Plus qu’un an avant la première échéance concernant la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte : nos 3 conseils pour développer une culture de la parole libre

Dans moins d’un an, la première échéance concernant la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte arrivera à son terme. Il est donc grand temps, pour les membres des conseils d’administration et dirigeants, de mener une véritable réflexion au sein de leur entreprise. Avez-vous développé une culture de la parole libre (Speak-Up Culture) qui encourage votre personnel à faire part de leurs inquiétudes en interne ?

À compter du 17 décembre 2021, les employés et autres groupes liés à une organisation seront protégés lorsqu’ils donneront l’alerte concernant des activités illégales ou contraires à l’éthique suspectées au sein de leur entreprise, et ces entreprises seront dans l’obligation de leur fournir, dans ce cadre, des canaux de signalement sécurisés. Cette protection s’étend aux lanceurs d’alerte qui décident d’effectuer un signalement public, par exemple auprès des autorités compétentes ou des médias. 

Aucune protection juridique, aussi performante qu’elle soit, ne pourra jamais convaincre une personne de réaliser son signalement en interne si la culture de son entreprise a toujours privilégié le silence à la parole. En effet, culture de la parole libre et confiance sont intimement liées, et développer une telle culture prend du temps. Si votre entreprise compte 250 employés ou plus, il vous reste un an avant que la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte n’entre en vigueur. Voici ce que vous pouvez faire dès maintenant pour que vos collaborateurs se sentent suffisamment en confiance pour s’exprimer tout d’abord en interne dès qu’ils seront juridiquement protégés pour signaler publiquement leurs inquiétudes. 

1. Employez un ton juste dès le début et accueillez à bras ouverts chaque lanceur d’alerte. 

Préparez le terrain en travaillant sur l’engagement de votre entreprise en matière de pratiques commerciales éthiques, et communiquez celui-ci au travers de votre philosophie et de votre code de conduite. Le fait d’employer un ton juste dès le début est essentiel à l’instauration d’un climat de confiance. Votre équipe de direction et les membres de votre conseil d’administration doivent prôner les dispositifs de lancement d’alerte et souligner leur grande utilité pour assurer le respect de pratiques commerciales éthiques. Insistez sur le fait que créer un environnement sûr et éthique est de la responsabilité de tous, et faites savoir à vos employés que vous les invitez à signaler, en toute bonne foi, toute suspicion de mauvaise conduite. Expliquez que l’objectif de la mise en place d’un canal de signalement est que vos collaborateurs puissent effectuer leur signalement en toute sécurité et ainsi permettre à l’entreprise de rapidement prendre les mesures qui s’imposent et minimiser les risques encourus. Saluez également le courage des lanceurs d’alerte.

2. Expliquez le fonctionnement du lancement d’alerte et permettez à vos employés de signaler tout manquement dans l’anonymat le plus complet. 

Décrivez la manière dont une personne peut donner l’alerte, ce qu’il adviendra de son rapport ainsi que le type de retour qu’elle peut s’attendre à recevoir (et sous quel délai). Réaffirmez que tout rapport envoyé sera pris au sérieux et traité dans les règles de l’art par des professionnels qualifiés. Juridiquement, ces professionnels seront nommés avant l’entrée en vigueur de la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte en décembre 2021.

Précisez ce qu’est et ce que n’est pas un cas de lancement d’alerte. Toutefois, sachez que cette définition n’est pas de la plus grande importance. En effet, si un employé suspecte un comportement inapproprié, il doit pouvoir en parler librement. Les rapports qui ne relèvent pas d’une procédure de lancement d’alerte seront également traités de façon respectueuse et considérés comme appropriés. 

Permettez à vos employés de signaler tout manquement dans l’anonymat le plus complet. Notre expérience nous a montré que cette condition est extrêmement importante pour de nombreux lanceurs d’alerte. En tant que dirigeant, vous devez donc réfléchir à la manière de garantir le degré de confidentialité exigé par la directive, mais aussi à la manière d’assurer un anonymat complet. C’est ce dernier point qui exercera sans doute une influence majeure dans la création d’une véritable culture de la parole libre.

Priorisez la sécurité de votre système.Certains éléments du système de sécurité, de la confidentialité et de la protection des données sont régis par les exigences de la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte. Toutefois, en tant que dirigeant, vous pouvez venir renforcer la confiance accordée à votre système en mettant en place le système le plus sécurisé et robuste possible et en protégeant vos employés grâce à un niveau important de sécurité technique. 

3. Bannissez les représailles. 

Vos collaborateurs doivent pouvoir avoir l’assurance qu’ils seront protégés contre toute forme de représailles et toute répercussion négative lorsqu’ils effectuent un signalement en interne. La nouvelle directive a également pris en compte ce paramètre, et dès que celle-ci entrera en vigueur, toute forme de représailles sera illégale et soumise à sanction. Cependant, il est fort possible que vos employés n’en soient pas au courant. Il est donc de votre devoir, en tant que dirigeant, de les en informer et de définir également ce qu’est une forme de représailles afin de permettre à toute personne de votre entreprise de les identifier et de les combattre.

Comme les employés auront bientôt la possibilité d’effectuer leur signalement en interne ou publiquement, il est tout à fait logique que les chefs d’entreprise et membres des conseils d’administration fassent tout ce qui est en leur pouvoir pour que leurs employés fassent suffisamment confiance au système mis en place et choisissent de s’exprimer, en premier lieu, en interne. La bonne nouvelle, c’est qu’il reste encore un an avant que la première échéance concernant la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte arrive à son terme. Il vous reste donc amplement le temps de réaliser des changements au sein de votre entreprise et y développer une véritable culture de la parole libre.