Comment le dispositif d’alerte éthique WhistleB est-il conforme à la Directive de l’UE sur la protection des dénonciateurs ?

Le dispositif WhistleB aide au respect des exigences de la Directive de l’UE sur la protection des lanceurs d’alerte (« la Directive »), en aidant les organisations à réduire les risques en matière de conformité. Il garantit la confidentialité, la sécurité, un retour d’information rapide, une gestion diligente des cas, un respect de la vie privée assurés dès la conception et bien plus encore.  

En outre, l’équipe WhistleB suit la législation nationale pour assurer la conformité avec la Directive et sa transposition dans les lois nationales au fur et à mesure de leur évolution.

Les organisations doivent tenir compte des exigences minimales suivantes de la Directive. WhistleB vous aide à respecter :

1. Obligations de la Directive : un canal pour recevoir les rapports des lanceurs d’alerte doit être mis en place. Les canaux doivent être conçus, mis en place et exploités de manière sûre afin de garantir la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et de tout tiers mentionné dans le signalement, et d’empêcher l’accès à des membres du personnel non autorisés. Ces canaux doivent permettre de faire des signalements par écrit et/ou oralement, par téléphone ou par d’autres systèmes de messagerie vocale, à la demande du lanceur d’alerte. 

Le dispositif d’alerte éthique WhistleB garantit que les informations du lanceur d’alerte et de toute tierce partie restent confidentielles tout au long du processus. L’anonymat du lanceur d’alerte est garanti par la fonctionnalité technique du dispositif, tant lors du signalement que du suivi. Toutes les communications sont cryptées de bout en bout, en stockage et en transit. L’authentification à deux facteurs garantit un accès sécurisé à l’outil de gestion des cas, de sorte que les rapports ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.

2. Obligations de la Directive : un accusé de réception du rapport doit être fourni au lanceur d’alerte dans un délai maximum de sept jours à compter de la réception. 

Le dispositif WhistleB permet de fournir un retour d’information au lanceur d’alerte dans un délai de 7 jours. Il envoie également une notification à la personne responsable lorsque de nouveaux rapports sont reçus.

3. Obligations de la Directive : la désignation d’une personne ou d’un service impartial chargé de donner suite aux rapports, de maintenir la communication, de demander des informations complémentaires et de fournir un retour d’information au lanceur d’alerte.

L’outil de gestion des cas WhistleB est conçu pour garantir que les utilisateurs gèrent les cas conformément à la Directive, depuis l’offre du service jusqu’à la réception, l’enquête, la clôture, l’archivage et la suppression d’un cas. 

4. Obligations de la Directive : l’enregistrement de chaque rapport reçu, dans le respect des exigences de confidentialité.

Le système WhistleB comprend des journaux d’activité et des journaux utilisateur pour une conservation sécurisée des données à tous les stades de la gestion des cas.

5. Obligations de la Directive : il doit y avoir un suivi rigoureux du signalement par la personne ou le service désigné, également signalement anonyme, lorsque la législation nationale le prévoit. 

L’Outil de gestion des cas du dispositif WhistleB fournit des outils de suivi sécurisés pour répondre à ces exigences. Il permet d’attribuer les cas à différentes équipes pour qu’elles les traitent, et les discussions peuvent avoir lieu entre les membres de l’équipe en toute sécurité dans le dispositif. Des spécialistes externes, par exemple des enquêteurs ou des juristes, peuvent également être ajoutés en toute sécurité à l’équipe, au cas par cas. En outre, le centre de ressources WhistleB fournit des informations pertinentes sur les exigences légales nationales en matière de suivi. 

6. Obligations de la Directive : un délai raisonnable doit être tenu pour fournir au lanceur d’alerte un retour d’information sur le suivi du signalement, dans les trois mois à compter de l’accusé de réception. 

Le dispositif WhistleB permet de fournir au lanceur d’alerte un retour d’information sur l’avancée de l’enquête dans un délai de trois mois. Cela inclut les lanceurs d’alerte anonymes. 

7. Obligations de la Directive : tout traitement de données à caractère personnel doit être conforme au RGPD.

Le dispositif WhistleB permet aux utilisateurs de se conformer aux exigences du RGPD en matière de traitement des données à caractère personnel, ainsi qu’en matière de protection par défaut et par conception. Le système est fortement crypté, et toutes les données sont stockées dans des serveurs sécurisés situés dans l’UE. L’accès aux données n’est possible que par des personnes mandatées par le client.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont le dispositif WhistleB permet de se conformer à la Directive de l’UE sur la protection des lanceurs d’alerte, réservez une démo gratuite ici. Ou bien contactez nous.