul Web, mentre i nostri partner garantiscono tutte le competenze necessarie nell’elaborazione e nell’indagine dei casi. Abbiamo partner attivi in tutta Europa e i nostri clienti comuni beneficiano dell’esperienza di due organizzazioni che, insieme, si occupano della ricezione, dell’elaborazione e dell’analisi delle segnalazioni. Un modo efficace per implementare un servizio di segnalazione, in tutta semplicità!

Karin Henriksson, Founding partner and Senior Advisor, WhistleB 
karin.henriksson@whistleb.com
+46 70 444 32 16