Miksi ottaa käyttöön whistleblowing-järjestelmä?

Uudet EU -lait, jotka pyrkivät suojaamaan ilmoittajia, pakottavat kymmenet tuhannet organisaatiot ottamaan käyttöön ilmoituskanavan ensimmäistä kertaa. Saatatkin miettiä, miksi whistleblowing-järjestelmä pitää ottaa käyttöön? Mitä lisäarvoa se voi tuoda yrityksellesi? Vastauksena näihin ja moniin muihin kysymyksiin olemme kirjoittaneet uuden whistleblowing-käsikirjan, joka auttaa yrityksiä toteuttamaan järjestelmän oikealla tavalla alusta lähtien.

Tämä artikkeli on kolmas kesän blogikirjoitusten sarjassa, jossa julkaisemme otteita uudesta käsikirjasta. Kyseessä on perusopas, jonka avulla yritykset voivat toteuttaa ilmoitusratkaisun, joka lisää asiakkaiden ja työntekijöiden tyytyväisyyttä. Käsikirjassa käsitellään tietosuojaa, resursseja, tapauksien vastaanottamista, oikeudellisia näkökulmia, kulttuuria ja paljon muuta.

Miksi ottaa käyttöön whistleblowing-järjestelmä? Ennakointi auttaa varautumaan

Miksi on tärkeää, että yrityksen johtajat toteuttavat vankan ja luotettavan whistleblowing-kanavan? Miksi hallituksen jäsenten pitäisi vaatia tällaisia kanavia organisaatiossa? Mietitäänpä asiaa toisin päin. Mitä tapahtuu, jos ilmoittaminen ei ole tervetullutta, jos avoimeen kulttuuriin ei rohkaista, jos työntekijät pelkäävät ilmoittaa johdolle havaitsemistaan tai epäilemistään väärinkäytöksistä?

Tässä skenaariossa johto tai hallitus saa tapahtuneen selville vasta, kun tiedät-kyllä-mikä osuu tuulettimeen. Silloin voi kuitenkin olla jo liian myöhäistä: asiakkaat kaikkoavat, osakkeiden hinnat laskevat tai tuotemyynti epäonnistuu terveydelle aiheutuvan uhkan vuoksi. Whistleblowing-ratkaisu voi auttaa sinua saamaan asiat tietoosi, ennen kuin on liian myöhäistä.

Miksi ottaa käyttöön whistleblowing-järjestelmä? Ehkäise väärinkäytöksiä

Ennakoivat johtavat, jotka suhtautuvat yritysetiikkaan vakavasti, tietävätkin tämän jo. Heillä on jo vakiintuneet eettiset käytännöt ja niistä viestitään luotettavasti. Tämän lisäksi he osaavat valita työkalut, digitaaliset ratkaisut ja muut mekanismit, jotka tukevat eettisiä käytäntöjä, tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden saada äänensä kuulluksi ja vahvistavat heidän brändiään vastuullisena työnantajana esimerkiksi ottamalla käyttöön turvallisen, verkkopohjaisen whistleblowing-järjestelmän.

Yksikään yritysjohtaja ei halua kuulla negatiivisia uutisia organisaatiostaan viestintävälineistä tai muista ulkoisista lähteistä. Johtoryhmän ja hallituksen pitäisikin tehdä kaikki voitavansa ongelmien selvittämiseksi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ja rohkaista työntekijöitä kertomaan asioista sisäisten kanavien kautta. Juuri tämä on whistleblowing-palvelun keskeinen lähtökohta. Estää väärinkäytökset heti alkuunsa.

WhistleB toteuttaa joka vuosi asiakastutkimuksen selvittääkseen, kuinka asiakkaat käyttävät whistleblowing-järjestelmää ja mitä hyötyä siitä heidän mielestään on. Tämän tutkimuksen perusteella tiedämme, että yritysjohtajien mielestä pelkkä whistleblowing-ratkaisun olemassaolo estää osan väärinkäytöksistä. Kun tarjoat työntekijöillesi ja muille sidosryhmille turvallisen ilmoituskanavan, osoitat sitoutuneesi toimimaan oikein ja harjoittamaan liiketoimintaa eettisesti. Se osoittaa myös, että olet valmiina toimimaan heti, kun havaitset liiketoimintaohjeiden vastaista toimintaa. Whistleblowing-ratkaisun ennaltaehkäisevä arvo on asiakastutkimuksemme perusteella aina yksi tärkeimmistä hyödyistä. Näin jotkut WhistleB:n asiakkaat ovat ilmaisseet asian:

Mitkä ovat järjestelmäsi tärkeimmät hyödyt?

”Onnistuin estämään kahden työntekijän kiusaamisen.”
”Toimiminen ennaltaehkäisevästi, luottamuksen rakentaminen, yrityskulttuurin tukeminen toimimalla arvojen mukaisesti.”
”Saamme selville asioita, joista emme muuten olisi koskaan tietäneet”
”Pystymme tunnistamaan harmaat alueet, jotka vaativat selvennystä. Voimme ehkäistä väärinkäytöksiä tulevaisuudessa.”
”Tutkinnan avulla olemme parantaneet sisäistä valvontaa ja estäneet mahdolliset menetykset.”

Jo pelkkä whistleblowing-järjestelmästä tiedottaminen ja työntekijöiden kannustaminen sen käyttämiseen tarvittaessa voi auttaa sinua houkuttelemaan ja säilyttämään vastuullisia ja sitoutuneita työntekijöitä. Vastuulliset työntekijät ovat tietysti tehokkain ennaltaehkäisevä keino.

Miksi ottaa käyttöön whistleblowing-järjestelmä? Lievennä liiketoimintariskejä

Riskejä lievennettäessä aika on ratkaiseva. Whistleblowing-ratkaisun ennaltaehkäisevästä vaikutuksesta huolimatta ne ihmiset, jotka haluavat toimia vastoin sääntöjä, löytävät aina tavan tehdä niin. Ja kun se tapahtuu, mitä nopeammin sinä yritysjohtajana saat kuulla väärinkäytöksestä, sitä nopeammin voit toimia vahinkojen rajoittamiseksi.

Tässä skenaariossa whistleblowing-ratkaisu toimii kanavana poikkeuksien havaitsemiseksi varhaisessa vaiheessa. Työntekijät ovat yleensä lähempänä toiminnan lähdettä ja kuulevat asiasta, näkevät sen tai epäilevät sitä ennen kuin asia eskaloituu. Heillä on myös suurempi mahdollisuus toimittaa todistusaineistoa toiminnan aikana kuin sen jälkeen. Heti, kun joku epäilee jotain, whistleblowing-palvelun on oltava käytettävissä. Näin varmistetaan, että henkilöt voivat kertoa sinulle huolistaan turvallisen ja helppokäyttöisen ilmoituskanavan kautta. Työntekijän on voitava tehdä ilmoitus nopeasti ja turvallisesti, sekä halutessaan myös nimettömästi.

Vaikka ilmoituksen tekeminen on ilmoittajan vastuulla, sinun vastuullasi on tehdä ilmoittamisesta helppoa ja turvallista. Näin sinulla on parhaat mahdollisuudet rajoittaa organisaation ihmisille, brändille tai taloudelle aiheutuvia vahinkoja nopeasti. Johtajien voisi muuten olla lähes mahdotonta saada käsiinsä ilmoittajien havaitsemia tietoja. Kun kannustat ilmoittajia raportoimaan asioista, saat tietoja jatkossakin todennäköisemmin. Vastaavasti johto voi pysäyttää väärinkäytökset nopeammin ja sen myötä vähentää mahdollisia menetyksiä.

Miksi ottaa käyttöön whistleblowing-järjestelmä? Vahvista organisaatiosi brändiä

Whistleblowing-järjestelmillä voi olla jopa väärinkäytöksien estämistä ja riskien lieventämistä tärkeämpi tarkoitus. Väitämme, että whistleblowing-järjestelmä parantaa brändiä, vahvistaa organisaation kestävyysprofiilia ja lisää asiakkaiden tyytyväisyyttä. Kun sinulla on käytössäsi whistleblowing-ratkaisu, osoitat haluavasi toimia hyvällä tavalla ja puuttua väärinkäytöksiin.

Parhaista työntekijöistä käydään kovaa kilpailua, ja nykyisin nuorempi sukupolvi valitsee todennäköisemmin työnantajan, jonka arvot vastaavat hänen omiaan. Olemme myös huomanneet, että nykyiset työntekijät ovat uskollisempia, jos he tuntevat työskentelevänsä yrityksessä, jossa he ovat turvassa ja jossa etiikkaan suhtaudutaan vakavasti. Entistä tietoisempi työntekijäsukupolvi on ilmaissut mielipiteensä – ja se haluaa eettistä liiketoimintaa.

Näin jotkut WhistleB:n asiakkaat ovat ilmaisseet asiakaskyselyissämme, miten whistleblowing-järjestelmä parantaa heidän yrityksensä brändiä:

Mitkä ovat järjestelmäsi tärkeimmät hyödyt?

”Luottamuksen rakentaminen siihen, mitä teemme ja keitä olemme.”
”Luottamuksen rakentaminen organisaation sisällä ja ulkopuolella.”
”Tämä on hyvä työkalu sellaisen yrityskulttuurin edistämiseksi, jossa ihmiset huomaavat, että heidän äänensä kuullaan ja toimitaan sen mukaisesti.”

Whistleblowing-järjestelmän käyttöönotto voi olla vastuulliselle yritykselle yksinkertainen askel, joka saa kuitenkin aikaan paljon hyvää. Suorat tulokset eivät ole välttämättömiä, kun johdolla ja hallituksella on keino, jonka avulla he voivat saada ennakkovaroituksia mahdollisista väärinkäytöksistä. Siksi whistleblowing-ratkaisut ovat niin arvokkaita.

Haluaisitko lukea koko kirjan ja selvittää, miksi whistleblowing-järjestelmä voisi olla arvokas työkalu organisaatiollesi? Lataa sähköinen versio tai tilaa kirja Amazonista tai Bokusista.

Yhteystiedot:

Gunilla Hadders, toinen kirjan kirjoittajista ja Senior Advisor, WhistleB, Whistleblowing Centre
+46 70 214 88 73, gunilla.hadders@whistleb.com