Une solution sécurisée, simple et uniformisée : qu’attendez-vous pour passer au lancement d’alerte numérique ?

février 17, 2020

Depuis que Karin et moi-même avons défini les idées fondatrices de ce que serait WhistleB, notre vision s’est imposée de facto comme le standard des dispositifs numériques de lancement d’alerte. Notre analyse du marché a mis en évidence l’absence d’une solution d’alerte flexible, rentable et moderne, mais, avant tout, d’un dispositif garantissant aux clients une sécurité et une protection maximales des lanceurs d’alerte.

L’anonymat est en effet l’un des principaux avantages offerts par les dispositifs de lancement d’alerte. Un lanceur d’alerte se sentira davantage en sécurité s’il a la possibilité de rester anonyme. Il osera alors faire part de ses inquiétudes et remettra à l’entreprise de précieuses informations concernant d’éventuelles mauvaises conduites. Des solutions technologiques sécurisées permettent de garantir l’anonymat tout au long du processus, depuis le premier rapport jusqu’à la fermeture d’un dossier, en passant par le case management.

Lancement d’alerte numérique – la perspective du lanceur d’alerte

Outre l’opportunité de rester anonyme, la simplicité d’utilisation est un atout majeur pour un lanceur d’alerte potentiel. Les jeunes générations sont par ailleurs remarquablement à l’aise avec la communication numérique.  Les dispositifs numériques de lancement d’alerte simplifient le processus de rapport initial et suppriment certaines des barrières logistiques et psychologiques pouvant empêcher un individu d’effectuer un signalement.

Comment ?

Les canaux numériques sont accessibles par le biais d’une interface conviviale, sur tous types d’appareils, à n’importe quel moment, et ce, de partout dans le monde. Le lanceur d’alerte n’a donc pas à s’inquiéter du lieu, du moment ou de la manière dont il lance une alerte privée.

Le canal de rapport crypté de notre dispositif guide le lanceur d’alerte tout au long du processus via un questionnaire d’une grande simplicité. Des questions brèves permettent de supprimer l’anxiété liée au choix des informations fournies ainsi qu’à la crainte d’écrire des erreurs.

Le dispositif numérique connecte en outre aisément le lanceur d’alerte avec la personne ou l’équipe autorisée et formée à gérer les rapports de manière sensible, conforme et respectueuse. Ceci permet de réduire les inquiétudes et les efforts liés au fait de trouver la personne adéquate. Le système est également capable de générer automatiquement une confirmation de réception, afin que le lanceur d’alerte soit assuré que son message a bien été transmis. Enfin, un dispositif numérique de lancement d’alerte peut intégrer un logiciel de traduction automatique fiable, ce qui réduit considérablement les barrières linguistiques susceptibles de se présenter dans une organisation internationale.

Lancement d’alerte numérique – la perspective du case manager

La sécurité des données est un enjeu majeur pour l’équipe de responsables désignés qui reçoit les alertes. Un dispositif numérique de lancement d’alerte réduit de manière significative les risques liés à la sécurité de l’information. Son efficacité est aussi un atout essentiel, car la numérisation minimise l’administration au niveau du case management. Il permet et uniformise l’ensemble du processus, depuis les décisions relatives à chaque cas, le triage, l’affectation, une piste d’audit systématique, la communication avec le lanceur d’alerte, la documentation des informations jusqu’aux enquêtes réelles, le téléchargement et maniement des preuves, les statistiques en ligne pour un suivi en temps réel ainsi que l’archivage. Le temps de latence de traitement d’un rapport est ainsi considérablement réduit et la numérisation du processus en améliore l’efficacité.

Il est à noter que dans un dispositif numérique de lancement d’alerte, tous les dossiers sont répertoriés, ce qui n’est pas le cas dans la boîte mail ou l’ordinateur de n’importe quel utilisateur. L’ensemble du processus de case management repose donc moins sur les individus.

La solution de WhistleB s’efforce de simplifier le travail de l’équipe de responsables désignés, avant même son utilisation. Le dispositif est facile à implémenter, pratique et est opérationnel en un temps record. Pour commencer, il suffit de disposer d’un navigateur Web.

La simplicité d’un dispositif numérique de lancement d’alerte en fait une option à la fois efficace et rentable.

Lancement d’alerte numérique – la perspective du conseil d’administration

Le principal avantage associé au dispositif numérique de lancement d’alerte du point de vue des conseils d’administration est qu’il permet de renforcer la gouvernance et la transparence. Les solutions numériques permettent de tout enregistrer. Chaque rapport, chaque action entreprise pour chaque cas, l’identité des personnes qui ont accès à l’enquête ou la mènent… rien ne peut être dissimulé ou supprimé. Ceci confère au dispositif une fiabilité élevée avec laquelle les canaux non numériques ne peuvent pas rivaliser.

Les services numériques de lancement d’alerte offrent des statistiques en temps réel qui permettent d’analyser notamment les tendances, les types de mauvaises conduites, les manquements, les régions à risque accru, etc., et ce, tout en préservant l’intégrité des données personnelles. Ces informations permettent d’orienter le conseil d’administration et la direction sur les mesures à prendre pour renforcer l’éthique des affaires.

Enfin, les services numériques de lancement d’alerte rassurent les conseils d’administration quant au respect de la législation.  En raison de l’évolution des lois sur la protection des données vers des normes plus strictes, telles que le RGPD dans l’UE, il existe un risque important de non-conformité. Comme l’interprétation de lois et de régulations complexes peut être intégrée et configurée dans le cadre de pratiques d’excellence des dispositifs numériques de lancement d’alerte, ceux-ci peuvent aider à minimiser les risques de conformité et empêcher la divulgation d’informations.

Malgré tous ces avantages, pourquoi proposons-nous une hotline téléphonique en plus du dispositif numérique de lancement d’alerte ?

WhistleB propose en effet une hotline téléphonique dans le monde entier, mais nous recommandons toujours notre dispositif numérique de lancement d’alerte comme premier choix. Actuellement, quelque 95 % de nos clients utilisent uniquement le service Web et seulement 5 % d’entre eux ont également souscrit au service de hotline. Ce pourcentage, déjà faible, est en nette diminution.

Les organisations ont aujourd’hui tendance à étudier si les différents groupes cibles ou pays ont réellement besoin d’une option téléphonique, et comparent ce besoin avec l’option la plus sûre et la plus sécurisée – qui est, dans tous les cas, un dispositif numérique de lancement d’alerte.

Même si la technologie ne remplacera jamais l’expertise et l’expérience juridiques et investigatrices de la gestion des alertes, les dispositifs numériques de lancement d’alerte constituent un outil d’aide puissant qui simplifie les rapports, uniformise les processus, améliore l’efficacité, renforce la transparence et instaure une confiance.

Vous souhaitez en savoir plus sur les dispositifs numériques de lancement d’alerte ?

Contact :
Gunilla Hadders
Fondatrice et associée chez WhistleB
46 (0)70 214 88 73
gunilla.hadders@whistleb.com

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