Jos organisaatiosi on päättänyt perustaa sisäisen väärinkäytösten ilmoitusjärjestelmän (tai väärinkäytösten vihjepuhelimen), saatatte miettiä, miten löydätte tarpeisiinne parhaiten sopivan ilmoituspalveluntarjoajan.
Olette todennäköisesti jo löytäneet useita ilmoituspalveluita tarjoavia yrityksiä, ja haluatte varmasti valita oikein jo ensimmäisellä yrittämällä. Siksi on tärkeää tietää jo ennen myyntiesittelyihin tutustumista, mitä kannattaa ottaa huomioon.
Tämän pikaoppaan avulla voit valita organisaatiollesi sopivan ilmoituspalveluntarjoajan.
Lyhyesti sanottuna: eivät. Kuten sanotaan, yksityiskohdat ratkaisevat. On hyvä muistaa, että tasokkaissakin väärinkäytösten ilmoitusjärjestelmissä voi olla merkittäviä eroja.
Standardit, suojaustoimenpiteet ja tietosuojakäytännöt voivat vaihdella.
Jotkin palveluntarjoajat voivat tarjota useita ilmoittamisvaihtoehtoja, ja toiset vain yhden tai kaksi.
On hyvä lähtökohta, jos tiedossanne on jo jokin ilmoituspalveluntarjoaja, mutta kannattaa kuitenkin keskustella useamman kuin yhden palveluntarjoajan kanssa. Tämä parantaa mahdollisuuksia hankkia oikeanlainen ilmoitusratkaisu, ja samalla kuulette eri näkökulmia, jolloin olette ostajina ”tietoisempia”.
Oletteko jo päättäneet, mitkä ominaisuudet ovat yrityksellenne tärkeitä väärinkäytösten ilmoituspalvelussa? Jos olette, on aika tutustua markkinoihin ja laatia luettelo sopivista palveluntarjoajista. Tämä voidaan tehdä seuraavilla tavoilla.
Vertaissuositukset
Keskustelkaa sellaisten tahojen kanssa, jotka ovat hiljattain hankkineet väärinkäytösten ilmoituspalvelun.
Entiset kollegat ja vastuuhenkilöt voivat ehkä suositella itse käyttämäänsä ilmoituspalveluntarjoajaa.
Näin saatte nopeasti tietää suosittujen ja hyvämaineisten ilmoituspalveluntarjoajien nimet.
Ammattilais- ja toimialatapahtumat voivat auttaa solmimaan suhteita – on hyvin todennäköistä, että jollakin toisella on jo ollut sama ongelma ilmoituspalveluntarjoajaa etsiessään.
Kysy tapaamiltasi henkilöiltä, onko heidän ilmoituspalveluntarjoajansa täyttänyt heidän tarpeensa, tai pyydä, että sinut esitellään näistä asioista vastaavalle henkilölle.
Haussa tulisi käyttää oikeita avainsanoja. Jos yrityksesi etsii pelkkää ulkoistettua väärinkäytösten ilmoituspalvelua, käytä seuraavanlaisia hakusanoja:
”väärinkäytösten ilmoituspalvelu”, ”whistleblowing-palvelu”, ”eettinen ilmoituskanava”, ”vaatimustenmukaisuuspalvelu” tai ”huolenaiheista ilmoittaminen”, ja lisää hakuun: ”palveluntarjoaja”, ”palvelu”, ”ratkaisu” tai ”ohjelmisto”.
Jos yrityksesi etsii ilmoituspalveluntarjoajaa, joka tarjoaa myös ohjelmistoratkaisuja, käytä edellä mainittuja hakusanoja seuraavanlaisten kanssa:
”poikkeamien hallinta”, ”tapaustenhallinta” tai ”ratkaisu”.
Palvelut, joita kutsutaan ”tukipalveluiksi” tai ”neuvonantopalveluiksi”, tarjoavat väärinkäytöksistä ilmoittaville oikeudellisesti päteviä neuvoja. Tämä kannattaa pitää mielessä sekaannusten välttämiseksi.
Kun luettelo mahdollisista ilmoituspalveluntarjoajista on laadittu, on tutustuttava itse palveluihin ja niiden eroihin. Nopein tapa tehdä tämä on vierailla sivustojen palvelusivuilla.
Mitä eroa eri palveluilla on?
Yleisesti ottaen kaikilla ilmoituspalveluilla, ilmoituslinjoilla ja eettisillä tukipalveluilla on sama tarkoitus: helpottaa arkaluontoisten paljastusten tekemistä.
On tärkeää tutustua asiaan syvemmin, sillä palveluissa on merkittäviä eroja, jotka vaikuttavat yrityksesi ilmoituspalvelun onnistumiseen. Eroja on esimerkiksi seuraavissa:
ilmoituskanavat ja niiden hallinta, lähestymistapa, prosessit, tietoturva ja tietosuoja, teknologia sekä lisä- ja täydentävät palvelut.
Tiedustele, millaisia ilmoituskanavia kukin ilmoituspalveluntarjoaja tarjoaa ja miten niitä hallinnoidaan.
Selvitä, onko kanava vain sinun organisaatiosi käytössä vai onko se jaettu (esimerkiksi yksi puhelinnumero kaikille asiakasyrityksille tms.).
Jaetut kanavat aiheuttavat tietosuojariskejä ja vaativat tarkempaa tutustumista!
Pyri selvittämään, miten palveluntarjoaja lähestyy ilmoitusprosesseja, ja vastaako lähestymistapa yrityksesi vaatimuksia.
Jos yrityksesi esimerkiksi haluaa, että sen henkilöstö varmasti luottaa palveluun, voit priorisoida palveluntarjoajia niiden tarjoamien ilmoituskanavien mukaisesti.
Selvitä, miten eri palveluntarjoajat keräävät ja käsittelevät ilmoitukset ja lähettävät ne organisaatioillesi.
Jotkin palveluntarjoajat antavat asiakasyritystensä räätälöidä prosessin osia, kun taas toiset noudattavat yhtä ja samaa käytäntöä.
Tunnustetut sertifioinnit antavat varmuuden ilmoituspalveluntarjoajasta, mutta niiden suhteen on kuitenkin oltava varovainen. On varmistettava, mihin seuraavista sertifiointi liittyy:
itse yritykseen, sen prosesseihin vai johonkin standardin vaatimukset täyttävään ohjelmistoon.
Lue lisää meidän tavastamme suojata tiedot.
Muista selvittää, miten ja missä yrityksesi tietoja käsitellään ja säilytetään, ja varmista, että menetelmät noudattavat yritystäsi koskevia lakeja ja määräyksiä, kuten yleistä tietosuoja-asetusta.
Väärinkäytösten ilmoituspalveluntarjoajan varsinaisen palvelun lisäksi tarjolla on myös erilaisia täydentäviä palveluita, kuten
henkilöstön verkkokoulutus, tapaustenhallintaohjelmisto tai käytäntöjen ja menettelyjen hallinta.
Näistä voi olla paljon hyötyä keskipitkällä tai pitkällä aikavälillä, jos väärinkäytösten ilmoituspalvelu on organisaatiollesi vain ensimmäinen vaihe kattavan riskienhallinta- ja vaatimustenmukaisuusohjelman kehittämisessä.
Me NAVEXilla uskomme, että asiakaspalvelu on jokaisen menestyvän yrityksen keskiössä. Tavoitteenamme on tarjota edullinen ja helppokäyttöinen WhistleB-ilmoituspalveluratkaisu, jonka tietoturva on alan parhaita.
Sitoudumme varmistamaan, että yrityksesi edut työnantajana suojataan samalla, kun tuemme henkilöstöänne. Mielestämme NAVEXin WhistleB saavuttaa tämän tarjoamalla ammattimaista, joustavaa ja puolueetonta ulkoista whistleblowing-palvelua, joka täyttää organisaatiosi muuttuvat vaatimukset.
Yli 10 000 organisaatiota eri puolilla maailmaa luottaa NAVEXin ilmoituspalveluihin.