1. OBIETTIVI POSITIVI
Prima di prendere in esame le caratteristiche tecniche, riteniamo che le organizzazioni debbano riflettere sugli obiettivi centrali su cui sviluppare il proprio sistema. Ad esempio, desideri creare una cultura aziendale più aperta? Affrontare problematiche già note? Implementare il primo elemento di un programma più esteso di rischio e conformità?
Anche se il pubblico a cui ti rivolgi internamente mostra scetticismo, le intenzioni positive saranno visibili e genereranno fiducia. D’altro canto, trattare il sistema di whistleblowing come un mero obiettivo da spuntare non farà altro che alimentare la sfiducia e diminuirà le possibilità di ricevere segnalazioni significative.
Da un sondaggio del 2018 sull’approccio dei dipendenti all’etica sul lavoro, è emerso che il motivo più comune per il quale gli europei non segnalano gli illeciti riscontrati sul lavoro è perché ritengono che non verrà preso nessun provvedimento in merito. (IBE Ethics at Work: 2018 Survey of Employees)
2. ACCESSIBILITÀ
Assicurati che il canale o i canali offerti siano pertinenti per gli utenti. Anche questo elemento va a vantaggio di un sistema di segnalazione di illeciti efficace.
Ad esempio, se i dipendenti della tua azienda lavorano all’aperto, un servizio telefonico può risultare più accessibile o più comodo di una piattaforma di segnalazione via Internet. Se nell’organizzazione è presente invece personale di diverse nazionalità, è probabile che riceverai maggiori segnalazioni qualora abbiano la possibilità di inviarle nella lingua di preferenza.
Anche l’accesso gratuito ai canali di segnalazione (ad esempio mediante numeri verdi o canali Web) eliminerà potenziali barriere al whistleblowing.
L’importanza di offrire scelta e accessibilità è sostenuta anche dai nostri dati di benchmarking sui sistemi di whistleblowing, dai quali emerge che i whistleblower – ossia coloro che effettuano una segnalazione – utilizzano diversi canali.
L’importanza di offrire scelta e accessibilità è sostenuta anche dai dati di benchmarking di NAVEX sui sistemi di whistlblowing, dai quali emerge che i whistleblower – ossia coloro che effettuano una segnalazione – utilizzano diversi canali.
3. DISPONIBILITÀ
Come per i canali offerti, anche la disponibilità del servizio per i potenziali utenti è un fattore essenziale.
Un hotline di segnalazione illeciti disponibile solamente durante l’orario lavorativo potrebbe non incoraggiare le persone a effettuare una segnalazione. Un servizio invece garantito 24 ore su 24 consentirà di esporre un problema con discrezione, da casa o lontano dal luogo di lavoro.
Gli utenti dovrebbero anche essere in grado di accedere ai canali indipendentemente dal luogo in cui si trovano. L’offerta di diversi canali di whistleblowing ti consentirà di coprire la maggior parte degli scenari.
4. TRASPARENZA
Eventuale mancata trasparenza su chi visionerà la segnalazione – e su come verrà effettuata la relativa indagine – può generare dubbi e scarsa fiducia, e la persona in questione potrebbe decidere di tenere per sé il problema riscontrato invece di segnalarlo.
Sebbene non si possano condividere i dettagli di ogni segnalazione, è possibile garantire trasparenza su chi la riceverà/visionerà e su come funziona la relativa procedura di indagine.
Fornire formazione ai dipendenti, condividere statistiche o anche case study che mettano in evidenza risultati positivi possono essere elementi in grado di favorire la fiducia tra i dipendenti della tua azienda.
5. SICUREZZA
Data la riservatezza delle informazioni in questione e i rischi (reali e percepiti) associati al whistleblowing, la sicurezza rappresenta un fattore chiave per un sistema di whistleblowing efficace.
Le organizzazioni devono mettere in atto misure volte a proteggere l’identità del whistleblower e di chi può essere oggetto di una segnalazione. Ciò include restrizioni nell’accesso ai dati della segnalazione e l’invio sicuro dei dati in linea con i requisiti di pertinenza in materia di protezione dei dati.
Consentire ai whistleblower di interagire con chi si occupa delle indagini mantenendo l’anonimato non solo alimenterà la fiducia ma promuoverà anche l’efficacia della procedura di investigazione.
La nuova direttiva europea sul whistleblowing afferma che enti pubblici e aziende private con un numero pari o superiore a 50 dipendenti devono offrire canali di segnalazione sicuri che garantiscano la riservatezza.
Metti al centro il whistleblower
Accessibilità e trasparenza sono caratteristiche fondamentali nell’implementazione di un sistema di whistleblowing.
Dall’esperienza da noi maturata, i servizi più efficaci sono quelli che agevolano gli utenti dando loro la sensazione di fiducia e controllo.
Tuttavia, è importante riconoscere che ogni organizzazione ha le proprie peculiari difficoltà da affrontare. Prima di creare un nuovo servizio o di aggiornare quello esistente, cerca di ottenere un riscontro dalle persone che desideri utilizzino il sistema. Ad esempio:
- Cosa impedisce loro di effettuare una segnalazione?
- Sono al corrente della procedura di whistleblowing?
- Hanno la certezza che verrà preso un provvedimento?
Coniugando dati strategici sugli utenti a prassi ottimali, potrai implementare un sistema di segnalazione che agevoli i dipendenti e che fornisca informazioni significative per proteggere personale, reputazione e fatturato aziendale.