Miten WhistleB:n whistleblowing-järjestelmä tukee EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin vaatimuksia?
WhistleB:n järjestelmä on EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin (”direktiivi”) vaatimusten mukainen ja auttaa yrityksiä vähentämään vaatimustenmukaisuusriskejä. Se takaa luottamuksellisuuden, tietoturvan, nopeat palautteet, tapauksien huolellisen hallinnan, yksityisyyden ja paljon muuta.
Lisäksi WhistleB:n tiimi valvoo kansallista lainsäädäntöä, jotta voidaan varmistaa, että järjestelmä tukee direktiivin perusteella laadittuja kansallisia lakeja.
Direktiivissä organisaatioille annetaan vähimmäisvaatimuksia, jotka WhistleB auttaa täyttämään.
1. Direktiivin vaatimukset: Yrityksillä on oltava kanava whistleblowing-ilmoituksien tekemistä varten. Kanava on voitava käyttää turvallisesti siten, että ilmoittajan ja ilmoituksessa mainittujen kolmansien osapuolten henkilöllisyyden luottamuksellisuus suojataan ja muiden kuin valtuutettujen henkilöstön jäsenten pääsy tietoihin estetään. Ilmoituksia täytyy voida tehdä kirjallisesti ja/tai suullisesti, puhelimitse tai muilla ääniviestijärjestelmillä ja ilmoittajan pyynnöstä.
WhistleB:n whistleblowing-järjestelmä takaa ilmoittajan ja kolmansien osapuolten tietojen luottamuksellisuuden koko prosessin ajan. Ilmoittajan nimettömyys taataan järjestelmän teknisillä toiminnoilla sekä ilmoittamisen että seurannan aikana. Kaikki viestintä on salattu kokonaan tallennettaessa ja siirrettäessä. Kaksivaiheinen todennus takaa tapaustenhallintajärjestelmän turvallisen käytön ja varmistaa, että vain valtuutetut henkilöt näkevät ilmoitukset.
2. Direktiivin vaatimukset: Tieto ilmoituksen vastaanottamisesta on toimitettava ilmoittajalle viimeistään seitsemän päivän kuluttua vastaanottamisesta.
WhistleB:n järjestelmän avulla ilmoittajalle voidaan antaa palautetta seitsemän päivän sisällä. Se myös lähettää uudesta raportista ilmoituksen vastuuhenkilölle.
3. Direktiivin vaatimukset: Ilmoituksien seurantaan, viestinnän ylläpitoon, lisätietojen pyytämiseen ja palautteen antamiseen ilmoittajalle on nimettävä puolueeton henkilö tai osasto.
WhistleB:n tapaustenhallintajärjestelmä varmistaa, että käyttäjät hallitsevat tapauksia direktiivin mukaisesti vastaanottaessaan, tutkiessaan, sulkiessaan, arkistoidessaan ja poistaessaan tapauksia.
4. Direktiivin vaatimukset: Kaikista vastaanotetuista ilmoituksista on pidettävä kirjaa luottamuksellisuusvaatimuksien mukaisesti.
WhistleB:n järjestelmässä on aktiviteetti- ja käyttäjälokit, jotka takaavat tietojen turvallisen säilytyksen tapaustenhallinnan kaikissa vaiheissa.
5. Direktiivin vaatimukset: Nimetyn henkilön tai osaston on seurattava ilmoituksia säännöllisesti. Tämä koskee myös nimetöntä ilmoittamista kansallisten lakien vaatimusten mukaisesti.
WhistleB:n tapaustenhallintajärjestelmä mahdollistaa näiden vaatimusten mukaiset turvalliset seurantatyökalut. Sen avulla tapauksia voi määrittää eri tiimeille käsittelyä varten ja tiimien jäsenet voivat käydä keskusteluja turvallisesti järjestelmässä. Tiimiin voi lisätä tapauskohtaisesti ja turvallisesti myös ulkopuolisia asiantuntijoita, kuten tutkijoita tai lakiasiantuntijoita. Lisäksi WhistleB:n resurssikeskus antaa olennaisia tietoja seurantaan liittyvistä kansallisten lakien vaatimuksista.
6. Direktiivin vaatimukset: Ilmoittajalle on annettava palautetta ilmoituksen seurannasta kohtuullisessa ajassa, kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta.
WhistleB:n järjestelmän avulla ilmoittajalle voidaan antaa palautetta tutkintaprosessista kolmen kuukauden sisällä. Tämä koskee myös nimettömiä ilmoittajia.
7. Direktiivin vaatimukset: Henkilötietoja on käsiteltävä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
WhistleB:n tietoturvallisen järjestelmän avulla käyttäjät voivat noudattaa GDPR-vaatimuksia henkilötietojen käsittelyssä. Järjestelmässä on vahva salaus ja kaikki tiedot tallennetaan EU:ssa sijaitseville turvallisille palvelimille. Vain asiakkaan nimeämät henkilöt näkevät tiedot.
Jos haluat lisätietoja siitä, miten WhistleB:n järjestelmä tukee EU:n ilmoittajia suojaavan direktiivin vaatimuksia, varaa ilmainen esittely tästä linkistä. Voit myös ottaa meihin yhteyttä.
