Procédure de lancement d’alerte 

Qui peut lancer une alerte ?

Un lanceur ou une lanceuse d’alerte devait initialement être une personne physique et salariée de l’entreprise ayant eu connaissance de faits de manière personnelle qui lui semblent être importants d’être révélés ou signalés et pouvant être un risque grave pour la santé publique ou l’environnement de l’entreprise. Aujourd’hui, la notion de lanceur d’alerte est élargie à toute personne ayant pris connaissance de tels faits, quelle qu’elle soit (journaliste, client, fournisseurs d’une entreprise par exemple).

Cette personne doit être totalement désintéressée et ne doit tirer aucun avantage (notamment financier) de la divulgation des informations. Les motifs et raisons pour lancer une alerte doivent être raisonnables et doivent permettre de croire à la véracité des faits ou des dysfonctionnements signalés.

Les faits dénoncés, s’ils sont couverts par le secret médical, le secret de la défense nationale ou le secret des relations entre un avocat et son client ne peuvent pas faire l’objet d’une alerte.

Il n’existe à date pas de liste officielle regroupant la totalité des faits pouvant faire l’objet d’un signalement. Ainsi, si vous souhaitez obtenir de l’aide afin de déterminer si un signalement relève ou non du lancement d’alerte, notre équipe d’experts et nos solutions sont à votre disposition.

Comment lancer une alerte interne ?

Un salarié souhaitant lancer une alerte interne doit avertir soit son employeur, son supérieur hiérarchique (direct ou indirect) ou un référent choisi par l’employeur.

En cas de désaccord avec l’employeur sur la nature de l’alerte transmise ou si l’employeur n’assure pas de suivi ou ne donne pas suite à l’alerte transmise dans un délai d’un mois, le salarié peut alors adresser son signalement soit à l’autorité judiciaire (représentée par le Procureur), soit à l’autorité administrative (représentée par le Préfet), soit aux instances professionnelles.

Si au bout de trois mois, aucun traitement du signalement n’a été effectué, le salarié peut en dernier ressort, rendre son signalement public (à travers les médias par exemple).

La procédure de signalement présente certaines spécificités selon la taille de l’entreprise.

Si l’entreprise compte moins de 50 employés

La direction de l’entreprise doit mettre en place un registre spécial dédié aux alertes qui y seront consignées. L’employeur doit informer ses salariés (en l’occurrence tout lanceur d’alerte) de la suite réservée à son signalement.

Si l’entreprise compte plus de 50 employés

La direction de l’entreprise doit mettre en place un registre spécial dédié aux alertes ainsi qu’une procédure pour recueillir les signalements qui devront contenir des informations précises :

• La façon dont le lanceur d’alerte doit adresser son signalement à son employeur ou aux personnes concernées.
• La façon de fournir les informations, les faits ou les documents appuyant son signalement.
• La façon de fournir les éléments permettant d’échanger avec le destinataire du signalement.

Cette procédure de recueil des signalements doit impérativement respecter des règles strictes :

• Le salarié doit être rapidement informé de la réception de son signalement ainsi que du délai raisonnable et prévu de l’examen de son signalement.
• Le salarié doit savoir comment il sera informé de la suite donnée.
• Toutes les informations concernant le salarié, les faits et les personnes concernées par le signalement doivent respecter une stricte confidentialité.
• Un délai de destruction des documents liés au signalement est prévu afin de n’empêcher toute identification de l’auteur du signalement et des personnes concernées.
• Cette procédure doit être largement diffusée dans l’entreprise par tout moyen à la disposition de l’employeur.

Si l’employé est membre d’un comité d’entreprise (CSE)

Lorsqu’une alerte est inscrite sur le registre spécial, l’employeur examine la situation avec le représentant du personnel CSE et doit ensuite l’informer de la suite réservée au signalement.

En cas de désaccord sur le bien fondé du signalement avec l’employeur ou s’il ne donne pas de suite au signalement dans un délai d’un mois, le membre du CSE peut adresser son signalement soit au Procureur, soit au Préfet, soit aux instances professionnelles.

Si le signalement n’est pas traité dans un délai de trois mois, le salarié peut en dernier ressort, rendre son signalement public (à travers les médias par exemple).

L’employeur a l’obligation de mettre en place une procédure dédiée au recueil des signalements par la création d’un registre spécial.

Les règles concernant ce registre spécial dédié au recueil des signalements est soumis aux mêmes règles que ce pour les entreprises de plus ou moins de 50 salariés.

Toute entreprise peut également décider de mettre en place un service de signalement interne en délégant cette tâche à un intervenant tiers. Cette option permet à l’entreprise de s’assurer de la gestion éthique, responsable et conforme aux normes établies de sa procédure de signalement.

Comment lancer une alerte externe ?

Si le salarié souhaite lancer une alerte externe, il pourra en sa qualité de lanceur d’alerte adresser un signalement au Défenseur des droits.

Si le signalement relève de sa compétence, le Défenseur des droits devra alors recueillir, traiter et donner un retour d’information au lanceur d’alerte.

Si le signalement ne relève pas de sa compétence, le Défenseur des droits orientera le lanceur d’alerte vers l’autorité compétente.

Si le signalement ne relève de la compétence d’aucune de ces autorités ou que le signalement concerne plusieurs autorités, le Défenseur des droits orientera le lanceur d’alerte vers la ou les autorités pertinentes, l’administration ou l’organisme en mesure de prendre en charge son signalement.

Les avis sont rendus dans un délai de 6 mois à compter de la date de réception de la demande.

Le lanceur d’alerte peut-il contacter les médias ?

Comme nous l’avons précédemment mentionné, le lanceur d’alerte, s’il a respecté la procédure officielle de recueil de signalement mise en place par son entreprise pourra contacter les médias à la seule condition d’avoir au préalable usé des procédures de signalement interne ou externe et qu’une suite n’y a été donnée dans un délai de trois mois.

Le lanceur d’alerte pourra alors choisir le type de médias et son type de diffusion pour faire son signalement (internet, papier, radio, télévision).

En résumé

La loi Waserman et la loi Sapin II ont évolué au 1er septembre 2022. Dans ce cadre, offrant une protection renforcée aux lanceurs d’alerte (et notamment leur anonymat), la procédure de signalement a également été mieux définie et assouplie. Afin de vous assurer de la pertinence et de la conformité des mesures de signalement au sein de votre organisation, n’hésitez pas à consulter les experts WhistleB.