Whistleblowing-järjestelmän käyttöönotto – organisointi

Tervetuloa lukemaan toista blogijulkaisua WhistleB:n lyhyessä sarjassa, jossa kerromme whistleblowing-järjestelmän käyttöönotosta. Ensimmäisessä blogissa korostimme viestinnän merkitystä ennen käyttöönottoa ja annoimme vinkkejä yleisöistä, viesteistä ja viestintäkanavista. 

Tässä artikkelissa keskitymme ensimmäisiin organisatorisiin näkökohtiin, joita ovat esimerkiksi whistleblowing-tiimi sekä whistleblowing-järjestelmän käyttöönottoon liittyvät prosessit, käytännöt ja oikeudelliset seikat.

Muodosta ja kouluta oikea whistleblowing-tiimi

Kuka vastaanottaa ja käsittelee whistleblowing-järjestelmän kautta lähetetyt ilmoitukset? 

Kannattaa todella keskittyä valitsemaan oikeat ihmiset whistleblowing-tiimiin. Tähän on useita syitä. Ensimmäinen niistä on oikeudellinen: EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin mukaisesti useimpien EU-maissa toimivien organisaatioiden on nimettävä pätevä, riippumaton henkilö ilmoituksien vastaanottamiseen ja seurantaan. Yritysten on nimettävä kyseinen henkilö lähivuosina, ja hän voi olla joko yrityksen sisäinen työntekijä tai ulkopuolinen henkilö. Toinen syy on se, että vastaanottavan henkilön tai joukkueen kyvyt ja käsitys asiasta vaikuttavat ratkaisevasti whistleblowing-prosessin onnistumiseen ja uskottavuuteen. Ilmoittajien on voitava luottaa siihen, että heidän huolenaiheisiinsa suhtaudutaan vakavasti ja että ilmoitukset käsitellään ammattimaisesti. Käsittelijän henkilöllisyys on ratkaiseva tekijä.

Ketä tiimiin kannattaa siis valita? Suosittelemme valitsemaan ilmoituksille vähintään kaksi vastaanottajaa, jotka ovat rehellisiä ja luotettavia. Heidät kannattaa kouluttaa rooliin ja heillä on oltava taidot arvioida ja hallita arkaluonteisia tapauksia, joiden aiheet vaihtelevat suuresti. Hyvä peukalosääntö on pitää tiimi tiiviinä, mutta ottaa mukaan erilaisia osaamisalueita organisaation eri osista. Eri osaamisalueet vahvistavat tiimin integriteettiä. Yleensä tiimiin kuuluu lain ja vaatimustenmukaisuuden, sisäisten audiointien ja riskien sekä eriikan ja henkilöstöresurssien ammattilaisia. Yhä yleisemmin tiimiin kuuluu myös johtoryhmän jäseniä. 

Määritä whistleblowing-menetelmät ja -prosessit 

On olemassa joitakin keskeisiä prosesseja, jotka on määriteltävä ennen whistleblowing-järjestelmän käyttöönottoa. Julkaisemme erilliset artikkelit kolmesta tärkeimmästä tekijästä: ilmoitusmenettelystä, tapauksienhallinnasta ja tutkintaprosessista. Tässä artikkelissa keskitymme kahteen vähemmän selvään prosessiin: eskalointiin ja muiden kuin whistleblowing-tapauksien käsittelyyn.

Eskalointi: Eskalointiprosessin määrittäminen tarkoittaa, että organisaatiosi on aina valmistautunut pahimpaan. Jos ilmiantaja syyttää jotakuta tiimisi jäsentä tai ehkä toimitusjohtajaa tai puheenjohtajaa – virheellisesti tai ei – syntyy on epämiellyttävä tilanne, ja tiimillä pitäisi olla riittävä tuki ja tietämys siitä, miten toimia. Yleisesti käytössä ovat seuraavat vaiheet:

• Jos syytös kohdistuu whistleblowing-tiimin jäseneen, hänet on välittömästi suljettava tutkinnan ulkopuolelle.
• Jos pääjohtaja/toimitusjohtaja on syytettynä, tiimin tulee ilmoittaa asiasta hallituksen puheenjohtajalle.
• Jos hallituksen puheenjohtaja on syytettynä, tiimin tulee ilmoittaa asiasta hallituksen muille jäsenille.

Muut kuin whistleblowing-tapaukset: Selkeän viestinnän (LINKKI sajan 1. blogiin) ja whistleblowing-määritelmän ansiosta organisaatiosi on vähentänyt muiden kuin whistleblowing-tapauksien vastaanottamisen todennäköisyyttä. Tällaisia ilmoituksia voi kuitenkin tulla, ja ne voivat käsitellä esimerkiksi ylennyksiin, työpaikan ympäristöön tai kollegoiden epäasialliseen käytökseen liittyviä valituksia. 

Jos ilmoitukset eivät ole luonteeltaan whistleblowing-asioita, ne on ohjattava uudelleen taholle, joita asia koskee. Kannattaa ilmoittaa asiasta ilmoituksen lähettäneelle henkilölle ja ohjata hänet oikean esimiehen tai oikean osaston, kuten henkilöstöosaston, puheille. Kannattaa jälleen muistaa, että luottamuksen vahvistaminen whistleblowing-prosessiin on tärkeää. Siksi myös muut kuin whistleblowing-ilmoitukset on käsiteltävä ammattimaisesti. Tämän vuoksi whistleblowing-järjestelmässä pitäisi olla mahdollisuus ohjata ilmoitus turvallisesti muille osastoille.

Kiinnitä erityistä huomiota oikeudellisiin asioihin

Älä aliarvioi ilmoittamisen oikeudellisia näkökohtia. Onko sinun salattava ilmoittajan henkilöllisyys? Minkätasoista tietosuojaa sinun on tarjottava? Onko järjestelmässä oltava tiettyjä toimintoja? Alla on joitakin tärkeimpiä huomioitavia seikkoja sekä ylätason yhteenveto olennaisimmista oikeudellisista asioista.

Kansalliset lait: Eri puolilla maailmaa on erilaisia ilmoittamiseen liittyviä kansallisia lakeja. Tällä hetkellä ilmoittajien suojelua kansallisella tasolla sovelletaan usein rajoitettuihin aloihin, kuten rahoituspalveluihin tai julkiseen sektoriin. Joissakin maissa on sääntöjä siitä, onko nimetön ilmoittaminen sallittua vai ei. Joissakin maissa on puolestaan tarkempia määräyksiä organisatoristen ilmoittajakäytäntöjen sisällöstä ja laajuudesta.  Ratkaisevaa tässä on se, että organisaatiosi on noudatettava nykyisiä lakeja ja asetuksia, jotka koskevat tietosuojaa, ilmoittajien suojelua jne. kaikissa maissa, joissa whistleblowing-ratkaisusi on käytössä.

Tiukemmat tietosuojalait: Maailmanlaajuisesti henkilötietojen suojelua koskeva lainsäädäntö on tiukentumassa. EU oli tämän suuntauksen eturintamassa, ja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) avulla se loi maailman tiukimman tietosuojalainsäädännön. Whistleblowing-järjestelmät sisältävät mahdollisesti erittäin arkaluontoista tietoa. Näin ollen on ymmärrettävää, että tietosuoja-asetuksella oli merkittävä vaikutus organisaatioiden whistleblowing-järjestelmiin, kun se tuli voimaan kaikkialla EU:ssa vuonna 2018.

EU:n ilmoittajia suojaava direktiivi: Tämä asetus on mainittu tässä artikkelissa useita kertoja, ja se tulee voimaan joulukuussa 2021. Sen tavoitteena on suojella ja kannustaa ilmoittajia kaikkialla EU:ssa raportoimaan työpaikallaan EU:n lainsäädännön vastaisista väärinkäytöksistä. Uudet säännöt koskevat petoksia, korruptiota, yritysten veronkiertoa sekä ihmisten terveydelle ja ympäristölle aiheutuneita vahinkoja. 

Tässä artikkelissa olemme käsitelleet organisatorisia asioita. Jos haluat lisää käytännön ohjeita whistleblowing-järjestelmän käyttöönotosta, suosittelemme tutustumaan helppotajuiseen käsikirjaamme: The ABC guide for establishing a whistleblowing solution that increases customer and employee satisfaction. Lataa e-kirja tai tilaa painettu versio Amazonista tai Bokusista.