Descarga los 7 principales consejos para cumplir con la Directiva Europea de Protección al Denunciante

Este artículo identifica los siete pasos clave que tu organización necesitaría dar ahora mismo con el fin de estar preparada para cumplir en tiempo y forma con los requisitos de la Directiva Europea de Protección al Denunciante. Muchas organizaciones y organismos públicos se verán afectados por la entrada en vigor en diciembre de esta directiva, y necesitarán llevar a cabo toda una serie de actividades para poder ajustarse a la nueva normativa.

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Cómo cumplir con la Directiva Europeade Protección al Denunciante

¿Cuentas con 50 empleados o más? Si es así, te verás afectado por la entrada en vigor de la Directiva Europea de Protección al Denunciante. No te pierdas nuestros principales consejos para garantizar su cumplimiento.

La Directiva Europea de Protección al Denunciante

La Directiva Europea de Protección al Denunciante tiene como objetivo proteger y alentar a todos los denunciantes a lo largo y ancho del territorio de la UE que deciden informar sobre cualquier tipo de irregularidad en su lugar de trabajo. Todas las entidades jurídicas públicas o privadas que cuenten con 50 o más empleados necesitarán crear canales de denuncia seguros. ¿Qué asuntos pueden supuestamente denunciar estos informantes? ¿Y quién puede, en teoría, denunciar?

Más información

Usa la Directiva Europea de Protección al Denunciante para aportar valor añadido a tu empresa

El hecho de seleccionar no solo los conocimientos y aptitudes adecuadas, sino también las rutinas y el sistema correctos para la denuncia interna te da la oportunidad de obtener mayor valor real de negocio a partir de las propias denuncias. Muchos clientes de WhistleB han implementado su sistema de denuncias solo como medida preventiva. El simple hecho de que haya un sistema disponible podría evitar desde el minuto uno que se produzcan ciertas conductas indebidas. Con la implementación de canales efectivos de denuncia, evitamos o minimizamos daños, de manera que puede derivar en un excelente rendimiento de la inversión por sí misma.

«Nuestros clientes nos lo repiten una y otra vez: los denunciantes son una fuente de información de difícil acceso y de valor incalculable que, además, puede potencialmente salvar a las organizaciones de la ruina financiera y reputacional».

Gunilla Hadders y Karin Henriksson

Cofundadoras de WhistleB

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Principales consejos para estar preparado ante la entrada en vigor de la Directiva Europea de Protección al Denunciante

1
Confidencialidad de datos sobre la identidad del denunciante

Qué dice la ley

Los procedimientos de denuncia y de seguimiento deberán incluir canales para la recepción de informes diseñados, configurados y operados en modo seguro, de forma que garanticen la confidencialidad de datos sobre la identidad de la persona que denuncia y/o cualquier tercero mencionado en el informe, y también impidan el acceso a personal no autorizado.

Consejo de WhistleB:

Permite realizar denuncias anónimas y fomenta el diálogo

  • La denuncia anónima y el diálogo resultan esenciales para aquellas personas que finalmente se deciden a contactar. Utiliza un sistema que te permita garantizar el anonimato del denunciante tanto cuando informa como durante el diálogo ulterior.

  • Usa un sistema que incluya una herramienta de gestión de casos segura, a través de la cual puedas designar a responsables autorizados para leer los informes y actuar con arreglo a las denuncias recibidas.

2
Tiempos de respuesta

Qué dice la ley:

Los procedimientos de denuncia y de seguimiento deberán incluir acuse de recibo para el informante en un plazo nunca superior a siete días. La directiva, además, establece un límite de tiempo de tres meses desde la recepción del informe para proporcionar feedback al denunciante sobre el seguimiento que se está haciendo del caso.

Consejo de WhistleB:

  • Asegúrate de que cuentas con un equipo especializado y comprometido para la recepción de los informes de denuncia, y de que el grupo responsable de gestionar el caso y de proporcionar el correspondiente feedback al denunciante en tiempo y forma es el correcto.
  • El destinatario de los mensajes que envíe el denunciante debería recibir una notificación de inmediato vía mensaje de texto y/o correo electrónico avisando de que tiene un nuevo mensaje. Sin embargo, trata de limitar el uso del correo electrónico para las notificaciones, puesto que los mensajes de los denunciantes pueden contener información sensible o datos personales que deberían siempre cifrarse y gestionarse dentro de un sistema seguro.
  • Si tu organización recibe muchos mensajes, sería muy útil que tuvieras determinados mensajes de respuesta estándar preparados de antemano para enviárselos a los denunciantes.
3
Personas de contacto

Qué dice la ley:

Los procedimientos de denuncia y de seguimiento deberán incluir la designación de un individuo o departamento imparcial competente para llevar a cabo el seguimiento de los casos (…), que además mantendrá comunicación con el informante, le solicitará información adicional en caso necesario, y le proporcionará el oportuno feedback.

Consejo de WhistleB:

Asegúrate de que se apliquen el sistema, las habilidades y las rutinas correctas a la hora de conducir las distintas investigaciones

  • Crea un equipo que resulte tan poco operacional como sea posible, cuyos miembros ocupen puestos de lo más variado dentro de la organización. Esto reforzará la integridad del equipo. En el estudio de cliente realizado por WhistleB en 2019, ya se menciona que el equipo de denuncias suele estar compuesto en la mayoría de los casos por personal de los siguientes departamentos: jurídico y de cumplimiento, auditoría interna y riesgos, ética corporativa y RR. HH. También se ha convertido en una práctica común que participe algún representante del Consejo.
  • Asegúrate de que tu sistema te permite añadir las competencias que necesites caso por caso.
  • Cerciórate de que tienes un canal donde el denunciante puede subir fotos, vídeos, documentos de texto y otros formatos de archivo y, a la vez, permite limpieza de metadatos.
4
Seguimiento

Qué dice la ley:

Los procedimientos de denuncia y de seguimiento deberán incluir un seguimiento a conciencia del caso por parte del individuo o departamento designado, un seguimiento igual de diligente allí donde lo contemple la legislación nacional en materia de denuncia anónima, y unos plazos razonables para proporcionar feedback al denunciante sobre el seguimiento llevado a cabo del caso.

Consejo de WhistleB:

Selecciona un sistema de gestión de casos sólido sobre el que se pueda fundamentar el seguimiento diligente

  • Asegúrate de que tu sistema de denuncias incluya una herramienta de gestión de casos integrada en el canal de comunicación y de que permite el diálogo con denunciantes anónimos y públicos. Esto garantizará un seguimiento y tratamiento de los casos impecable, conforme a ley y seguro. Según el estudio de cliente realizado por WhistleB en 2019, aproximadamente el 50 % de todos los informes enviados conducen a un diálogo con el denunciante.
  • Si tu organización opera a escala internacional, no olvides seleccionar un sistema con herramientas seguras de apoyo a la traducción para poder comunicarte en cualquier idioma.

Evalúa cómo tu organización dirige las investigaciones

  • Lleva a cabo las investigaciones con la máxima confidencialidad y respeto posible hacia el denunciante y la persona acusada.
  • Establece procedimientos a seguir para cualquier plan de acción que necesites ejecutar, basado en el resultado de dichas investigaciones.
  • Las investigaciones podrán, en ocasiones, requerir competencias muy especializadas que la Dirección podría obtener externamente. O quizá prefieras tener un equipo externo dedicado solo a la recepción de informes. En este caso, para tu organización será básico que en el tratamiento de los casos cuentes con un sistema seguro que permita el acceso a usuarios externos autorizados.
5
Comunicación e información

Qué dice la ley:

Los procedimientos de denuncia y de seguimiento deberán incluir información clara y fácilmente accesible relativa a las condiciones y procedimientos para presentar una denuncia externa ante las autoridades competentes y, si procede, también ante instituciones, organismos, oficinas y/o agencias de la Unión.

Consejo de WhistleB:

Haz todo lo posible para que tus empleados tengan la tranquilidad suficiente como para denunciar internamente

Contar con sistema de denuncias fiable, un equipo experto gestionando los mensajes y un proceso de trabajo exhaustivo aumenta las posibilidades de que tu organización reciba muchos más mensajes por vía interna y, en consecuencia, tendrá más opciones de abordar y corregir las deficiencias o problemas de manera apropiada y ágil. Un sistema de denuncias sólido es, además, un modo muy concreto de mostrar que realmente te importa todo aquello que mencionas en tus normas éticas y que tu organización está siempre dispuesta y abierta a escuchar también las cosas que salen mal. Es más, podría considerarse hasta un tipo especial de seguro: con un sistema de denuncias interno en marcha, puedes prevenir que se produzcan ciertas conductas indebidas desde el minuto uno.

6
Cumplimiento del RGPD

Qué dice la ley:

Cualquier tratamiento de datos personales efectuado de conformidad con la Directiva deberá cumplir con los requisitos del RGPD.

Consejo de WhistleB:

Un sistema que respete el RGPD te hará la vida mucho más fácil

  • Elige un sistema adaptado al RGPD, construido expresamente para ayudarte a cumplir con sus requisitos.
  • Entre las funciones útiles para este cumplimiento se encuentran: registros de usuarios y casos, opción de traducción segura o la eliminación de datos personales cuando se proceda al cierre del caso.
  • Comprueba que informas adecuadamente a los usuarios potenciales sobre las diferencias en las denuncias según el país.
7
Mantenimiento de los registros de denuncias

Qué dice la ley:

Tanto las autoridades como las entidades jurídicas públicas y privadas deberán mantener un registro de cada uno de los informes de denuncia recibidos, con arreglo a los requisitos de confidencialidad contemplados. Dichos informes deberán ser conservados durante el periodo de tiempo que sea estrictamente necesario, siempre que este resulte proporcionado al caso.

Consejo de WhistleB:

Completa y cierra los casos dentro de un único sistema de denuncias integrado

  • Asegúrate de que puedes mantener el registro de usuario y caso de cada uno de los casos. Una solución de denuncias que cumpla con el RGPD hará esta labor automáticamente por ti.
  • Cerciórate de que tu sistema de denuncias permite la eliminación de información personal de acuerdo con el principio de responsabilidad descrito en el RGPD.

Cuenta atrás para la entrada en vigor de la Directiva Europea de Protección al Denunciante

23 de abril de 2019

Adopción de la Directiva Europea de Protección al Denunciante.

17 de diciembre de 2021

Los Estados miembros deberán haber concluido la transposición de esta directiva a las distintas legislaciones nacionales. De igual modo, todas las organizaciones que cuenten con 250 trabajadores o más deberán estar preparadas para cumplir con la nueva normativa.

17 de diciembre de 2023

Aquellas entidades jurídicas que tengan contratados entre 50 y 249 empleados deberán ya estar listas para cumplir también con la nueva normativa.

¿Qué tipo de canales de denuncia es necesario implementar?

La implantación de canales internos de denuncia es más importante que nunca. De conformidad con la Directiva, se debe alentar a los empleados a denunciar internamente, para que informen a su empleador en primera instancia, siempre que exista un canal interno disponible para ese fin. No obstante, la Directiva también protegerá a los denunciantes incluso cuando decidan informar sobre los hechos ante las autoridades competentes o los medios de comunicación.

La Directiva Europea de Protección al Denunciante establece requisitos específicos sobre las características que debe poseer el canal de denuncias a implementar. La solución WhistleB cumple con los requisitos legales de dicha directiva. Cientos de clientes de todas partes de Europa ya confían en nosotros y utilizan nuestro sistema.

Planes

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  • Hasta 3 idiomas
  • 1 canal de comunicación
  • Hasta 2 gestores de casos
  • Estadísticas

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  • Hasta 15 idiomas
  • 2 canales de comunicación
  • Hasta 10 gestores de casos
  • Estadísticas
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