Un dispositif d’alertes professionnelles est un canal de transmission qui permet aux employés et à d’autres personnes d’alerter de manière confidentielle sur des actes contraires aux lois, au règlement intérieur d’une organisation ou de son code de conduite. C’est un outil important pour réduire les risques et instaurer un climat de confiance, car il permet aux responsables d’une organisation de détecter une situation à risque et agir à un stade précoce. Un dispositif d’alertes professionnelles a aussi une fonction préventive, car leur simple existence peut inciter les personnes à réfléchir à deux fois avant de commettre des actes de fraude, de corruption, de harcèlement ou d’adopter d’autres comportements inadéquats.

Les dispositifs d’alertes professionnelles ont été démocratisés en 2002, lorsque la loi Sarbanes-Oxley Act a exigé que toutes les sociétés américaines cotées en bourse disposent d’un canal d’alerte et d’un processus dédié. À l’époque, la plateforme habituelle était le téléphone et la boîte vocale. C’est pourquoi l’expression dispositif d’alertes professionnelles (en anglais, whistleblower = personne qui tire la sonnette d’alarme) est toujours en usage aujourd’hui, même s’il est tout aussi susceptible de décrire une solution en ligne, téléphonique, par email etc. Dans cet article, nous décrivons :

  • les types de dispositifs d’alertes professionnelles qui existent
  • les composantes d’un système de lancement d’alerte
  • les quatre facteurs cruciaux pour faire gagner en effectivité vote dispositif

 

Quels types de dispositif d’alertes professionnelles existent ?

  1. Les dispositifs en ligne

Les dispositifs d’alertes professionnelles en ligne se composent d’un canal de communication qui permet aux individus de lancer un alerte par le biais d’un service Web. Leur principal avantage est qu’ils permettent très facilement de préserver l’anonymat d’un lanceur d’alerte, facteur essentiel pour encourager les personnes à faire valoir leur droit d’expression sans crainte de réprésailles. Ils permettent aussi à un lanceur d’alerte de joindre des fichiers (texte et image) comme éléments de preuve. Les dispositifs d’alertes professionnelles en ligne conservent également toutes les données en un seul lieu et, point le plus important, en sécurité et totale conformité avec le RGPD ou d’autres lois en vigueur. La conformité peut être un volet intégré au logiciel du dispositif, ce qui, pour l’organisation, allège un peu la charge administrative. Pour finir, la gestion des alertes ainsi que la traçabilité des actions des référents en charge de l’alerte sont des fonctionnalités automatisée.

  1. Dispositifs d’alertes professionnelles par téléphone.

Les dispositifs d’alertes professionnelles utiliant la téléphonie permettent aux personnes de lancer un alerte en passant un appel téléphonique. Si, comme les canaux en ligne, ils peuvent être mis à disposition 24h/24, 7j/7, 365 jours par an, et permettre un certain degré d’anonymat, ils sont moins sécurisés puisque les informations ne peuvent pas être chiffrées sur toute la ligne depuis le lanceur d’alerte jusqu’au destinataire du message au sein de l’organisation. Les dispositifs d’alertes professionnelles par téléphone sont également plus coûteux, parce qu’ils ne permettent pas un suivi des alertes intégrés, ce qui signifie que les informations doivent être consignées manuellement. Comme ils ne donnent pas la possibilité d’utiliser un éventail d’appareils, ils sont également moins conviviaux. Pour autant, dans les pays où l’accès à Internet n’est pas répandu, ou pour les groupes d’employés qui n’ont pas l’habitude d’écrire, les dispositifs d’alertes professionnelles utilisant la téléphonie constituent une bonne option.

  1. Lancement d’alertes en face-à-face

Le lancement d’alerte en face-à-face constitue plutôt une option « porte ouverte » qu’un dispositif d’alertes professionnelles classique. C’est un moyen pour un responsable ou tout autre supérieur de montrer au lanceur d’alerte que ses préoccupations sont prises au sérieux et que les informations doivent être rapportées aux personnes qui possèdent la responsabilité et les compétences pour traiter le signalement en question. Bien que le lanceur d’alerte reçoive un commentaire immédiat en retour, cela n’implique pas de protection automatique des données ni un suivi d’alerte efficace. À l’évidence, ce type de procédé ne préserve pas l’anonymat et nécessite un énorme degré de confiance entre les parties concernées.

  1. Adresse e-mail et boîte de réception pour les lanceurs d’alerte

Une adresse e-mail et une boîte de réception pour les lanceurs d’alerte est un autre moyen plus commun d’alerter, à laquelle souscrivent certaines organisations. Si leur mise en place est simple et bon marché, ils s’accompagnent de risques importants. Un courriel ne peut pas être intégralement chiffré, les données ne sont donc pas sécurisées, ce qui met l’organisation en danger de ne pas respecter ses exigences légales. Lorsqu’ils passent de main en main, les messages peuvent aussi être lus et falsifiés par des parties non autorisées. Cette absence de sécurité réduit considérablement la confiance que les lanceurs d’alerte potentiels pourraient avoir, réduisant ainsi la probabilité qu’ils signalent leurs préoccupations. Pour finir, comme avec le signalement par téléphone, le lancement d’alerte par e-mail ne s’accompagne pas d’un suivi et d’une gestion intégrés des alertes, ce qui en fait un moyen à haut risque.

 

Qu’est-ce qu’un dispositif ‘alertes professionnelles ?

Comme cela a été dit plus haut, « dispositif d’alertes professionnelles » est en fait une expression trompeuse. Elle laisse entendre un canal de signalement, comme une ligne téléphonique, permettant aux personnes d’alerter au sujet d’une préoccupation. Le monde des alertes professionnelles s’est toutefois professionnalisé depuis le début des années 2000, car les entreprises ont appris que s’ouvrir aux alertes professionnelles est un moyen de formuler l’engagement auprès des employés et des partenaires que les alertes sont traités de manière appropriée. Cela va au-delà d’un simple canal de transmission, que ce soit par téléphone ou en ligne. Dans la plupart des cas, un dispositif d’alertes professionnelles est aujourd’hui un élément d’un système plus complet.

 

Quels sont les éléments clés à retenir concernantun dispositif d’alertes professionnelles ?

  1. Communication autour du dispositif d’alerte professionnelle

Il est indispensable de communiquer auprès des groupes de personnes pour lesquels l’organisation met à disposition le système. Cela peut passer par des directives « pratiques », par une politique en la matière, par le fait de remettre l’accent sur le code de conduite de l’organisation et par bien d’autres initiatives. L’objectif de ce message est de placer la solution d’alertes professionnelles dans le contexte plus large de l’éthique et de la lutte contre la corruption de l’organisation, de susciter la confiance et donc d’encourager les personnes à utiliser le dispositif d’alertes professionnelles si elles soupçonnent un comportement inapproprié.  Le service d’alertes professionnelles saura :

  • Répondre aux questions relatives au service, notamment sur quoi, où, quand, pourquoi et comment; Dire ce qui relève des alertes professionnelles et ce qui n’en relève pas; Indiquer l’endroit où les personnes peuvent trouver un canal pour effectuer des signalements; Préciser les moments de disponibilité du service d’alertes professionnelles; Pourquoi les personnes doivent s’en préoccuper et pourquoi elles peuvent lui faire confiance; Comment peuvent-elles lancer une alerte ?
  • Décrire le processus de gestion des alertes. Ce qui arrive une fois les alertes déclarées, la manière dont elles sont suivies, remontées dans la hiérarchie et si elles font l’objet d’une enquête.
  • Décrire en détail qui gérera l’alerte. Qui sont les membres de l’équipe en charge des lancements d’alerte et pourquoi.
  • Expliquer que le lanceur d’alerte peut effectuer des signalements de manière anonyme et conserver ce statut tout au long du dialogue et du processus de suivi s’il ou elle le souhaite. Expliquer la politique stricte en matière de représailles. Les lanceurs d’alerte potentiels doivent également être informés de leurs droits, des droits des personnes visées par une alerte, de la manière dont les données sont traitées et du mode de sécurisation du dispositif d’alertes professionnelles qui conserve les données.
  1. Le dispositif d’alertes professionnelles lui-même

Le dispositif d’alertes professionnelles doit être facile d’utilisation pour supprimer tous les obstacles au cours du processus de déclaration. Un lanceur d’alerte sérieux n’effectuera probablement qu’un seul signalement, et il peut être très préoccupant pour lui ou pour elle de le faire. Aidez-le ou aidez-la en rendant le processus le plus simple et accessible possible afin de lui permettre de démarrer un dialogue sécurisé avec l’équipe en charge du traitement des alertes. Permettez un signalement multilingue pour que les employés et autres partenaires puissent employer leur langue maternelle lorsqu’ils effectuent une alerte. Assurez-vous que le dispositif d’alertes professionnelles dispose d’une fonctionnalité d’ajout de document.

  1. Equipe en charge du dispositif

Lorsqu’un signalement est transmis via le dispositif, assurez-vous d’avoir les ressources nécessaires pour assurer un traitement de l’alerte. Le ou les référent du dispositif décideront quels signalements doivent être remontés dans la hiérarchie, à qui, et si des experts externes doivent être ajoutés dans le processus d’enquête. Ils auront les compétences correspondantes provenant de multiples fonctions dans l’ensemble de l’organisation et bénéficieront d’une formation pour traiter les questions sensibles de manière déontologique. Chez nos clients, on retrouve des fonctions comme les ressources humaines, la conformité, la finance, l’audit interne et le développement durable, ainsi que des membres non exécutifs du Conseil d’administration. Cette équipe doit être aussi restreinte que possible, mais être également constituée de plusieurs personnes pour des raisons de fiabilité et d’impartialité.

  1. Un outil de gestion des alertes professionnelles.

C’est le système de traitement des alertes au sein du dispositif en lui même. Il doit s’intégrer de manière transparente pour un suivi efficace et un dialogue permanent avec le lanceur d’alerte. Pour aider l’équipe en charge, il doit être intuitif et fournir une structure pour que les mesures les plus appropriées puissent être prises tout au long du processus. Pour être pleinement conforme aux obligations légales en vigueur, comme le RGPD, l’outil de gestion doit inclure une fonctionnalité d’archivage et de suppression de dossiers.

  1. L’architecture du dispositif d’alertes professionnelles

Une solide solution est au cœur de l’ensemble du dispositif d’alertes professionnelles. Les plus grands fournisseurs de ces dispositifs veillent aujourd’hui à ce que leurs solutions contiennent les paramètres de sécurité les plus stricts pour assurer la confidentialité et la sécurité des données, conformément à l’ensemble des réglementations. En même temps, la solution doit vous permettre de contrôler vos propres données et de veiller à ce que votre dispositif d’alertes professionnelles ne soit pas accessible à des personnes non autorisées.

 

Les quatre caractéristiques d’un dispositif d’alertes professionnelles efficace

Quel que soit leur format, tous les dispositifs d’alertes professionnelles doivent adopter plusieurs caractéristiques qui accroîtront leurs chances de succès :

  • Les personnes doivent pouvoir avoir confiance dans le dispositif d’alertes professionnelles pour l’utiliser.
  • Un lanceur d’alerte doit être traité avec respect.
  • Les alertes doivent être traitées de manière professionnelle, adaptée, sensible et efficace.
  • Le dispositif doit agir de manière préventive et donc réduire le risque qu’un comportement inapproprié se produise.
  1. Sécurité et anonymité

Les dispositifs d’alertes professionnelles contiennent des données très sensibles, à caractère personnel et potentiellement délictueuses. Partout dans le monde, ce type de données est très strictement encadré (voir le point suivant). La priorité de tout système de lancement d’alertes est donc de maintenir les données en toute sécurité. La sécurité doit être omniprésente, dans le  stockage de données, les applications logicielles, les droits d’accès, l’archivage et la suppression. Veillez à ce que le prestataire de votre dispositif d’alertes professionnelles possède les certifications de sécurité requise, qu’il effectue régulièrement des tests d’intrusion sur le système pour y rechercher d’éventuelles vulnérabilités, que le plan de développement de sa solution intègre la sécurité au coeur de sa stratégie de développement.  

  1. Conformité juridique

Les lois sur la protection des données ont des implications très concrètes pour les dispositifs d’alertes professionnelles. Pour autant, les réglementations relatives à la protection des données et des lanceurs d’alerte diffèrent d’un pays à l’autre, ce qui complexifie la mise en conformité à l’échelle mondiale. En choisissant un service d’alertes professionnelles, veillez à ce que la conformité réglementaire soit déjà intégrée au système pour vous permettre d’être tenu informé de l’évolution de la législation. En tant qu’équipe chargée d’investiguer, vous devez pouvoir compter sur votre dispositif pour accompagner le traitement conforme des alertes.  

  1. Facilité d’utilisation

Si un lanceur d’alerte envisage d’utiliser un dispositif d’alertes professionnelles, c’est qu’il ou elle souhaite généralement agir dans l’intérêt de l’organisation. Souvent, comme le lanceur d’alerte est une personne très proche de l’endroit où le comportement déplacé se produit, franchir le pas et lancer une alerte pose beaucoup de soucis. C’est pourquoi nous insistons sur le fait que votre dispositif d’alertes professionnelles doit pouvoir donner le coup de pouce nécessaire en étant simple et facile d’utilisation. Dans le cas contraire, vous risquez de ne pas reçevoir de signalement. Un des moyens pour y parvenir est de veiller à ce que le dispositif d’alertes professionnelles soit facilement accessible, en dehors des heures de travail. Enfin, n’hésitez pas à informer vos salariés sur la manière d’utiliser le dispositif, y compris en mettant en avant le côté simple et intuitif de la solution.  

  1. Une partie intégrante de votre programme d’éthique et de conformité

Les dispositifs d’alertes professionnelles ont une efficacité maximale lorsqu’ils sont placés au cœur des enjeux éthiques et de conformité de votre organisation. Si un dispositif d’alertes n’est pas la seule arme pour lutter contre la corruption, la fraude ou la discrimination, il est indéniable qu’il constitue un outil de prévention efficace et qu’il fait partie intégrante du renforcement des efforts de toute organisation pour devenir une marque éthique et transparente. Il participe à la démonstration aux partenaires de votre organisation du respect et de la mise en application de votre Code de conduite. Il encourage également une culture de la conformité et une éthique professionnelle. Il donne aussi aux employés la possibilité de jouer leur rôle et de faire preuve de responsabilité en signalant de bonne foi des faits contraires à votre référentiel éthique.

 

Quel dispositif d’alertes professionnelles adapté à votre organisation ?

À présent, vous comprenez qu’il existe différents types de dispositif et que le lancement d’alerte professionnelles doit être plus qu’un canal unidirectionnel permettant à une personne de signaler un comportement inapproprié. Il doit faire partie d’un système plus complet. A présent, pour déterminer quel dispositif est adapté aux objectifs poursuivis par votre organisation, nous vous invtons à vous poser les questions suivantes :

  • À disposition de qui voulez-vous mettre le dispositif d’alertes professionnelles en place ? Des employés, des clients, des fournisseurs ou d’autres ?
  • Dans quel délai souhaitez-vous qu’il fonctionne ?
  • Votre organisation est-elle susceptible d’évoluer dans les années qui viennent ? Dans ce cas, vous aurez besoin d’un dispositif évolutif et flexible.

Un doute plane encore dans votre esprit ? N’hésitez pas à vous rendre sur notre site Web dans lequel nous proposons un essai gratuit de notre dispositif d’alertes professionnelles WhistleB.

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