Le principe de lancement d’alerte est un ensemble de technologies qui se présentent sous des formes diverses et variées. Les canaux de communication mis à disposition d’un lanceur d’alerte peuvent être numériques, téléphoniques, proposer un accès direct en face-à-face, par e-mail, externes, internes ou encore combiner ces différents éléments. Chacun d’entre eux peut aussi être identifié sous l’appellation générique de dispositif d’alertes professionnelles. WhistleB fournit à ses clients un des systèmes de lancement d’alerte en ligne les plus avancés. Comment fonctionne-t-il ?

 

Comment fonctionne la solution WhistleB ?

Voici les étapes principales que système de lancement d’alerte en ligne WhistleB permet de prendre en charge de manière simple, rapide et sécurisée :

  1. Un lanceur d’alerte accède au dispositif en ligne et envoie un message au sujet de ce qui le préoccupe, de manière anonyme ou confidentiel, par le biais d’un canal de communication en ligne (adresse URL) connecté de manière sécurisé à un outil de gestion.
  2. Des personnes désignées dans l’organisation (ou référent pour reprendre les termes de la loi Sapin II) reçoivent une notification et se connectent à l’outil de gestion des alertes pour prendre connaissance du message transmis et intervenir.
  3. Pour établir le niveau de confiance requis, obtenir des informations et procéder à des enquêtes potentielles, un dialogue avec le lanceur d’alerte (qui peut rester anonyme et/ou confidentiel tout au long de la procédure) se met en place par l’intermédiaire du dispositif.
  4. Une fois l’investigation terminée, les alertes peuvent être clôturées, archivées et supprimées, conformément aux lois de protection des données en vigueur.

Explorons ensemble chacune des étapes de ce processus:

ÉTAPE 1 : Le lanceur d’alerte envoie un message par le biais du canal de communication en ligne

La solution WhistleB de lancement d’alerte contient un ou plusieurs canaux de communication, interface par laquelle un lanceur d’alerte peut communiquer avec une organisation de manière anonyme ou confidentiel. Le lanceur d’alerte accède au canal par le biais d’un adresse Web spécifique à chaque organisation. Il peut choisir d’accéder au site Web à partir d’un ensemble d’appareils (smartphone, tablette ou ordinateur portable), à tout moment et de n’importe où.

Une fois arrivé sur la page d’accueil qui s’affiche dans la langue du pays concerné, le lanceur d’alerte peut lire un ensemble d’informations sur le fonctionnement du dispositif d’alerte, la procédure d’alerte de l’organisation ou encore la manière dont la protection des données personnelles est assurée. L’objectif ici est de mettre à disposition tous les renseignements clés permettant de confirmer la sécurité du dispositif et, par extension, donner le coup de pouce nécessaire pour franchir le cap de la déclaration. Le lanceur d’alerte peut, dans la mesure où son organisation le permet, opter pour une démarche confidentielle ou, lorsque permis par la loi, anonyme.

Le lanceur d’alerte est guidé durant le processus de déclaration par un questionnaire en ligne. Chaque organisation peut personnaliser ce questionnaire afin de pouvoir recevoir les informations considérées vitales à cette étape. Le lanceur d’alerte décrit de manière factuelle ce qui s’est passé et peut joindre tout fichier utile, par exemple des documents ou des fichiers média venant étayer son alerte. Il peut ensuite examiner l’alerte avant de l’envoyer, puis l’envoyer. Le contenu de l’alerte est chiffré pendant la transmission et le stockage.

Après envoi, le lanceur d’alerte reçoit un identifiant à usage unique et un mot de passe. Il peut s’en servir pour se connecter à un espace de suivi sécurisé disponible à partir de la page d’accueil du dispositif. Cela permet de maintenir un dialogue continu avec la personne nommée par l’organisation (référent) et ainsi répondre à des questions complémentaires et/ou apporter des éléments factuels nouveaux, y compris des pièces jointes, si autorisé par le référent. Toutes les informations transmises sont chiffrées. Aucune adresse IP n’est conservée, et l’anonymat, si autorisé, est garanti techniquement en tout temps par le dispositif.

 

ÉTAPES 2 ET 3 : Un membre de l’équipe en charge du dispositif d’alertes professionnelles (référent) accède au contenu de l’alerte et organise sa prise en charge via le système

Lorsque l’alerte est envoyé, le système envoie une notification à un membre désigné par l’organisation le prévenant qu’une nouvelle alerte a été reçue. Le référent en question peut choisir d’être prévenu par e-mail et/ou texto. Il se connecte à l’outil de gestion des alertes, souvent par une authentification multi-facteurs.

Il prend connaissance du contenu de l’alerte et engage les mesures qui s’imposent. Celles-ci peuvent inclure :

  • L’accusé de réception de l’alerte ainsi que la confirmation de la recevabilité par l’organisation ;
  • L’envoi d’une demande au lanceur d’alerte pour obtenir un complément d’information ;
  • La prise en charge de manière confidentielle et sécurisée de l’alerte ainsi que la planification des ressources nécessaires à l’investigation ;
  • La nomination d’un responsable du traitement de l’alerte ;
  • L’organisation des étapes d’investigation en phase avec la procédure définie par l’organisation.

Le système de lancement d’alerte WhistleB permet un dialogue sécurisé avec les lanceurs d’alerte, ainsi qu’avec les partenaires externes associées au cours de l’investigation. Il offre également une assistance à la traduction pour une alerte déposées dans une langue étrangère. Toutes les mesures prises par le ou les référents assignés sont traçables, car chaque alerte dispose d’un registre. Les membres de l’équipe disposant d’un accès autorisé au dispositif bénéficient d’une vue d’ensemble des alertes assignées, peuvent ajouter des documents, renseigner des notes, échanger via une section discussion sécurisée et accèdent aux statistiques en ligne concernant les alertes assignées.

L’outil de gestion des alertes permet au gestionnaire d’alerte de respecter les exigences réglementaires en matière de lancement d’alerte dans différentes juridictions nationales. De plus, le système de lancement d’alerte est, dans son intégralité, conforme à la législation en matière de traitement strict des données à caractère personnel.

 

ÉTAPE 4 : Clôture des alertes dans le système de lancement d’alerte

La solution WhitleB facilite et accompagne un traitement conforme et sécurisé d’une alerte, de sa création par un lanceur d’alerte jusqu’à la clôture de son traitement par l’organisation. Les données à caractère personnel incluses dans les messages échangés entre le lanceur d’alerte et l’équipe en charge du traitement de l’alerte ainsi que la documentation liée à l’investigation peuvent être supprimées ou anonymisé une fois l’investigation menée à terme. La solution propose ici une mesure de sécurité supplémentaire : grâce au registre des alertes, supprimer une alerte devient impossible sans avertir l’ensemble des membres de l’organisation assignés à l’alerte.

Durant la phase de mise en oeuvre de la solution, ainsi que pendant toute la durée de la prestation, nous partageons avec nos clients les meilleures pratiques concernant le fonctionnement du dispositif. Ainsi, à clôture de l’investigation, deux options s’offrent à l’utilisateur, couvrant un large éventail d’issues possibles :

  • supprimer le contenu de l’alerte;
  • archiver l’alerte avec l’anonymisation du contenu,
  • archiver l’alerte en mode lecture seule.

 

Le système de lancement d’alerte WhistleB dispose de fonctionnalités élaborées qui assurent la sécurité des lanceurs d’alerte et des données, un traitement approprié des alertes et une expérience conviviale tant pour les lanceurs d’alertes que pour le ou les référents de l’organisation.

Voulez-vous en savoir plus sur le fonctionnement du lancement d’alerte ? Nous serons ravis de vous fournir une démonstration gratuite des fonctionnalités du système de lancement d’alertes WhistleB.

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