Si ha decidido crear un sistema interno de denuncia de irregularidades (o línea directa para denuncia de irregularidades) para su organización, es posible que se pregunte cómo encontrar el proveedor de líneas directas de denuncia de irregularidades adecuado que pueda ofrecerle la mejor solución.
Es probable que ya haya preseleccionado varias empresas que le ofrezcan el servicio de denuncia de irregularidades que está buscando. Además, querrá hacer la elección correcta, a la primera. Por lo tanto, es importante que comprenda en qué debe pensar antes de echar un vistazo a las presentaciones y demostraciones de ventas.
Esta guía breve le ayudará a elegir el proveedor de la línea directa de denuncias más adecuado para su organización.
En resumen, no. Como se suele decir: los detalles marcan la diferencia. Es importante tener en cuenta que, incluso a niveles más elevados, puede haber diferencias significativas entre los sistemas de denuncia.
Puede haber diferentes estándares, medidas de seguridad y diferencias en la privacidad de los datos.
Los proveedores pueden ofrecer una amplia gama de opciones de informes, mientras que otros pueden ofrecer solo una o dos.
Tener en mente a un proveedor de línea directa para denuncias en particular es un buen comienzo, pero debe intentar hablar con más de un proveedor. De esta forma no solo aumentará las posibilidades de adquirir la solución de informes adecuada, sino que también le expondrá a diferentes puntos de vista, lo que le permitirá convertirse en un comprador «informado».
¿Se ha decidido por las funciones que considera importantes en una línea directa de denuncias? Si es así, es hora de empezar a contactar con el mercado y de preseleccionar a los proveedores de la línea directa de denuncias adecuados. Esto se puede hacer a través de algunas de las siguientes acciones.
Recomendaciones de compañeros
Hable con personas que han comprado recientemente una línea directa de denuncias.
Póngase en contacto con antiguos compañeros/directores que hayan contratado a un proveedor de línea directa de denuncias que puedan recomendar.
Al hacerlo, recibirá muy rápidamente los nombres de proveedores de líneas directas de denuncia conocidos y de prestigio que están a su disposición.
Los eventos profesionales y del sector pueden ayudar a establecer contactos: es muy probable que otra persona haya tenido el mismo problema cuando buscaba un proveedor de líneas directas de denuncia.
Pregunte a las personas que conozca si su proveedor de líneas directas de denuncia de irregularidades satisfizo sus necesidades o que le presenten a alguien de la empresa que haya tratado estos asuntos.
Utilice los términos clave correctos al realizar la búsqueda, de modo que si está buscando exclusivamente un servicio de denuncia de irregularidades subcontratado, utilice términos como
«Línea directa de denuncias», «línea ética«, «línea de cumplimiento» o «hablar sin reservas» junto con «proveedor», «servicio», «solución» o «software».
Si busca un proveedor de líneas directas de denuncia que ofrezca un componente de software, utilice también los términos anteriores junto con otros como:
«Gestión de incidentes», «Gestión de casos» o «solución»
Los servicios etiquetados como «líneas de ayuda» o «líneas de asesoramiento» implican que los denunciantes tienen a su disposición asesoramiento legalmente cualificado. Aclare esto para evitar confusiones.
Una vez que haya encontrado una lista de posibles proveedores de líneas directas de denuncia, tendrá que examinar más detenidamente los servicios específicos que ofrecen y las diferencias que presentan. La forma más rápida de hacerlo es visitar las páginas de servicio de su sitio web.
¿Cuál es la diferencia?
En términos generales, todas las «líneas directas de denuncia de irregularidades», «líneas de información» y «líneas de ayuda ética» tienen el mismo objetivo: facilitar el intercambio de información sensible entre particulares y empleados.
La necesidad es profundizar más, ya que existen diferencias importantes que dictarán el éxito de su programa. Estas son cosas como:
Canales de notificación y cómo se gestionan, abordan, procesan, protegen y privacidad de datos, tecnología y servicios adicionales o complementarios.
Pregunte por los canales de notificación proporcionados por cada proveedor de la línea directa de denuncias y cómo se administran.
Descubra si su canal de admisión se dedicará únicamente a su organización o se compartirá (por ejemplo, un número de teléfono compartido entre todos los clientes, etc.).
Los canales compartidos suponen riesgos para la privacidad de los datos y requieren una investigación más profunda.
Busque pistas sobre cómo aborda el proveedor los procesos de notificación y si se ajusta a sus requisitos.
Por ejemplo, si quiere tranquilizar a sus empleados y darles confianza, debería dar prioridad a los proveedores de servicios de denuncia de irregularidades con una serie de opciones de notificación.
Busque las diferencias de cada proveedor en cuanto a la forma de captar, procesar y transmitir las denuncias a las organizaciones.
Algunos proveedores le permiten adaptar partes del proceso, mientras que otros siguen un procedimiento rígido.
Las certificaciones reconocidas dan seguridad a un proveedor de líneas de denuncia de irregularidades; sin embargo, hay que tener cuidado. ¿Se refiere a:
la empresa, un proceso o un software que cumple la norma?
Descubra cómo protegemos los datos.
Asegúrese de averiguar cómo y dónde se procesarán y almacenarán sus datos y de que cumple con las leyes y normativas a las que está sujeto, como el RGPD.
La tecnología que hay detrás de los servicios de software de gestión de incidentes y procesos de notificación variará dependiendo de cada proveedor de la línea directa de denuncias.
Pregunte si la tecnología ofrece las características clave que necesita, los controles de seguridad adecuados y es fácil de usar.
Además de un proveedor de líneas directas de denuncia que presta un servicio de denuncia, también se ofrecen servicios complementarios como:
Formación en línea de los empleados, software de gestión de casos, gestión de políticas y procedimientos.
Esto puede ser muy útil a medio y largo plazo si su programa de línea directa de denuncia es el primer paso en el desarrollo de un programa integral de riesgo y cumplimiento.
En NAVEX, creemos que el servicio al cliente es el centro de toda gran empresa. Nuestro objetivo al proporcionar la solución de línea directa WhistleB es ofrecer un sistema de denuncia en línea con una seguridad líder en la industria que sea asequible y fácil de usar.
Nuestro compromiso es asegurar que sus intereses, como empleador, estén protegidos mientras apoya a sus empleados. Creemos que WhistleB, de NAVEX, lo consigue ofreciendo un servicio de denuncias profesional, flexible e imparcial que satisfará los requisitos cambiantes de su organización.
Más de 10 000 organizaciones de todo el mundo confían en la línea directa de denuncias y los servicios de información de NAVEX.