Comment mettre en œuvre un dispositif d’alerte professionnelle – organisation

Dans ce deuxième article de la série courte proposée par WhistleB, nous allons continuer de voir comment mettre en œuvre un dispositif d’alerte professionnelle. Dans notre premier article, nous avions souligné l’importance de mettre en place une communication efficace en amont de la mise en œuvre de votre dispositif d’alerte professionnelle et vous avions donné des conseils sur les différents publics visés, les messages à diffuser et les canaux à utiliser. 

Dans cet article, nous allons nous intéresser aux considérations organisationnelles initiales, notamment l’équipe de gestion des alertes, les processus et les procédures, ainsi que les questions juridiques entourant la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle.

Créer une équipe de gestion des alertes et former les bonnes personnes

Qui recevra et traitera les rapports d’alerte professionnelle envoyés via votre dispositif d’alerte professionnelle ? 

Il est nécessaire de bien réfléchir à cette question pour créer une équipe de gestion des alertes constituée des bonnes personnes. Il y a plusieurs raisons à cela. La première raison est d’ordre juridique : conformément à la directive de l’UE sur la protection des lanceurs d’alerte, la plupart des organisations des États membres de l’UE vont devoir désigner une personne compétente et indépendante qui assurera la réception et le suivi de tous les rapports. Au cours des prochaines années, les entreprises vont devoir désigner une personne, que ce soit interne ou en externe, pour assurer ce poste. Deuxième raison : la capacité et la perception de la personne ou de l’équipe qui reçoit les rapports exercent une influence déterminante sur le succès et la crédibilité d’un processus d’alerte professionnelle. Les lanceurs d’alerte doivent pouvoir avoir l’assurance que leurs préoccupations vont être prises au sérieux et traitées de manière professionnelle ; et les personnes derrière ce processus jouent un rôle décisif.

Alors, quelles personnes intégrer à l’équipe ? Nous vous conseillons de désigner au moins deux personnes intègres et responsables, de préférence formées à ce poste, pour réceptionner les rapports. En outre, elles doivent disposer des compétences nécessaires pour étudier et gérer les cas sensibles sur de nombreux sujets. La règle d’or est la suivante : l’équipe doit rester de petite taille, mais inclure en son sein divers champs de compétence provenant de différents services au sein de l’organisation. Cet ensemble de compétences renforce l’intégrité de l’équipe qui comprend généralement des personnes venant des services affaires juridiques et conformité, vérification interne et gestion des risques, éthique et RH. Intégrer également des membres du conseil d’administration est une pratique de plus en plus courante. 

Définir les processus et procédures relevant des alertes professionnelles 

Il est nécessaire de définir un ensemble de processus clés avant de mettre en œuvre un dispositif d’alerte professionnelle. Nous allons dédier des articles distincts à ces trois principaux processus : la procédure de signalement, la procédure de gestion des cas et les procédures d’enquête. Dans cet article, nous allons aborder deux procédures moins connues : la procédure d’escalade et la gestion des cas ne relevant pas d’une alerte professionnelle.

Procédure d’escalade : Le fait de définir une procédure d’escalade prépare votre organisation à affronter le pire. Si un membre de votre équipe ou bien le directeur général/PDG ou le président du conseil d’administration est accusé par un lanceur d’alerte – avec ou sans raison – il s’agit d’une situation désagréable, et l’équipe doit avoir suffisamment de soutien et de connaissances pour savoir comment agir. Les étapes suivantes sont couramment adoptées :

• Si une accusation met en cause une des personnes de l’équipe de gestion des alertes, cette personne doit être immédiatement exclue de l’enquête.
• Si le directeur général/PDG est accusé, l’équipe doit le signaler au président du conseil d’administration.
• Si le président du conseil d’administration est accusé, l’équipe doit le signaler aux autres membres du conseil.

Cas ne relevant pas d’une alerte professionnelle : En mettant en place une communication claire (LIEN vers l’article de blog 1 de la série) et en définissant les cas relevant d’une alerte professionnelle, votre organisation réduit la probabilité de recevoir des cas ne relevant pas d’une alerte professionnelle. Néanmoins, il est possible que vous continuiez de recevoir des rapports de ce type, comme des plaintes concernant des augmentations de salaire, l’environnement de travail ou le comportement inapproprié de certains collègues. 

Pour les rapports qui ne relèvent pas directement d’une alerte professionnelle, la bonne démarche est de les rediriger vers les personnes ou services compétents. Le mieux est de contacter la personne qui a envoyé le rapport et de l’orienter vers le responsable concerné ou d’autres services, comme le service RH, s’il y a lieu. Une fois de plus, vous devez toujours veiller à ce que les utilisateurs aient confiance en votre processus d’alerte professionnelle. En effet, même les rapports ne relevant pas d’une alerte professionnelle doivent être traités avec professionnalisme. Pour ce faire, le dispositif d’alerte professionnelle doit permettre d’attribuer le rapport en toute sécurité aux services compétents.

Attention particulière aux questions juridiques

Vous ne devez pas sous-estimer les aspects juridiques relatifs aux alertes professionnelles. Devez-vous garder confidentielle l’identité d’un lanceur d’alerte ? Quel niveau de protection des données devez-vous fournir ? Certaines fonctionnalités spécifiques doivent-elles être intégrées au dispositif ? Vous trouverez ci-dessous certaines des considérations les plus importantes ainsi qu’un condensé de certaines des questions juridiques les plus pertinentes.

Lois nationales : Dans le monde entier, les lois nationales sur le lancement d’alerte diffèrent. Actuellement, dans les pays où la protection des lanceurs d’alerte existe au niveau national, celle-ci s’applique souvent à un nombre restreint de secteurs, par exemple les services financiers et le secteur public. Dans d’autres pays, il existe des règlements qui autorisent ou interdisent le signalement anonyme. D’autres pays précisent également le contenu et l’ampleur des politiques sur les alertes professionnelles organisationnelles.  Ce qui est important ici c’est que votre organisation respecte les lois et réglementations actuelles sur la protection des données, la protection des lanceurs d’alerte, etc. dans tous les pays où vous proposez un dispositif d’alerte professionnelle.

Lois plus strictes sur la protection des données : À l’échelle mondiale, la réglementation sur la protection des données personnelles devient de plus en plus stricte. L’UE a été précurseur dans ce domaine, et avec le règlement général sur la protection des données (RGPD), définit la loi la plus stricte au monde sur la protection des données. Les dispositifs d’alerte professionnelle renferment potentiellement des données sensibles. Par conséquent, et on le comprend aisément, le RGPD a eu un très large impact sur les dispositifs d’alerte professionnelle organisationnelle lorsqu’il est entré en vigueur au sein de l’UE en 2018.

Directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte : Cette réglementation a été mentionnée plusieurs fois dans cet article et entrera en vigueur en décembre 2021. Son objectif est de protéger et d’encourager les lanceurs d’alerte de toute l’Europe qui signalent des fautes sur leur lieu de travail, fautes qui enfreignent les lois européennes. Ces nouvelles règles englobent la fraude, la corruption, l’évitement fiscal et les comportements qui nuisent à la santé des personnes et à l’environnement. 

Dans cet article, nous avons analysé les questions organisationnelles. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de mettre en œuvre un dispositif d’alerte professionnelle, consultez notre guide facile à lire : Le guide pratique pour mettre en œuvre un dispositif d’alertes professionnelles qui améliore la satisfaction des clients et des collaborateurs. Téléchargez l’e-book ou commandez un exemplaire au format papier sur Amazon ou Bokus.